За полтора месяца лета в сфере электронного документооборота произошло сразу несколько важных изменений. Обновили формат и xsd-схему для УПД и счетов-фактур, а также подготовили проект новых форматов для УКД и корректировочных счетов-фактур. Изменения коснулись и логистики, и работы с маркированными товарами.
Ниже — разбираем, что именно поменялось, почему это важно и как бизнесу подстроиться под новые правила, а также говорим про изменения, которые ждут нас в ближайшее время.
Форматы электронных документов
ФНС обновила форматы электронных документов, таких как универсальный передаточный документ (УПД) и счет-фактура. Эти изменения закреплены в письме от 30 июня 2025 года № ЕА-4-26/6254@.
Новые версии форматов и схемы уже доступны на сайте налогового ведомства.
Операторам электронного документооборота (ЭДО) рекомендовано внедрить обновления к 1 августа 2025 года.
Что же изменилось?
- визуализация строки 5а в электронном УПД стала другой;
- обновлён реквизит «НомерДТ» для более точного отражения данных.
Кроме того, 30 июня был опубликован проект нового формата универсального корректировочного документа (УКД) и корректировочного счета-фактуры (КСФ).
Для перехода на новые форматы предусмотрен переходный период:
- в это время можно будет использовать и старую, и новую версии;
- предварительная дата окончания переходного периода — 1 июля 2026 года.
Обновление форматов вызвано изменениями в законодательстве. Новые корректировочные документы станут максимально похожими по структуре и содержанию на актуальные форматы УПД и счетов-фактур, утвержденные приказом ФНС от 19 декабря 2023 года № ЕД-7-26/970@.
В новых форматах корректировочных документов появятся:
- реквизит «Стоимость товара, подлежащего прослеживаемости, без НДС в рублях»;
- элементы для передачи данных о маркированных товарах, включая GTIN — глобальный идентификационный номер продукции.
Размерность и состав адресных полей будут подкорректированы.
Также учтены последние обновления форматов УПД и счетов-фактур, чтобы обеспечить согласованность и удобство использования.
Новый алгоритм обмена документами
Федеральная налоговая служба и Ассоциация «РОСЭУ» работают над обновлением алгоритма обмена электронными счетами-фактурами между операторами ЭДО. Сейчас обсуждается важное новшество — упрощение процесса запуска документооборота в рамках роуминга.
Роуминг — это технология, которая позволяет разным операторам ЭДО взаимодействовать между собой, обеспечивая обмен электронными документами. Сегодня для начала обмена часто нужно отправлять и принимать специальные приглашения. Это существенно задерживает процесс взаимодействия.
Кстати, рабочая группа ФНС обсуждают возможность отказа от обязательных приглашений. Это нужно, чтобы:
- убрать необходимость отправлять приглашения перед началом обмена;
- сделать ответы на приглашения и сами приглашения опциональными, чтобы не мешать тем, кто к ним привык.
Внедрение поэтапное. Операторы продолжат использовать текущие механизмы, передавая данные в базу ФНС и одновременно отрабатывая работу без приглашений. В будущем сами участники смогут выбирать, использовать ли приглашения или работать без них.
Пока эти изменения находятся на стадии обсуждения и тестирования, и официальные сроки внедрения пока не объявлены.
Главная цель грядущих изменений — сделать обмен электронными документами проще и удобнее для бизнеса, устранить бюрократические преграды и ускорить взаимодействие между контрагентами.
Изменения в экспедиторской деятельности
Федеральный закон от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ вводит важные изменения в работу экспедиторов. Они вступят в силу поэтапно и направлены на повышение прозрачности и контроля в сфере транспортно-экспедиторских услуг.
С 1 сентября 2025 года экспедиторы должны:
- получать от клиента полную информацию о грузе и условиях перевозки до его принятия;
- хранить данные о договорах и перевозках три года после исполнения;
- не передавать персональные данные за пределы РФ, если нет международных оснований.
