УПД и счет-фактура в чем разница

Что такое счет-фактура

Счет-фактура — документ, от которого напрямую зависит право компании на вычет НДС. Без правильно оформленного счета-фактуры нельзя подтвердить налог к возмещению.

Счет-фактура выставляется на:

• отгруженные товары;
• выполненные работы;
• оказанные услуги;
• полученный аванс.

Именно этот документ фиксирует сумму налога, которую должен заплатить продавец и которую вправе заявить к вычету покупатель. Чтобы все сработало, как надо, счет-фактуру нужно не просто вовремя выставить, но и правильно заполнить. Ошибки здесь не мелочи, а реальная угроза для вычета.

Есть четыре критических момента, из-за которых налоговая может отказать в вычете НДС:

• невозможно однозначно определить продавца или покупателя;
• некорректно указано наименование товаров, работ или услуг;
• неправильно рассчитана сумма налога или стоимость;
• допущена ошибка в налоговой ставке.

Если все оформлено корректно, покупатель регистрирует счет-фактуру в книге покупок и указывает ее данные в декларации по НДС.

Когда выставлять счет фактуру

Счет-фактура — это не просто бухгалтерская формальность, а обязательство перед налоговой системой. Если вы платите НДС, вы обязаны вовремя и правильно оформлять этот документ.

По общему правилу, счет-фактура оформляется в течение 5-ти календарных дней после совершения облагаемой НДС операции. Это прямо установлено в п. 3 ст. 168 НК РФ. Но ситуаций, когда это требуется, больше, чем кажется на первый взгляд. Вот ключевые случаи:

• компания является плательщиком НДС и продает товары, оказывает услуги или выполняет работы;
• получен аванс за будущие поставки, даже если товар еще не отгружен;
• компания работает как налоговый агент, например, приобретает работы или услуги у иностранного контрагента;
• организация участвует в экспортных операциях, в том числе в рамках ЕАЭС;
• бизнес действует как посредник (комиссионер, агент) от своего имени;
• используется освобождение от обязанностей налогоплательщика по ст. 145 и 145.1 НК РФ в таком случае счет-фактура все равно оформляется, но с отметкой "без НДС".

С начала этого года добавилось новое правило: компании и ИП на УСН теперь тоже обязаны выставлять счета-фактуры, вести книги покупок и продаж, если их доход за прошлый календарный год превысил 60 миллионов рублей. Это указано в п. 5 ст. 145 НК РФ. Если лимит не превышен можно работать без НДС и не оформлять счета-фактуры (п. 5 ст. 168 и п. 3 ст. 169 НК РФ).

Если обязанность есть, а документ не выставлен это уже нарушение. Причем штрафуют не за сам факт, а за период:

• 10 000 рублей если не выставляли счета-фактуры один квартал;
• 30 000 рублей за два квартала и более;
• если в результате занизили налог штраф составит 20% от суммы НДС, но не менее 40 000 рублей (ст. 120 НК РФ).

При использовании электронного документооборота (ЭДО) важно понимать, с какого момента счет-фактура считается выставленной. Это не дата подписи и не момент отправки. Считается, что счет-фактура выставлена тогда, когда оператор ЭДО зафиксировал ее получение от продавца. Именно эта дата, зафиксированная в техническом подтверждении, является юридически значимой (п. 8 Приказа Минфина от 05.02.2021 14н).

Как выставлять счет-фактуру

С 1 апреля 2025 года, электронные счета-фактуры должны оформляться исключительно по новой версии форматов 5.03. Эти обновленные требования закреплены в приложении 1 к приказу ФНС России от 19 декабря 2023 года ЕД-7-26/970@. Форматы, указанные ранее в приложении 2 к тому же приказу, с этой даты официально утратили силу и больше не применяются.

Что такое УПД

Это форма электронного или бумажного документа, которая позволяет объединить в одном файле сразу две функции: первичного учетного документа и счета-фактуры. Такой подход упрощает документооборот и снижает объем бумажной работы.

