Как открыть кофейню в 2026 году

Шаг 1. Выбор формата кофейни

Первое решение, которое нужно принять до поиска помещения и расчетов, — формат кофейни. От него зависит почти все остальное: требования к помещению, оборудование, количество сотрудников, объем вложений и ежедневные расходы.

Начинающие предприниматели часто выбирают формат исходя из бюджета или личных предпочтений. Например, хочется небольшую уютную кофейню с посадкой, но денег хватает только на минимальный ремонт. Или наоборот — планируется точка кофе навынос, а помещение подбирается как для полноценного зала. В итоге формат и условия начинают конфликтовать между собой.

Самый простой вариант — кофе навынос. Это небольшая точка без посадочных мест или с минимальной зоной ожидания. Такой формат проще в управлении: меньше требований к площади, проще процессы, меньше персонала. Но здесь важны поток людей и скорость обслуживания — без стабильного трафика такая кофейня не выживет.

Кофейня с посадкой — более сложный формат. Помимо приготовления напитков, появляется работа с залом, уборкой, комфортом гостей. Увеличиваются требования к помещению, растут расходы на персонал и обслуживание, а окупаемость сильнее зависит от среднего чека и загрузки зала.

Отдельно стоит формат кофейни с витриной десертов или легкой кухней. Даже если десерты закупаются готовыми, усложняется хранение, учет и организация рабочего пространства. Если же планируется собственное производство, к этому добавляются дополнительные требования и оборудование, которые нужно учитывать заранее.

Франшизы и покупка готового бизнеса — отдельная история. Они могут упростить старт, но накладывают ограничения и не снимают ответственности за помещение, персонал и учет. Поэтому в рамках этой статьи мы рассматриваем самостоятельный запуск и дальше будем отталкиваться именно от него.

Шаг 2. Выбор локации и помещения

После того как формат кофейни определен, можно переходить к выбору места. На этом этапе можно допустить ошибки, если ориентироваться в первую очередь на цену аренды или «хорошее место на глаз», а не на то, как кофейня будет работать в реальности.

Локация напрямую влияет на поток гостей. Для кофе навынос важен стабильный пешеходный трафик: офисы, остановки, станции метро, учебные заведения, маршруты утреннего и обеденного движения. Кофейня с посадкой сильнее зависит от окружения и привычек аудитории — люди должны быть готовы не просто взять напиток, а остаться внутри. Если место не вписывается в повседневные маршруты, привлекать гостей придется за счет рекламы и акций, что быстро увеличивает расходы.

Помещение нужно оценивать не только по площади. Важно, как его можно использовать: хватает ли места за стойкой, где будут стоять холодильники, куда встанет мойка, как разделить рабочую и гостевую зоны. Даже небольшая ошибка в планировке может привести к тому, что бариста будут мешать друг другу, а часть оборудования окажется «непристроенной».

Отдельного внимания требует состояние помещения. Часто кофейни открываются в бывших магазинах или офисах, которые визуально подходят, но плохо приспособлены для работы с напитками и продуктами. Перед подписанием договора аренды нужно понять, можно ли без сложных переделок организовать рабочее место, хранение и уборку. Если это не проверить заранее, перед открытием придется либо срочно переделывать помещение, либо менять концепцию.

Еще один важный момент — условия аренды. В договоре стоит сразу смотреть на ограничения по перепланировке, режиму работы, размещению вывески и использованию общих зон. Эти детали редко обсуждают в начале, но именно они потом мешают нормально работать.

Выбор локации и помещения — это не поиск «идеального варианта», а подбор места, которое соответствует выбранному формату и позволяет выстроить работу без постоянных компромиссов. Когда помещение найдено и проверено, можно переходить к следующему шагу — оформлению бизнеса и юридической части запуска.

Шаг 3. Регистрация бизнеса

Чаще всего начинающие предприниматели открывают кофейню как индивидуальные предприниматели. Этот вариант проще в регистрации, дешевле в обслуживании и не требует сложной отчетности. Для небольшой кофейни с одним владельцем ИП обычно хватает с запасом.