С 1 марта 2026 года экспедиторы обязаны вносить сведения о своей деятельности в реестр на платформе «ГосЛог». За работу без регистрации планируют ввести ответственность — законопроект уже на рассмотрении.
С 1 сентября 2026 года часть перевозочных документов перейдет в электронный формат. Это касается:
- автотранспортной накладной и заявки;
- ж/д накладной;
- авианакладной;
- документов экспедитора.
Все эти документы нужно будет направлять в государственную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД. При этом Минтранс сможет определять исключения, когда документы разрешат оформлять на бумаге.
Эти изменения упрощают контроль за перевозками, повышают прозрачность работы экспедиторов и помогают защитить права клиентов. Важно заранее подготовиться к нововведениям, чтобы избежать штрафов и сбоев в работе.
Маркировка товаров
В начале июня 2025 года вступили в силу новые постановления, которые вносят важные изменения в правила маркировки товаров. Эти нововведения коснутся разных групп продукции и начнут применяться с 1 сентября 2025 года. Рассмотрим ключевые моменты, связанные с маркировкой и их влиянием на электронный документооборот (ЭДО).
Маркировка табака и никотинсодержащей продукции
С 1 сентября в универсальном передаточном документе (УПД) обязательно должна отражаться информация о цене товара в соответствии с минимальной установленной стоимостью. Если цена указана ниже минимальной, оператор ЭДО вправе отказать в приеме документов или передаче сведений в государственную систему мониторинга оборота товаров (ГИС МТ).
Маркировка пива и слабоалкогольных напитков
С 1 сентября ГИС МТ будет проверять наличие разрешительных документов у производителя продукции. Отказ в приеме документов возможен, если:
- нет данных о разрешениях в реестре оператора;
- отсутствуют сведения в реестре сертификатов и деклараций;
- документы недействительны.
С 1 июля 2026 года сведения об отказах при перемещении товаров будут автоматически передаваться из ГИС МТ в ЕГАИС.
Для пива также вводится новый порядок фиксации и отмены фиксации кодов маркировки.
Эксперименты по маркировке
В разных категориях товаров продолжаются или стартуют эксперименты:
- Слабоалкогольные напитки: эксперимент продлен до августа 2026 года с расширением товарной группы на вина, вермуты и крепкий алкоголь.
- Товары личной гигиены (бритвы и лезвия): эксперимент с июня по август 2025 года, далее с 1 сентября товары перейдут в группу «Косметика и бытовая химия» с обязательным ЭДО поэтапно до 2028 года.
- Растворимые напитки (кофе, чай, какао и др.): эксперимент с июня по август 2025 года, после которого начинается регистрация новых участников и вводится обязательный ЭДО с 2027 и 2028 годов.
- Пищевая продукция для спортсменов: обязательная маркировка с 1 июня 2025 года, с последующим переходом на обязательный ЭДО с марта 2027 года.
Другие важные изменения
- по кормам для животных сохраняется возможность корректировки сведений в объемно-сортовом учете до 1 декабря 2026 года, даже после перехода на поэкземплярный учет;
- сладости и кондитерские изделия переходят на обязательную регистрацию с сентября 2025 года и поэтапный переход на ЭДО до конца 2028 года;
- игрушки для детей до 14 лет будут маркироваться с сентября 2025 года, с обязательным ЭДО с февраля 2027 года;
- строительные материалы в упаковке, такие как бетон, цемент и герметики, тоже попадают под маркировку с сентября 2025 года, с обязательным ЭДО с декабря 2026 года;
- эксперимент по маркировке фармацевтического сырья продлен до августа 2025 года;
- по медицинским изделиям, в том числе санитарно-гигиеническим товарам и перчаткам, обязательный ЭДО сдвинут с сентября 2025 на март 2026 года.
Эти изменения направлены на улучшение контроля за оборотом товаров, повышение прозрачности и безопасности рынка. Важно следить за нововведениями и готовиться к поэтапному переходу на электронный документооборот, чтобы избежать сбоев в работе и штрафных санкций.
Начните вести товарный учет в магазине с сервисом Управление ассортиментом