УПД может применяться в двух режимах:

• с функцией «ДОП» используется только как первичный документ, подтверждающий факт передачи товаров, выполнения работ или оказания услуг;
• с функцией «СЧФДОП» одновременно выступает и как первичный документ, и как счет-фактура, то есть служит основанием для вычета НДС по правилам ст. 169 НК РФ.

Преимущества использования УПД:

• не нужно оформлять два отдельных документа один заменяет и счет-фактуру, и акт/накладную;
• упрощается электронный документооборот, особенно при большом объеме поставок;
• снижается риск ошибок при двойном оформлении одного и того же события;
• экономится время на обработку, проверку и хранение документов.

Если УПД составлен в соответствии с требованиями законодательства (включает обязательные реквизиты, подписан УКЭП и передан через ЭДО), он полностью признается контролирующими органами и может использоваться для налоговых целей.

Когда выставлять УПД

Универсальный передаточный документ удобно оформлять в тех случаях, когда нужно одновременно зафиксировать передачу товаров или услуг и подтвердить право на вычет по НДС.

Выставление УПД актуально при:

• отгрузке товаров: когда продукция отдается покупателю или передается транспортной компании для доставки;
• оказании услуг: если исполнение обязательств завершено и нужно зафиксировать это документально;
• передаче имущественных прав: например, лицензий или объектов интеллектуальной собственности;
• выполнении работ: когда есть результат, подтверждающий завершение этапа или всей работы;
• посреднических сделках: когда сделка совершается не напрямую, а через доверенное лицо или компанию-посредника.

Важно, чтобы УПД был подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), если он оформляется в ЭДО. Только при соблюдении формата, утвержденного приказом ФНС от 19.12.2023 ЕД-7-26/970@, документ будет иметь юридическую силу и приниматься для целей налогового учета (в том числе по НДС ст. 169 НК РФ).

Как выставлять УПД

Сегодня действует новый формат, утвержденный приложением 1 к приказу ФНС от 19.12.2023 ЕД-7-26/970@. Все старые форматы теперь больше не принимаются.

Новый порядок позволяет использовать УПД в разных ситуациях, и для этого в документе нужно указать специальный статус:

• статус 1: документ одновременно и первичный, и счет-фактура;
• статус 2: только первичный документ (например, накладная или акт).

Какой статус ставить решают поставщик и покупатель. Лучше всего закрепить это в договоре, чтобы не возникло путаницы и споров: некоторые покупатели по-прежнему требуют отдельно и счет-фактуру, и накладную, не понимая, что УПД может заменить оба документа.

Если вы работаете с маркированными или прослеживаемыми товарами, УПД можно оформлять только в электронном виде, и только через оператора электронного документооборота (ЭДО). Это правило установлено в пункте 1 Приказа ЕД-7-26/970@. Даже если вы не платите НДС, например, находитесь на УСН или освобождены по статье 145 НК РФ, вы обязаны выставить электронный УПД с функцией ДОП (статус 2) как первичку.

В каких ситуациях нельзя использовать УПД вместо счета-фактуры

Универсальный передаточный документ действительно помогает упростить документооборот. Он может заменить сразу и счет-фактуру, и первичку накладную или акт. Но есть ситуации, когда использовать только УПД нельзя.

Первое и главное:

• если вы получили аванс от покупателя, УПД в этом случае не подойдет;
• нужно оформить отдельную счет-фактуру на аванс — это прямо предусмотрено Налоговым кодексом (п. 3 ст. 168 НК РФ);
• УПД не подтверждает факт поступления предоплаты, поэтому не может использоваться вместо счета-фактуры в этой ситуации.

Второй важный момент исправления и корректировки. Если вы изначально оформили документы по отдельности счет-фактуру и первичный документ (например, товарную накладную или акт), то и при ошибке придется вносить изменения в каждый из этих документов отдельно. Нельзя оформить один универсальный корректировочный документ и этим заменить исправления в двух разных формах.

Также не всегда удобно использовать УПД в компаниях, где счет-фактуру и первичный документ подписывают разные сотрудники. Например, бухгалтер подписывает СФ, а менеджер накладную. В таких случаях проще и привычнее оформить два документа отдельно. Это не нарушение такой подход допускается и не противоречит закону.