В условиях повсеместной цифровизации документооборота бизнес все чаще сталкивается с необходимостью использовать электронную подпись (ЭП) и машиночитаемую доверенность (МЧД). Эти инструменты позволяют организациям и индивидуальным предпринимателям юридически значимо представлять свои интересы в электронных системах: сдавать отчетность, подписывать документы, работать с государственными платформами, взаимодействовать с контрагентами. В статье рассказываем, сколько ЭП и МЧД требуется бизнесу для работы, а также объясняем, как происходит их оформление.
Электронная подпись
Электронная подпись - это цифровой аналог собственноручной подписи, который используется для заверения документов в электронном формате. Она обеспечивает:
- идентификацию подписанта;
- юридическую значимость документа;
- защиту от несанкционированных изменений.
Существует несколько видов электронных подписей, но наиболее востребованным и универсальным типом для бизнеса является УКЭП - усиленная квалифицированная электронная подпись. Исключительно с ней можно подавать отчетность, подписывать договоры, взаимодействовать с различными государственными системами (ФНС, ЕГАИС, Честный Знак и т.д.).
Сколько ЭП требуется бизнесу
Минимально бизнесу необходима всего одна электронная подпись, оформленная на руководителя организации или ИП. Однако на практике, как правило, используется несколько ЭП:
- руководитель - для подписания отчетов, договоров, заявлений, доверенностей;
- бухгалтер - для сдачи отчетности, взаимодействия с налоговой, соцфондом;
- кладовщик (логист) - для приемки товара, подписания УПД, работы с ЕГАИС и другими системами;
- юрист - для подписания договоров, участия в электронном документообороте.
Оптимальное количество электронных подписей зависит от специфики бизнеса. Если индивидуальный предприниматель работает самостоятельно и у него нет наемных сотрудников, то очевидно, что ему достаточно иметь одну УКЭП. Однако если речь идет о крупной организации с большим количеством отделов, то количество ЭП может исчисляться десятками и даже сотнями. Главное правило - УКЭП должны быть у каждого сотрудника, подписывающего любые документы от лица организации.
Как получить электронную подпись
Руководители организаций и ИП получают электронную подпись исключительно при личном обращении в налоговую инспекцию.
Порядок действий следующий:
- Подача заявления на выпуск подписи - сделать это можно на сайте ФНС в личном кабинете ИП или юрлица либо при посещении территориального отделения ИФНС.
- Приобретение сертифицированного носителя для ЭП - специального токена, который выглядит как обычная USB-флешка. Токен можно приобрести заранее или непосредственно в удостоверяющем центре.
- Сбор документов - в оригинале понадобится только паспорт. В свою очередь СНИЛС, ИНН заявителя, ОГРН и ИНН организации (ОГРНИП) можно просто сообщить, не предъявляя оригиналы.
- Посещение ИФНС для идентификации - обязателен личный визит в инспекцию. Подать документы и пройти верификацию дистанционно нельзя.
Сам сертификат подписи выдается бесплатно, но за носитель для ЭП придется заплатить. Цена зависит от региона и места приобретения, но в среднем можно ориентироваться на 2-3 тыс. рублей.
Подпись, оформленная руководителем, предназначена только для него. У сотрудников должны быть свои УКЭП - они выдаются аккредитованными удостоверяющими центрами. Из документов понадобится паспорт, СНИЛС и ИНН.
В отличие от налоговой, удостоверяющие центры оформляют УКЭП платно - в среднем до 3 тыс. рублей (не считая расходов на приобретение носителя).
Просто оформить ЭП на сотрудника недостаточно. Чтобы у него появилось право подписывать документы, необходимо изготовить для него машиночитаемую доверенность.
Машиночитаемая доверенность
Машиночитаемая доверенность - это электронный документ, оформляемый в цифровом виде, который содержит данные о доверителе, представителе, его полномочиях, сроках действия.
Она необходима для того, чтобы сотрудники (иные доверенные лица) могли использовать ЭП не от своего имени, а от лица организации. Связано это с тем, что электронная подпись принадлежит простому физическому лицу, а не компании и без оформления доверенности действия такого лица не будут иметь юридической силы для организации.
Учтите, что после выдачи доверенности нельзя просто «дополнить» ее новыми полномочиями - в такой ситуации следует оформить новый документ с расширенными правами либо выпустить еще одну доверенность с недостающим перечнем полномочий. Если старая доверенность не нужна, то ее можно отозвать.
