Электронные перевозочные документы (ЭПД) в 2026 году: что это такое, кому обязательно и как все работает

Что такое ЭПД

Электронные перевозочные документы — это документы, которые сопровождают груз на всем пути следования, но оформляются не на бумаге, а в электронном виде. Это не скан и не фотография бумаги — это юридически значимый электронный документ, созданный по установленному формату, подписанный электронной подписью и зарегистрированный через оператора в государственной системе.

ЭПД выполняют ту же функцию, что и бумажные перевозочные документы: фиксируют условия перевозки, обязанности сторон, маршрут, характеристики груза и факт передачи. Но, в отличие от бумаги, они доступны участникам перевозки онлайн, обмениваются автоматически и дают больше возможностей для контроля и прозрачности.

В инфраструктуре ЭПД два ключевых элемента:

• ИС ЭПД — система оператора, через которую работают отправители, перевозчики, получатели и экспедиторы.
• ГИС ЭПД — государственная система, где регистрируются документы, формируются статусы и обеспечивается доступ контролирующим органам.

Для бизнеса применение ЭПД делает процесс оформления перевозки становится более строгим, но и более прозрачным. Все, что раньше происходило на бумаге, теперь фиксируется в цифровом виде и может быть проверено автоматически.

Какие документы относятся к ЭПД

По состоянию на конец 2025 года в сфере грузоперевозок предусмотрено шесть основных видов электронных документов:

• электронная транспортная накладная (ЭТрН);
• электронный заказ-наряд;
• электронная сопроводительная ведомость;
• электронный заказ-заявка;
• электронный путевой лист;
• электронный договор фрахтования.

Из них ключевым документом является ЭТрН. По сути, это цифровая версия привычной транспортной накладной, но со строгим форматом, фиксированной структурой титулов и прозрачной логикой подписаний. Она подтверждает факт перевозки, возникновение расходов и выполнение обязательств между сторонами.

Остальные документы помогают выстроить процесс: заявка фиксирует договоренности, заказ-наряд — конкретные действия, путевой лист — параметры рейса, договор фрахтования — условия перевозки. Все вместе они формируют цифровую цепочку перевозки, в которой каждый этап четко отражен и закреплен подписью участника.

Кто участвует в работе с ЭПД и какие госорганы задействованы

Процесс оформления ЭПД и последующей работы с ними объединяет всех участников перевозки:

• грузоотправитель — формирует документы об отгрузке;
• перевозчик — принимает груз, везет его и подтверждает выполнение работ;
• грузополучатель — подтверждает фактическую приемку;
• экспедитор — работает с транспортно-экспедиторскими документами, если он участвует в цепочке;
• оператор ИС ЭПД — обеспечивает техническую сторону обмена, проверку форматов и передачу данных;
• ГИС ЭПД — хранит документы, присваивает идентификаторы, открывает сведения государственным органам.

Государственные органы используют только данные из ГИС ЭПД. Это означает, что инспектор на трассе или проверяющий в кабинете может получить сведения о перевозке по идентификатору или QR-коду, без предъявления бумажной стопки документов.

Когда ЭПД становятся обязательными

На момент публикации статьи (конец 2025 года) ЭПД применяются добровольно: компании могут по своему усмотрению оформлять ЭТрН и другие документы в электронном виде, если считают это необходимым.

Однако уже с 2026 года рынок грузоперевозок начнет переходить на единый цифровой стандарт. Ключевой момент этого перехода — 1 сентября 2026 года. С этой даты электронная транспортная накладная (ЭТрН) становится обязательной при оформлении всех коммерческих грузоперевозок. Это касается перевозчиков, отправителей и получателей, независимо от масштаба бизнеса и модели работы.

ЭТрН заменяет бумажную накладную: именно электронная форма будет использоваться для подтверждения факта перевозки, расчетов и контроля. Все оформление, начиная от создания и заканчивая подписанием, должно будет происходить в цифровом виде через систему оператора. Исключения будут, но их определит Минтранс для узких случаев, где электронная форма объективно недоступна.

Остальные перевозочные и экспедиторские документы, в частности, заказ-наряд, заявка, путевой лист, договор фрахтования, также с высокой вероятностью будут постепенно переводиться в электронный формат. Однако конкретные даты их обязательного применения пока что не обозначены.

Как выглядит электронная транспортная накладная

ЭТрН — это цифровой аналог бумажной транспортной накладной. В накладной фиксируются основные условия перевозки, о которых договариваются отправитель и перевозчик, включая:

• дата, время, адрес погрузки и выгрузки;
• параметры транспортного средства;
• особые условия перевозки;
• штрафы за простой или задержку доставки;
• сведения о грузе и маршруте.

ЭТрН состоит из наборов файлов обмена, которые соответствуют титульным частям документа. Формат этих файлов установлен Приказом ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@.

Структура включает:

• четыре обязательных титула, которые должны быть заполнены и подписаны всеми участниками;
• четыре дополнительных титула, которые используются при необходимости.

Каждый титул заполняется тем участником перевозки, который отвечает за конкретную часть процесса: отправитель формирует сведения об отгрузке, перевозчик подтверждает исполнение, а грузополучатель фиксирует фактическую приемку.

Когда ЭТрН не требуется

Обязанность оформлять транспортную накладную возникает только тогда, когда между сторонами есть договор перевозки. Если самой услуги перевозки нет, ЭТрН тоже не нужна. На практике это касается таких ситуаций:

• доставка товара собственным транспортом, когда перевозка не выделена как отдельная услуга;
• самовывоз: покупатель забирает товар со склада поставщика своим транспортом;
• перемещение грузов между подразделениями одной компании в рамках внутренних маршрутов.

