С 1 октября 2025 года участников электронного документооборота ждут важные перемены — вступает в силу новый порядок обмена электронной документацией. Если вы работаете с ЭДО, важно быть в курсе: привычные извещения и уведомления уходят в прошлое. Им на смену приходят универсальные сообщения — единый формат, который существенно упростит коммуникацию между контрагентами и сократит количество документооборота.
Что это значит на практике? Универсальные сообщения придут на смену извещениям о получении (ИоП) и уведомлениям об уточнении (УоУ), а сам процесс обмена станет быстрее, прозрачнее и удобнее.
Далее обо всем, что нужно знать о грядущих изменениях: зачем вводят УС, как с ними работать и что нужно подготовить заранее.
Что такое универсальное сообщение (УС)
Универсальные сообщения — это стандартизированные xml-файлы, структура которых будет утверждена ФНС России. Они обеспечивают единый подход к обмену информацией между всеми участниками ЭДО, включая оператора, отправителя и получателя документа.
Что входит в универсальное сообщение:
- ссылка на исходный документ, к которому относится сообщение;
- идентификаторы отправителя и получателя в системе ЭДО;
- код ответа с возможностью оставить комментарий;
- контактные лица сторон.
Ключевые отличия УС от ИоП и УоУ:
- нет ПДО и ПДП: универсальные сообщения не требуют подтверждения даты отправки и получения;
- проще и гибче: можно использовать сколько угодно сообщений по одному документу;
- универсальность: позволяют фиксировать любые факты и договоренности, которые раньше уточнялись через почту или мессенджеры.
Федеральная налоговая служба уже опубликовала на своем сайте технологию обмена УС. Информация об особенностях перехода направлена операторам.
Технология обмена строится на принципах, аналогичных тем, что применяются при обмене счетами-фактурами, и охватывает не только УПД, но и неформализованные документы.
Эта реформа — часть масштабной цифровизации документооборота, инициированной правительством. В её основе лежат Методические рекомендации, утверждённые ФНС в 2024 году, в рамках реализации «дорожной карты» цифровой трансформации госуправления.
Особенности перехода на новую систему
Переход на универсальные сообщения с 1 октября 2025 года станет одним из самых значимых изменений в системе электронного документооборота (ЭДО). И, в отличие от предыдущих обновлений, вроде смены формата счета-фактуры или УПД, на этот раз переходный период не предусмотрен законом. Это значит, что с указанной даты старые форматы извещений (ИоП, УоУ) просто перестанут действовать. Но есть важные нюансы, которые смягчат адаптацию бизнеса.
Что делает этот переход особенным:
- Нет официального переходного периода. Если раньше можно было использовать старый и новый формат одновременно, то теперь — только один: УС.
- Переход не только формальный. Меняется сама логика обмена: вместо нескольких разных документов вводится единый, универсальный формат.
- Поддержка со стороны операторов. Чтобы избежать сбоев и дать бизнесу время на подготовку, операторы ЭДО при поддержке ФНС договорились о "мягком" переходе.
Как всё будет происходить:
До внесения изменений:
- можно использовать действующие форматы документов (ИоП, УоУ);
- параллельно с ними можно использовать УС по смыслу, не исключая полностью предыдущие шаблоны (так сказать, в тандеме).
Это позволит системам и пользователям протестировать новые форматы без остановки текущей работы.
После 1 октября 2025 года:
- использование ИоП и УоУ прекратится полностью;
- в обращении останутся только УС: они заменят все привычные формы извещений и уведомлений.
Почему это важно для бизнеса:
- параллельное существование старых и новых форматов до октября 2025 года позволит системам работать в штатном режиме;
- новые УС легко встраиваются в текущие процессы и поддерживают расширенные функции — от комментариев до кодов статуса;
- больше не нужно поддерживать разные типы сообщений — все сведено к одному формату.
- новый подход упрощает участие в ЭДО как технически, так и по затратам.
Что нужно сделать бизнесу
Для бизнеса это не просто замена формата — это реальный вызов. Чтобы не выпасть из цепочки документооборота, компании нужно заранее подготовить свою учётную систему. Новый формат универсального документа потребует технических и организационных шагов.
Что нужно сделать для подготовки к переходу:
- Проверьте, готова ли ваша учётная система. Убедитесь, что она сможет работать по новым правилам. Если вы пользуетесь внешним подрядчиком или внутренней ИТ-командой, уточните, когда планируется обновление.
- Уточните у партнёров, знают ли они о переходе. Новый формат будет работать только при согласованных действиях с другой стороной. Обмен универсальными документами невозможен без поддержки с обеих сторон.
- Подготовьте сотрудников. Те, кто оформляет и отправляет документы, должны знать, что изменилось и как работать в новой системе. Лучше заранее провести краткие обучающие встречи или разослать инструкции.
Переход на новый формат — это не просто техническое обновление. Это переход к более точному, автоматизированному и удобному документообороту. Те, кто подготовятся заранее, смогут избежать сбоев, ускорить рабочие процессы и соответствовать новым требованиям ФНС.
