Первичные документы в ЭДО

Требования к первичке

Требования к первичным документам закреплены в Федеральном законе № 402-ФЗ. Такие документы нужно составлять в момент хозяйственной операции или сразу после нее. Они подтверждают, что произошло важное для компании событие, и становятся основой для бухгалтерского и налогового учета.

Чтобы первичка имела юридическую силу, в ней обязательно должны быть:

• название документа (заглавными буквами);
• дата составления (по возможности с указанием места);
• наименование организации или ИП, оформившего документ;
• описание сути операции (что произошло и с чем она связана);
• сумма в рублях или иной валюте с указанием единиц измерения;
• должность и ФИО ответственного лица;
• подписи участников сделки или ответственных лиц.

Эти реквизиты обязательны и для бумажных, и для электронных документов. Но электронный формат удобнее: он экономит время, позволяет автоматизировать процессы и упрощает работу с налоговой.

В электронном формате документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Это обязательное условие. Без подписи первичка не будет иметь юридической силы.

Что важно знать об УКЭП:

• выдаётся только аккредитованными удостоверяющими центрами;
• содержит данные о владельце и срок действия;
• проверяется автоматически при передаче документа через оператора ЭДО.

Подписывать первичку могут:

• руководитель компании;
• главный бухгалтер;
• уполномоченное лицо (на основании приказа или по уставу).

Ошибки в первичке — это не только «бумажные» проблемы. Например:

• нет подписи — документ недействителен;
• не указана сумма — нет основания для налогового вычета;
• нарушен формат — контрагент может не принять документ.

За нарушение правил ведения учета предусмотрены штрафы:

• 10 000 рублей — за отсутствие или ошибки в документах;
• от 40 000 рублей — если из-за этого занижена налоговая база (п.1–2 ст.120 НК РФ).

К первичке в ЭДО нужно относиться так же серьезно, как и к бумажным документам: проверять реквизиты, следить за подписями, соблюдать форматы. Это избавит от проблем с налоговой, споров с партнерами и ненужных потерь.

Форма и формат первички

Форма и формат первичных документов — два важных понятия, которые часто путают.

Форма — это внутренняя структура документа, его содержание и правила заполнения. Раньше компании могли использовать стандартные унифицированные формы, а могли создавать свои, главное — включить обязательные реквизиты, установленные нормами закона № 402-ФЗ. С 2013 года унифицированные формы перестали быть обязательными, и бизнес получил больше свободы в оформлении первички.

У электронных документов нет «формы» в привычном смысле, есть только формат — то есть технический вид файла:

• это может быть XML, PDF, JPG и другие расширения;
• форматы регулирует приказ ФНС № ММВ-7-6/602@, который регулярно обновляется, чтобы соответствовать законодательству;
• в нормативных документах нет требований к тому, как электронный документ должен выглядеть на экране или в распечатке.

Электронные документы имеют свои особенности в оформлении. В отличие от бумажных, где подписи ставят обе стороны, в электронном виде подписывает документ только одна сторона — обычно продавец. Он указывает всю необходимую информацию и реквизиты, заверяя документ своей подписью.

На бумажных носителях часто используют штамп подписи — он содержит сведения о владельце подписи, сертификатах и времени подписания. Если документ состоит из нескольких листов, для каждого из них назначается уникальный идентификатор. Это исключает риск подмены страниц после подписания.

Таким образом, форма — это то, как устроен и заполнен документ внутри, а формат — технический вид электронного файла. Понимание этой разницы важно для правильного оформления и работы с первичной документацией в ЭДО.

Виды первички в ЭДО

В электронном документообороте первичные документы бывают разных видов, и важно понимать, какие из них чаще всего используют бизнес и как они делятся по форматам. Документы, которыми обменивается организация через ЭДО, бывают формализованными и неформализованными. Формализованные — это те, у которых есть утвержденные форматы от ФНС, а неформализованные — без таких строгих требований.

Формализованные первичные документы делятся на две группы:

• обязательные к применению: это универсальный передаточный документ (УПД), универсальный корректировочный документ (УКД) и их исправления;
• необязательные, сюда входят все остальные форматы, которые утверждены, но не требуют обязательного использования.

Договоры и контракты, например, давно разрешены в электронном виде, и для них рекомендованы форматы XML или PDF. Выбор формата зависит от задач компании: цифровой формат удобен для анализа и автоматической обработки данных. Но важно, чтобы все стороны договорились, в каком формате и с какой подписью они будут работать. Электронные подписи бывают трех видов:

• простая (ПЭП): подтверждается по SMS или через логин и пароль;
• неквалифицированная (НЭП): создается с помощью специального ПО и дает средний уровень защиты;
• квалифицированная (КЭП): самая надежная, усиленная средствами шифрования.

При подписании договоров чаще всего используется неквалифицированная подпись, при условии, что стороны заключили специальное соглашение о ее использовании.

Первичные учетные документы тоже можно оформлять в электронном виде и подписывать электронной подписью. На сегодня налоговая утвердила форматы таких документов, как:

• счет-фактура;
• универсальный передаточный документ;
• универсальный корректировочный документ;
• товарная накладная;
• акт выполненных работ;
• акт приемки выполненных работ.

Кадровые документы тоже перешли в электронный формат. С 2021 года трудовые договоры, заявления на увольнение и приказы о переводе сотрудников могут оформляться полностью в ЭДО.