В подобных сценариях компания может применять ЭТрН по своему усмотрению, например, для усиления контроля и прослеживаемости.

Как происходит работа с ЭПД

Работа с электронной транспортной накладной строится вокруг простой последовательности действий. В общем виде весь процесс выглядит следующим образом:

1. Оформление у отправителя. Отправитель создает ЭТрН в системе оператора. Он заполняет сведения о грузе, перевозчике, маршруте и подписывает документ электронной подписью. После этого накладная получает уникальный идентификатор — это главный «маркер» перевозки.
2. Проверка и регистрация. Оператор автоматически проверяет корректность документа и передает сведения в государственную систему. После регистрации ЭТрН становится доступной другим участникам перевозки.
3. Передача груза перевозчику. Водитель подтверждает прием груза через мобильное приложение. Это занимает несколько секунд. Подтверждение появляется у перевозчика в системе, и он подписывает свой титул электронной подписью.
4. Доставка и приемка у получателя. Получатель по факту доставки подписывает свою часть ЭТрН. Он фиксирует, что груз принят, и указывает результат: все ли получено, есть ли расхождения.
5. Завершение перевозки. Водитель подтверждает передачу груза, перевозчик подписывает итоговый титул — и ЭТрН считается закрытой. У всех сторон появляется один и тот же документ с полной историей действий.
6. Хранение. ЭТрН хранится в системе оператора и доступна в личных кабинетах участников. Бумажные архивы, дубликаты, пересылка оригиналов и потерянные накладные уходят из процесса.

В итоге перевозка фиксируется в одном документе, где видно: кто подписал, когда принял, кто доставил и что получилось на выходе. Такой формат упрощает расчеты, снижает количество ошибок и помогает в случае проверок или спорных ситуаций.

Подписи и полномочия

Для придания ЭПД юридической силы применяется электронная подпись. В типовой схеме используются несколько уровней:

• квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — для подписания документов от имени организации (грузоотправителя, перевозчика, грузополучателя, экспедитора);
• простая или неквалифицированная электронная подпись — в мобильных сценариях, когда необходимо подтвердить действия водителя (прием/передача груза).

УКЭП оформляется в аккредитованном удостоверяющем центре на конкретного сотрудника. Организации важно заранее определить, кто будет подписывать ЭПД: директор, руководитель подразделения, логист, специалист по документообороту.

Если документ подписывает не руководитель организации, полномочия такого сотрудника должны быть надлежащим образом оформлены — для этого требуется машиночитаемая доверенность (МЧД).

Преимущества ЭПД для бизнеса

Переход на электронные перевозочные документы — это не только выполнение требований 2026 года. Для компаний это удобный инструмент, который упрощает работу с перевозками и снижает операционные риски. Практические выгоды видны сразу после внедрения:

• Сокращение сроков документооборота. Документы не требуется печатать, передавать водителю и ожидать возврата оригиналов. ЭПД становятся доступны всем участникам сразу после оформления и подписания.
• Повышение управляемости. Статусы документов и цепочка подписаний видны в системе, что облегчает контроль исполнения перевозки и поиск нужной накладной.
• Снижение затрат. Уменьшаются расходы на печать, пересылку и хранение бумажного архива, снижается объем ручного ввода.
• Сокращение количества ошибок. Форматно-логический контроль на стороне оператора и ГИС ЭПД уменьшает риск некорректных документов и несоответствий в данных.
• Усиление доказательной базы. При проверках и спорных ситуациях наличие ЭПД с электронной подписью и историей статусов упрощает подтверждение факта перевозки и приемки груза.

Если говорить коротко, то электронный формат делает перевозочный документооборот заметно проще и устойчивее. Он уменьшает число ручных операций, снижает вероятность ошибок и помогает компаниям быстрее завершать сделки.

Что подготовить компании в конце 2025 года

С учетом намеченных сроков рационально использовать конец 2025 и начало 2026 года для поэтапной подготовки к обязательному электронному формату.

Для постепенной подготовки к применению ЭПД рекомендуем:

1. Проанализировать текущие процессы. Определите, в каких случаях компания осуществляет перевозки: собственным транспортом, привлеченными перевозчиками, через экспедиторов, какие документы используются сейчас.
2. Выбрать оператора ИС ЭПД. Оцените решения, включенные в реестр, и выберите подходящего оператора с учетом интеграций с учетными системами и особенностей деятельности.
3. Настроить подписи. Оформите квалифицированные электронные подписи на сотрудников, которые будут подписывать ЭПД, и определите их полномочия.
4. Организовать доступ водителей. Обеспечьте необходимое оборудование (смартфоны, планшеты), мобильный доступ и проведите обучение по работе с приложением оператора.
5. Провести пилотный проект. Запустите электронный документооборот на ограниченном числе маршрутов или с выбранными контрагентами, оптимизируйте процессы, а затем масштабируйте решение.

Такой подход позволит войти в 2026 год с уже отработанной моделью, а не внедрять ЭПД в условиях жестких сроков.

Таким образом, переход на электронные перевозочные документы — это не разовая техническая настройка, а изменение всей логики работы с перевозками. В 2026 году это станет обязательным требованием, но выгоды цифрового формата бизнес получает уже сегодня: быстрее закрываются перевозки, проще контроль, меньше ошибок и споров. Компании, которые подготовят процессы заранее, смогут перейти на ЭПД без стресса и остановок в работе и использовать электронный документооборот не только как инструмент соблюдения закона, но и как конкурентное преимущество.