Юридическое лицо имеет смысл рассматривать в других ситуациях: если бизнес открывается с партнером, планируется привлечение инвестиций или изначально закладывается масштабирование. В таких случаях форма компании помогает заранее зафиксировать доли, ответственность и порядок управления, но усложняет учет и увеличивает расходы.

При регистрации нужно сразу определить основные параметры бизнеса:

• форму ведения деятельности — ИП или ООО;
• основной вид деятельности по ОКВЭД;
• систему налогообложения.

Важно не откладывать регистрацию «до открытия». Без оформленного бизнеса невозможно легально заключить договор аренды, подключить кассу, открыть расчетный счет и работать с поставщиками.

Шаг 4. Выбор системы налогообложения

Система налогообложения напрямую влияет на расходы кофейни и на то, сколько времени будет уходить на учет.

Общая система налогообложения для начинающих предпринимателей подходит плохо. Она применяется автоматически, если не выбрать другой режим, но для малого бизнеса это самый неудобный вариант: сложный учет, НДС по умолчанию, высокая нагрузка и необходимость постоянной работы с бухгалтером.

Гораздо логичнее выбрать упрощенную систему налогообложения. У нее два варианта, и каждый подходит под разные условия работы:

• УСН «Доходы» — налог считается с выручки. Этот вариант удобен, если расходы относительно невысокие и нет желания подробно учитывать каждую закупку.
• УСН «Доходы минус расходы» — налог платится с разницы. Подходит кофейням с высокой арендой, затратами на персонал и продуктами, но требует аккуратного учета всех расходов.

Еще один вариант — патентная система, доступная только для ИП. Патент удобен тем, что налог известен заранее и не зависит от фактической выручки. Однако у него есть ограничения по площади, региональным условиям и видам деятельности, поэтому подходит не всем кофейням и требует проверки условий именно в вашем регионе.

При выборе режима важно учитывать не только текущую ситуацию, но и планы на ближайший год. Например, если планируется расширение зала, рост штата или увеличение ассортимента, режим, который удобен на старте, может быстро перестать подходить.

Шаг 5. Подбор кодов ОКВЭД и подача уведомления о начале деятельности

При регистрации кофейни нужно указать коды ОКВЭД — они показывают, каким видом деятельности вы занимаетесь. Для общепита здесь есть устоявшаяся практика, и ничего придумывать не нужно.

В качестве основного кода для кофейни обычно указывают 56.10 — деятельность ресторанов и услуги по доставке продуктов питания.

Этот код подходит для большинства кофеен: с посадкой, без посадки, с напитками и десертами. Даже если кухня минимальная или ее нет вовсе, кофейня все равно относится к общепиту.

Дополнительно можно указать несколько кодов, если формат предполагает сопутствующую деятельность. Чаще всего используют:

• 56.30 — подача напитков (подходит для формата кофе навынос);
• 47.99 — прочая розничная торговля вне магазинов (если планируется продажа упаковочных товаров, зерна, аксессуаров).

Обычно достаточно одного основного и одного–двух дополнительных кодов. Указывать все подряд «на всякий случай» не нужно — это не дает преимуществ и только усложняет работу.

После регистрации бизнеса нужно обязательно подать уведомление о начале предпринимательской деятельности. Его направляют в Роспотребнадзор. Это требование действует для предприятий общественного питания независимо от формата и размера.

Уведомление подается до фактического открытия, но уже после регистрации ИП или ООО. На практике его часто забывают, особенно если предприниматель открывается впервые. Однако отсутствие уведомления легко выявляется при проверке и считается нарушением.

На этом же этапе имеет смысл проверить, что у вас на руках есть базовые документы, которые понадобятся с первого дня работы: договор аренды помещения, договоры с основными поставщиками и минимальные внутренние правила работы для персонала.

Шаг 6. Санитарные требования и организация работы

Санитарные требования — это тот блок, который чаще всего недооценивают на старте. Новичкам кажется, что если в кофейне нет полноценной кухни, то и требований будет минимум. На практике же проверяют не сложность меню, а то, как организована работа с продуктами и людьми.

