Электронный документооборот в бизнесе

Что такое электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) — это система обмена документами, при которой бумажные носители полностью заменяются цифровыми. Благодаря ЭДО компании могут создавать, передавать, подписывать и хранить документы в электронном виде, что значительно ускоряет деловые процессы и снижает административные расходы.

В отличие от классического бумажного документооборота, ЭДО позволяет передавать по сети юридически значимые документы благодаря использованию квалифицированной электронной подписи. Это значительно упрощает работу с контрагентами и помогает наладить внутреннюю коммуникацию между отделами.

ЭДО — это не просто сервис, а комплексный процесс. Он включает четыре ключевых этапа:

1. Создание документов. Электронные документы формируются в цифровом виде (форматы PDF, XML и др.) с помощью специальных программ, без необходимости распечатывания.
2. Подписание. Используется квалифицированная электронная подпись (аналог собственноручной). Это обеспечивает подлинность документа и его защиту от изменений.
3. Обмен. Передача документов между организациями или сотрудниками происходит через защищенные ЭДО-сервисы, которые могут быть интегрированы с бухгалтерией, CRM или другими ИТ-системами.
4. Хранение. Все документы хранятся в электронном архиве. Это не только освобождает офис от шкафов с бумагами, но и упрощает поиск, восстановление и контроль сроков хранения в соответствии с законодательством.

В ЭДО участвует две стороны: внешние и внутренние участники.

Внешние участники:

• контрагенты — поставщики, подрядчики, покупатели;
• государственные органы — для подачи отчетности, регистрации, запросов.

Внутренние участники:

• сотрудники — оформляют заявления и служебные записки, инициируют подписание договоров с контрагентами и т.п.;
• бухгалтерия — формирует и обрабатывает счета, акты, накладные и отчёты;
• юристы — проверяют правовой статус документов и соблюдение норм законодательства;
• руководство — согласовывает и подписывает документы.

ЭДО не просто заменяет бумагу — он меняет подход к работе с документами. Компании, которые перешли на электронный формат, экономят ресурсы, ускоряют сделки, уменьшают количество ошибок и получают полный контроль над документооборотом.

Кому нужен ЭДО

Электронный документооборот уже давно перестал быть опцией только для крупных корпораций. Сегодня это инструмент, который может принести ощутимую пользу бизнесу любого масштаба — от начинающего ИП до международной компании.

Но кому в первую очередь стоит задуматься о внедрении ЭДО? Разбираемся по пунктам.

Компаниям с большим объемом документооборота

Если ваши сотрудники ежедневно подписывают, согласовывают и пересылают десятки документов — пора переходить на ЭДО. Это позволит:

• сократить время на оформление и пересылку;
• снизить зависимость от бумажных процессов;
• ускорить заключение сделок и работу с контрагентами.

Бизнесу, который масштабируется

Даже если вы пока оформляете по 5–10 актов в год, со временем объемы могут вырасти. Появятся новые партнеры и клиенты, особенно из среднего и крупного сегмента, где уже действует ЭДО. Многие из них предпочитают работать с цифровыми документами.

Компании, работающие с самозанятыми, фрилансерами, физлицами

Если вы привлекаете исполнителей на аутсорсинге (например, по договору ГПХ), система ЭДО сильно упростит документооборот:

• договор можно отправить и подписать онлайн;
• акты выполненных работ можно оформлять и согласовывать без личной встречи;
• все документы хранятся в электронном архиве и легко доступны в любой момент.

Организациям, для которых использование ЭДО предусмотрено законом

В ряде случаев использование ЭДО — это не выбор, а обязательство. На такую систему должны переходить:

• компании, торгующие маркированной продукцией, такой как обувь, детская одежда, вода в бутылках и пр;
• импортеры и поставщики товаров, подпадающих под национальную систему прослеживаемости (НСП) (это, в частности, холодильники, промышленное оборудование, мониторы и др.);
• участники государственных закупок (с 2022 года обязательное требование — использовать ЭДО при взаимодействии с госорганами);
• все компании, ведущие бухгалтерский учет, независимо от налогового режима и организационно-правовой формы.

Бизнесу, для которого важна безопасность и прозрачность

ЭДО обеспечивает высокий уровень защиты данных благодаря:

• криптографической защите;
• электронной подписи;
• контролю доступа и чёткой истории действий с документами.

Кроме того, системы ЭДО упрощают соблюдение законодательства по хранению, передаче и отчетности — особенно в регулируемых отраслях.

Виды ЭДО

Условно всю систему можно классифицировать по двум признакам: по характеру взаимодействия участников и по типу обрабатываемых документов.

По характеру взаимодействия участников ЭДО разделяют на внутренний, внешний и обмен с государственными органами.

Внутренний ЭДО — это электронный документооборот внутри одной организации. С его помощью обмениваются:

• приказами;
• служебными записками;
• проектной и финансовой документацией;
• отчетами, сметами, договорами на стадии согласования.

Внешний ЭДО — это обмен компанией и ее контрагентами: клиентами, поставщиками, подрядчиками. Даже если стороны используют разных операторов ЭДО, они могут взаимодействовать друг с другом через механизм роуминга — это «мост», позволяющий системам «разных операторов» обмениваться документами напрямую.

ЭДО с государственными органами нужен для:

• сдачи налоговой и бухгалтерской отчетности;
• взаимодействия с ФНС, ФСС, ПФР и другими ведомствами;
• получения выписок, справок, подтверждений;
• участия в государственных закупках и тендерах.

ЭДО с государственными органами обязателен для компаний, работающих в регулируемых отраслях и/или подающих отчетность в ФНС, ПФР и др. через электронные каналы.

По типу документов, обрабатываемых в системе ЭДО бывает:

• бухгалтерский: обмен счетами-фактурами, актами, накладными, платежными поручениями;
• кадровый: оформление трудовых договоров, приказов, заявлений на отпуск и другие кадровые документы;
• управленческий: организация документооборота, связанного с управленческими решениями (протоколами, согласованиями, аналитическими отчетами);
• складской: позволяет отслеживать движение товаров, оформлять товарные накладные, акты приема-передачи и инвентаризационные документы;
• ЭДО для отчетности: автоматизация подготовки и сдачи регулярной отчетности в надзорные и контролирующие органы.

Для отдельных отраслей разработаны специализированные решения ЭДО, например, для медицины, строительства, ритейла, логистики. В них учтены специфические типы документов и процессы, характерные именно для данной сферы.

Как перейти на ЭДО

Сначала необходимо утвердить внутренние правила: определить, какие документы будут передаваться в электронном виде, какой вид электронной подписи будет использоваться, как будет организовано хранение файлов. Также важно выстроить маршруты движения документов, назначить ответственных сотрудников и определить, будет ли ЭДО использоваться через веб-интерфейс или интегрироваться с учетной системой.

Затем компания выбирает оператора ЭДО, получает электронную подпись и устанавливает программное обеспечение. После этого можно протестировать обмен с контрагентами, обучить сотрудников и заключить соглашения об использовании ЭДО с партнерами.