Электронный документооборот

Внутренний ЭДО организации

Это самый простой и гибкий вид ЭДО. Он работает внутри компании и охватывает документы, которые не выходят за ее пределы: приказы, заявки, служебные записки, акты о выполненных работах между подразделениями, отчеты, регламенты.

Внутренний ЭДО полностью строится на локальных актах компании. То есть вы сами решаете, что именно вести в электронном виде, как согласовывать, чем подписывать и как хранить.

Чтобы внутренний ЭДО работал корректно, достаточно:

• утвердить локальные правила обработки электронных документов;
• определить, кто имеет право подписывать документы;
• выбрать подходящий тип электронной подписи;
• организовать хранение и доступ к электронному архиву.

Внутренний ЭДО — удобная точка входа в цифровизацию. Он помогает быстро сократить рутину и ускорить процессы, не затрагивая внешние отношения с контрагентами или госструктурами.

Кадровый ЭДО

Кадровый электронный документооборот — это обмен юридически значимыми кадровыми документами между работодателем и работником в цифровом виде. По общему правилу КЭДО не является обязательным, поэтому переход на кадровый ЭДО — это право работодателя, желающего оптимизировать внутренние процессы.

Сегодня в электронный формат, как правило, переводят:

• заявления;
• уведомления;
• приказы по личному составу;
• графики отпусков;
• договоры и дополнительные соглашения (когда это допустимо).

Для ряда документов электронный формат уже стал нормой на уровне государства — например, при определенной численности работников форма ЕФС-1 подается в СФР исключительно в электронном виде. Однако в данном случае КЭДО выступает не частью внутреннего процесса, а обязательной госотчетностью.

Чтобы начать вести кадровые документы электронно, работодатель должен:

• утвердить локальный акт о внедрении кадрового ЭДО;
• уведомить сотрудников о переходе;
• получить согласие работников на электронное взаимодействие (если документ не относится к обязательным электронным формам);
• определить порядок подписи и порядок выдачи копий.

Кадровый ЭДО выгоден тем, что упрощает работу с документами, ускоряет согласования и снижает риск ошибок. Но запуск требует продуманной подготовки: корректные локальные акты, надежная идентификация сотрудников и понятный порядок работы с электронной подписью.

Бухгалтерский ЭДО

Бухучет — одна из первых сфер, которая перешла в цифровой формат. И это неудивительно: первичные документы, акты и регистры гораздо проще хранить и контролировать в электронном виде, чем в папках «Архив-2019».

Важно понимать, что электронный документ — это не скан и не фотография, а файл установленной структуры, подписанный электронной подписью. Только такой документ обладает юридической силой.

В бухучете ЭДО чаще всего охватывает:

• акты взаиморасчетов, акты оказанных услуг;
• накладные;
• первичные документы по учету операций;
• регистры бухгалтерского учета.

Переход на электронный учет избавляет от хаоса в бумагах, но требует дисциплины в вопросах подписи, идентификации и архивирования. Многие компании начинают именно с этого контура, потому что он дает быстрый эффект: сокращаются потери документов, исчезает бумажная волокита и повышается прозрачность операций.

ЭДО с контрагентами (B2B)

Когда компания работает с партнерами, возникает необходимость обмениваться юридически значимыми документами: договорами, спецификациями, актами, УПД, закрывающими и другими файлами. Это и есть контур B2B-ЭДО. Отметим, что формально ведение данного ЭДО является добровольным, но если контрагент работает только в электронном формате, фактически выбора нет.

Существует два механизма обмена информацией с контрагентами.

Обмен через оператора ЭДО

Наиболее распространенный вариант. Документы отправляются через специализированную систему, стороны получают квитанции, а юридическая значимость подтверждается электронной подписью.

Прямой обмен между компаниями

Допустим, если стороны согласовали порядок обмена, формат документов и правила подтверждения получения.

Отдельно стоит упомянуть машиночитаемую доверенность (МЧД). Если документы подписывает не руководитель, а сотрудник, его полномочия должны быть подтверждены электронно — именно МЧД позволяет проверять права подписанта.

Для любого предпринимателя, работающего с другими компаниями, B2B-ЭДО — это сокращение бумажных потоков, снижение потерь документов и ускорение взаиморасчетов.

ЭДО с ФНС (налоговая отчетность и обмен документами)

Электронный документооборот с ФНС — один из самых структурированных видов ЭДО. Он используется как для подачи налоговой и страховой отчетности, так и для обмена документами в рамках проверок, требований и запросов. Во многих ситуациях электронный формат не является выбором компании — он прямо предписан законом.

Передача документов осуществляется через телекоммуникационные каналы связи (ТКС) с участием оператора ЭДО, через личный кабинет налогоплательщика или, в отдельных случаях, через сайт ФНС. Во всех вариантах применяется усиленная квалифицированная электронная подпись, что обеспечивает юридическую значимость документа и подтверждение операций.

