Переход на электронный документооборот (ЭДО) — логичный шаг для компаний, стремящихся к сокращению издержек и повышению операционной эффективности. ЭДО позволяет вести деловую переписку, сдавать отчетность, подписывать договоры и акты без бумажной волокиты, из любой точки мира. Однако, чтобы грамотно выстроить работу с электронными документами, важно понимать, какие форматы применимы в разных ситуациях.
В ЭДО используются два типа документов — формализованные и неформализованные. У каждого вида своя специфика, юридическая сила и назначение.
Ниже поговорим о том, что такое формализованные и неформализованные документы, и когда следует использовать каждый из них.
Формат и форма: в чем разница
При переходе на электронный документооборот важно не путать два близких, но принципиально разных понятия — формат и форма документа. Ошибки в их понимании могут привести к отказу в приеме документа как со стороны оператора ЭДО, так и со стороны ФНС. Разберемся, в чем разница и как использовать эти понятия корректно.
Формат — это структура. Он определяет внутреннюю техническую структуру документа, в том числе расположение и наименование реквизитов, правила их заполнения. В ЭДО формат жёстко регламентирован, чаще всего — приказами ФНС.
Форма — это внешний вид. Она отражает визуальное оформление документа — как именно он представлен на экране или в печати. С 2013 года законодательство предоставляет организациям больше свободы: форма первичных документов может устанавливаться внутренними нормативными актами. Главное — чтобы были указаны обязательные реквизиты, предусмотренные 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Что такое формализованный документ
Формализованный документ — это электронный документ, созданный по утвержденному ФНС шаблону. Он имеет фиксированную структуру и передается в формате XML, где данные расположены в строго определенных блоках и полях. Такая стандартизация позволяет безошибочно обмениваться документами между разными участниками ЭДО и автоматизировать их обработку.
Документы этого типа подписываются только квалифицированной электронной подписью (КЭП) и принимаются налоговыми органами как юридически значимые. Хотя XML-файл сам по себе неудобен для чтения, операторы ЭДО обычно отображают его в виде PDF-версии или прикладывают читаемый вариант для загрузки.
Главная цель формализованных документов — обеспечить прозрачность налогового учета и снизить риски при взаимодействии с ФНС. В первую очередь они используются для целей НДС и налоговой отчетности. Чаще всего в практике применяются:
- счет-фактура: используется для вычета НДС и при расчетах налогов;
- универсальный передаточный документ (УПД): заменяет счет-фактуру и первичный документ, можно выбрать один из статусов.
Также ФНС утвердила форматы для других формализованных документов:
- акт выполненных работ или оказанных услуг;
- универсальный корректировочный документ (УКД);
- электронная транспортная накладная;
- корректировочный и исправленный счет-фактура;
- исправленные УПД и УКД;
- документы об исправлении корректировок.
Форматы регулируются следующими приказами ФНС:
- № 820 — для УПД и счетов-фактур;
- № 189 — для корректировочных версий;
- № 552, № 423, № 551 — для первичных документов (например, актов и накладных), при этом использование этих форматов рекомендовано, но не обязательно.
Если вы работаете с документами, связанными с учётом НДС или сдаете отчетность через ЭДО, выбирайте формализованные формы. Это избавит от лишних вопросов при проверке, сократит ручную работу и обеспечит юридическую силу документа при условии соблюдения формата и наличия КЭП.
Что такое неформализованный документ
Неформализованные документы — это электронные файлы, не имеющие утвержденной структуры и формата от ФНС. Их содержание и оформление формируются свободно, в зависимости от целей и ситуации. Стандартизировать такие документы невозможно, поскольку они содержат переменную и гибкую информацию — яркий пример тому договор, содержание которого может отличаться от случая к случаю.
Чаще всего неформализованные документы создаются самими организациями: это могут быть как стандартные деловые бумаги, так и документы для внутреннего или внешнего взаимодействия. Они оформляются в привычных форматах — PDF, DOCX, XLSX, JPG и др., и передаются в системе ЭДО в том же виде, в каком были созданы, без конвертации в XML.
К числу неформализованных документов относят:
- договоры и соглашения;
- технические задания, спецификации;
- уведомления, письма, сообщения;
- счета, акты оказанных услуг и приема-передачи;
- отчеты, служебные записки, товарные накладные;
- любые вложения, которые невозможно перевести в строгий шаблон.
Такие документы можно подписывать и неквалифицированной подписью (НЭП). Главное условие юридической силы — наличие корректной электронной подписи и обязательных реквизитов.
Неформализованные документы часто используются в договорной работе или при обмене приложениями, где важен индивидуальный подход. Несмотря на свободную форму, не забывайте подписывать такие файлы ЭП для придания им юридической значимости.
Начните вести товарный учет в магазине с сервисом Управление ассортиментом