Основное внимание уделяют процессам. Важно не наличие папок с документами, а то, как кофейня работает каждый день: где хранятся продукты, как моют инвентарь, как поддерживается чистота, кто и в каких условиях готовит напитки.

В первую очередь нужно продумать организацию рабочего пространства. Даже в небольшой кофейне должны быть логично разделены зоны:

• рабочая зона бариста;
• место для хранения продуктов и расходников;
• мойка для инвентаря и рук;
• зона для гостей.

Отдельный вопрос — хранение продуктов. В кофейне это в первую очередь молоко, десерты и заготовки. Они не могут лежать где попало или перемещаться по залу в течение дня. Нужно сразу определить места хранения, порядок использования и контроль сроков.

С персоналом ситуация похожая. Даже если в кофейне работает один человек в смене, у него должны быть четкие правила: как начинать день, как поддерживать чистоту, как работать с продуктами и что делать в конце смены.

Чтобы все это не держать в голове, нужно оформить программу производственного контроля. По сути, это описание того, как именно необходимо поддерживать порядок: когда убираться, как мыть инвентарь, как следить за хранением и состоянием продуктов.

Шаг 7. Работа с персоналом и допуск к работе

За стойкой может работать как наемный бариста, так и сам владелец. Разницы здесь нет: у человека должна быть медицинская книжка с отметками о прохождении гигиенического обучения. Без нее работать с напитками и продуктами нельзя.

Количество сотрудников зависит от формата и графика работы кофейни. В небольшом формате смену обычно ведет один бариста. Если кофейня работает весь день или поток гостей высокий, одного человека за стойкой становится недостаточно, и работу приходится делить между несколькими сотрудниками.

Помимо документов, важно заранее определить, как проходит смена. Что делается при открытии, как организована работа в течение дня и что проверяется перед закрытием. Если этого не зафиксировать, есть риск, что каждая смена будет работать по-своему, и порядок быстро превратится в хаос.

Шаг 8. Расчетный счет, касса и прием оплаты

Для работы кофейни требуется расчетный счет и онлайн-касса. Без них невозможно принимать оплату от гостей, оплачивать аренду и закупки.

Через счет проходят все основные операции: аренда, закупки, выплаты сотрудникам и безналичная выручка. Использовать личный счет для этих целей неудобно и рискованно, поскольку банк практически гарантированно будет регулярно приостанавливать операции до выяснения обстоятельств.

Онлайн-касса нужна для оформления каждого платежа. Неважно, как платит гость (картой, наличными или через СБП), по закону вы обязаны пробить чек. К открытию касса уже должна быть зарегистрирована в налоговой и подключена к специальному оператору (ОФД).

Шаг 9. Поставщики и закупки

Для работы кофейни нужно определить поставщиков продуктов и расходных материалов. В первую очередь речь идет о кофе и молоке — это базовые позиции, с которыми кофейня работает каждый день.

Поставщика кофе и молока имеет смысл выбрать сразу и выстроить с ним постоянную работу. При выборе стоит обратить внимание на условия поставки, минимальные объемы и регулярность отгрузок. Цена важна, но не должна быть единственным критерием.

Отдельно следует продумать закупки расходных материалов: стаканов, крышек, салфеток, сахара и сиропов. Эти позиции не участвуют в приготовлении напитков, но без них кофейня не сможет работать, поэтому их учитывают наравне с продуктами.

Закупки лучше планировать с учетом реального объема продаж. Для этого заранее определяют, какие позиции заказываются чаще всего и в каких количествах. Такой подход позволит держать рабочие остатки без избыточных запасов.

Шаг 10. Учет товаров и контроль остатков

Для стабильной работы кофейни важно сразу выстроить учет товаров. Он нужен не для отчетности, а для понимания реальной картины: сколько продуктов закупается, что продается, где возникают потери и какие позиции требуют внимания.

Учет начинают с фиксации поступлений и продаж. В первую очередь это касается кофе и молока — позиций с постоянным оборотом. Если их движение не контролировать, расхождения между фактическими остатками и цифрами появляются очень быстро и влияют на себестоимость напитков.