Сколько МЧД требуется бизнесу
Машиночитаемая доверенность должна быть оформлена на всех сотрудников (как в штате, так и на аутсорсе), которые используют свою ЭП для подписания документов от имени организации, взаимодействуют с госорганами и электронными системами, а также имеют полномочия представлять компанию в электронном виде. В первую очередь это относится к бухгалтерам, юристам, кадровикам, логистам.
В зависимости от объема полномочий, МЧД может быть:
- Универсальной - включает широкий круг полномочий (подписывать любые документы, отчетность и т.д.).
- Специализированной - выдается для конкретной системы или функции (например, только для ЕГАИС либо для сдачи отчетности).
Итоговое количество МЧД зависит от числа сотрудников, участвующих в документообороте, а также количества электронных систем, с которыми работает бизнес.
Отметим, что МЧД требуется именно для тех сотрудников, которые работают с электронными документами и системами от имени организации. Для обычной внутренней работы (офисные задачи, производство, склад, бухгалтерия без ЭДО) машиночитаемая доверенность не нужна - можно обойтись одной ЭП.
Как оформить и подписать МЧД
По общему правилу машиночитаемая доверенность выдается руководителем организации или иным уполномоченным лицом, обладающим правом подписи документов.
Оформить МЧД можно несколькими способами:
- через личный кабинет налогоплательщика на официальном сайте ФНС;
- в удостоверяющем центре;
- через специализированные сервисы и интегрированные системы.
В МЧД указывается информация о доверителе, представителе, перечисляются полномочия, закрепляется срок действия документа.
После заполнения МЧД подписывается электронной подписью руководителя. Далее информация о доверенности включается в специальный реестр ФНС - сведения оттуда могут получить все интегрированные системы, сервисы и государственные структуры.
При подписании сотрудником того или иного документа система автоматически проверяется актуальность МЧД. В случае истечения срока или отзыва доверенности, МЧД становится недействительной во всех системах и работник утрачивает право подписи.
Особенности применения МЧД в ЕГАИС
Для работы с ЕГАИС необходима УКЭП, на которую записано два электронных сертификата:
- Сертификат ГОСТ - основной квалифицированный сертификат электронной подписи, который записывается на токен при выдаче УКЭП. Используется для подписания документов и обеспечивает юридическую значимость.
- Сертификат RSA - используется исключительно для шифрования при работе с системой ЕГАИС. Этот сертификат не выдается автоматически и не входит в состав УКЭП, поэтому его необходимо получить отдельно через УТМ (универсальный транспортный модуль) после регистрации в ЕГАИС.
Для получения RSA-сертификата нужно:
- Подключить токен с действующей УКЭП к компьютеру, на котором установлен транспортный модуль.
- Зайти в интерфейс УТМ.
- Выбрать, на чье имя выпускается сертификат - на руководителя организации либо на сотрудника с МЧД.
- Следовать инструкциям в интерфейсе УТМ для генерации и записи сертификата на токен.
Учтите, что RSA-сертификат должен быть записан на тот же носитель, что и УКЭП. Без него работа с ЕГАИС (подписание актов, подтверждение поставок, фиксация остатков и т.д.) будет невозможна, поскольку система не сможет зашифровать и расшифровать данные.
Таким образом, для успешной и законной работы в цифровом пространстве бизнесу необходимо грамотно организовать использование электронных подписей и машиночитаемых доверенностей. Их количество и распределение зависят от специфики деятельности и состава сотрудников, работающих с электронными документами и государственными системами. При этом крайне важно регулярно контролировать актуальность и полноту доверенностей, а также своевременно обновлять их, чтобы обеспечить непрерывность процессов и минимизировать риски юридических ошибок и штрафных санкций.
Главное об УКЭП и МЧД для бизнеса
- Электронная подпись - обязательный инструмент для бизнеса. УКЭП нужна для отчетности, договоров и работы с государственными системами.
- Количество подписей зависит от масштабов бизнеса. Минимально достаточно одной УКЭП на руководителя, но крупным компаниям требуются подписи для бухгалтеров, юристов и других сотрудников, подписывающих документы от лица организации.
- Машиночитаемая доверенность дает право подписи от имени компании. Без МЧД действия сотрудника с его УКЭП не имеют юридической силы для организации.
- Количество доверенностей зависит от задач бизнеса, но в любом случае МЧД должна быть у каждого сотрудника, подписывающего документы от лица организации.
- Машиночитаемую доверенность нельзя изменить. Если нужно расширить полномочия, старую МЧД отзывают и оформляют новую либо выпускают дополнительную доверенность на недостающий набор полномочий.
Начните вести товарный учет в магазине с сервисом Управление ассортиментом