Электронная форма отчетности в ФНС обязательна не для всех, но для многих категорий компаний. Самые частые случаи обязательной электронной сдачи выглядят так:

• декларация по НДС — всегда только электронно;
• отчетность по НДФЛ — электронно при доходах у более чем 10 физических лиц;
• расчет по страховым взносам — электронно при численности от 11 сотрудников;
• налоговая отчетность любых видов — электронно, если численность превышает 100 человек.

Важная деталь — подтверждение приема отчетности. Правильно отправленный отчет считается представленным только после получения квитанции о приеме. Если подпись неисправна, файл неверно оформлен или квитанция не получена, отчет считается непредставленным, что может привести к наступлению юридической ответственности.

ГИРБО. Представление бухгалтерской отчетности

Годовая бухгалтерская отчетность организаций передается в государственный ресурс ГИРБО только в электронном виде. Бумажные экземпляры государственные органы не принимают — электронная форма стала единственным допустимым способом представления. То же касается аудиторского заключения, если компания обязана его предоставлять.

Процесс выглядит просто: организация формирует отчетность в установленном формате, подписывает ее усиленной квалифицированной подписью и направляет через электронные каналы ФНС. Отчет считается представленным только после того, как компания получит электронное подтверждение о приеме. Без него документ не будет считаться поступившим в государственный ресурс.

ЭДО с СФР

Работодатели регулярно передают в Социальный фонд России (СФР) данные о работниках, страховых взносах и трудовой деятельности. Некоторые формы отчетности подаются исключительно в электронном виде. В частности, это касается формы ЕФС-1, если у работодателя в штате более 10 человек.

ЭДО с СФР постепенно становится полным аналогом электронной отчетности в ФНС, поэтому вполне вероятно, что уже в ближайшем будущем бумажные каналы будут сведены к минимуму.

ЭДО со статистикой (Росстат)

Большинство организаций передают статистические отчеты только в электронном виде (бумажный формат допускается лишь в редких случаях). Это касается как регулярных форм, так и выборочных обследований, которые Росстат назначает конкретным компаниям.

Передача данных через электронные сервисы позволяет:

• обеспечить единый формат отчетности;
• автоматически проверять заполнение;
• фиксировать факт приема отчета.

Помните, что Росстат определяет формы индивидуально, поэтому крайне важно отслеживать, какие формы назначены именно вашей компании, и соблюдать сроки их подачи.

ЭДО «организация — гражданин» (B2C)

При работе с физическими лицами (покупателями, пользователями сервиса, клиентами, заявителями) компании также используют электронные документы. Это может быть:

• заявление;
• договор;
• согласие на обработку данных;
• уведомление;
• электронная квитанция или чек.

Особенность B2C-ЭДО — отсутствие единого стандарта. Каждая компания выбирает удобный механизм подтверждения личности: смс-коды, аккаунт на Госуслугах, электронную подпись, подтверждение через личный кабинет. Главное — обеспечить доказуемость: кто подписал документ, когда, при каких условиях.

Трансграничный ЭДО

Когда документы передаются иностранным партнерам, возникает вопрос признания электронной подписи. Подпись, действующая в России, может не иметь юридической силы в другой стране. Поэтому стороны заранее согласуют:

• какие подписи применяются;
• какие форматы документов используются;
• через какие системы будет вестись обмен;
• как фиксируется факт получения и подписания.

Этот контур важен для компаний, деятельность которых связана с экспортом и импортом.

Отраслевые контуры: ЭПД (электронные перевозочные документы)

ЭПД — это электронные транспортные накладные, путевые листы и другие документы, сопровождающие грузовые перевозки. В отдельных сферах электронная форма постепенно становится обязательной.

Особенность ЭПД в том, что они тесно связаны с товароучетными и логистическими системами: значительная часть процессов автоматизируется, документы формируются автоматически, а данные передаются напрямую в информационные системы контроля и прослеживаемости.

Итог

ЭДО — это не единая система, а целая экосистема, где каждый контур живет по своим правилам: внутренние документы, кадровые процессы, бухгалтерия, взаимодействие с контрагентами, отчетность для ФНС и СФР, статистика, ГИРБО, работа с физлицами, трансграничные операции и отраслевые решения.

Где-то электронный формат обязателен, где-то — доброволен, но в любом случае он становится стандартом современного бизнеса.

Чем раньше компания автоматизирует документооборот, тем быстрее ощущает выгоды: прозрачность, скорость, контроль и снижение бумажной нагрузки. А понимание различий между видами ЭДО помогает строить эту систему не хаотично, а осознанно — шаг за шагом.