Отдельно учитывают расходные материалы: стаканы, крышки, салфетки, сиропы. Они не отражаются в чеке как отдельные товары, но напрямую участвуют в продаже и формируют затраты. Без учета такие позиции либо заканчиваются неожиданно, либо закупаются с запасом и замораживают деньги.

Важно заранее определить порядок списаний. В кофейне они возникают постоянно — из-за проливов, ошибок в приготовлении, истекших сроков годности. Если списания не фиксировать, учет теряет смысл, а остатки перестают соответствовать реальности.

Чтобы учет не превращался в ручную работу, используют товароучетное ПО, связанное с кассой. Например, Управление ассортиментом позволяет фиксировать приемку товаров, учитывать продажи, списывать остатки и видеть актуальную картину по складу. Отдельное преимущество — работа с технологическими картами. Для каждого напитка их нужно настроить всего один раз: указать, сколько используется зерна, молока и какой стакан применяется. После этого при каждой продаже напитка ингредиенты будут списываться автоматически.

Это упрощает контроль и дает понимание, какие позиции требуют корректировки закупок.

Шаг 11. Государственные системы «Честный знак» и «Меркурий»

В любой кофейне постоянно работают с молоком и сливками. Эти продукты попадают под отдельные требования по учету, которые нужно учитывать уже на этапе запуска.

Молочная продукция приходит от поставщиков с электронными документами. Часть этих документов связана с системой «Меркурий» — через нее оформляется ветеринарное сопровождение. Когда поставщик отгружает молоко, он создает электронный документ, а при приемке этот документ нужно подтвердить. Без этого молоко считается не принятым, даже если физически оно стоит в холодильнике.

Параллельно молочная продукция подпадает под требования «Честного знака». Это система маркировки, которая отслеживает движение молочных товаров. Для кофейни это означает, что поступление молока должно подтверждаться по ЭДО, а выбытия должны регистрироваться в Честном знаке.

Удобно, если товароучетная система позволяет в одном окне:

• подтверждать УПД по ЭДО и оформлять приемку в товароучете;
• гасить Ветеринарные справки при приемке товара;
• выводить марки из оборота при изготовлении блюд из маркированных продуктов.

Шаг 12. Подготовка к открытию и запуск работы

Когда основные организационные вопросы решены, остается подготовить кофейню к открытию. На этом этапе важно свести все процессы в одно целое и проверить, как они работают на практике.

Перед запуском имеет смысл пройти весь рабочий день целиком: от открытия до закрытия. Это позволит увидеть узкие места — где неудобно работать за стойкой, где теряется время, какие действия не учтены. Часто именно на этом этапе корректируют расстановку оборудования, порядок работы смены и мелкие, но критичные детали.

Отдельное внимание уделите персоналу. Перед открытием нужно убедиться, что все, кто выходит в смену, понимают порядок работы, умеют пользоваться кассой и знают, как действовать в стандартных ситуациях. Лучше потратить время на спокойный ввод в работу, чем разбираться с ошибками в первые дни.

Также стоит проверить готовность учета и кассы: корректно ли пробиваются чеки, отражаются ли продажи, списываются ли товары. Если что-то не работает с первого дня, дальше исправлять это сложнее, потому что данные уже начинают накапливаться с ошибками.

После запуска важно не стремиться сразу к идеальной работе. Первые недели — это период настройки, когда становится понятно, какие процессы требуют доработки, а какие решения оказались удачными. Если база заложена правильно, эти корректировки проходят спокойно и без серьезных потерь.

На этом этапе кофейня считается запущенной. Дальше работа сводится к управлению процессами, контролю показателей и постепенному развитию бизнеса.

В заключение отметим, что запуск — лишь точка отсчета. Настоящее строительство бизнеса начинается, когда приходят первые гости. Ваша задача теперь — слушать, смотреть и адаптироваться. Кассовые чеки и отзывы станут вашими главными советчиками. Доверяйте системе, но меняйте все, что мешает скорости, качеству и атмосфере.