Чтобы легально торговать алкоголем в России, предпринимателю необходимо зарегистрироваться в ЕГАИС - государственной системе, предназначенной для контроля оборота алкогольной продукции. Через нее фиксируются все операции по закупке, хранению и продаже алкоголя, поэтому организации обязаны регулярно передавать в систему сведения о своих действиях.
Работа с ЕГАИС требует корректной настройки оборудования, наличия усиленной квалифицированной электронной подписи и программ, обеспечивающих обмен данными. Чтобы сократить объем ручных операций и избежать ошибок при передаче информации, можно автоматизировать ключевые процессы путем использования терминала Эвотор с товароучетной системой Управление ассортиментом. Такая связка упрощает приемку товарно-транспортных накладных, списание продукции, контроль остатков и передачу данных о продажах в ЕГАИС.
В статье рассказываем, как начать работу с системой, какие требования нужно выполнить и как правильно настроить Эвотор и Управление ассортиментом для полноценной и легальной торговли алкоголем.
Регистрация компании в ЕГАИС и получение ключа ФСРАР
Для начала работы с ЕГАИС необходимо оформить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Она используется для входа в систему и подтверждения достоверности передаваемых сведений. Учтите, что для каждой торговой точки, где ведется реализация алкоголя, оформляется отдельная подпись. Причем пользоваться ею может только тот, на кого она оформлена (как правило, руководитель или штатный сотрудник) - передавать подпись другим лицам запрещено.
Непосредственно порядок регистрации зависит от категории участника алкогольного рынка: производители и импортеры направляют заявку в территориальное подразделение Росалкогольрегулирования, а оптовые, розничные организации и предприятия общественного питания регистрируются самостоятельно через официальный портал ЕГАИС.
Регистрироваться в системе следует с компьютера, на который в дальнейшем будет установлен универсальный транспортный модуль (УТМ) - данный ПК должен соответствовать минимальным техническим требованиям Росалкогольрегулирования, иметь установленную программу ФСРАР-Крипто 3 и корректно-подключенный аппаратный ключ с электронной подписью.
Как только все будет подготовлено, можно приступать к регистрации. Для этого придерживайтесь следующего алгоритма действий:
- На официальном портале ЕГАИС откройте страницу регистрации, ознакомьтесь с условиями подключения и запустите проверку. Если какие-либо компоненты отсутствуют, система предложит установить их автоматически.
- После успешного прохождения проверки нажмите Перейти в личный кабинет, введите пароль от электронной подписи и нажмите Показать сертификаты. В открывшемся окне появится один или несколько сертификатов - по количеству торговых точек. Каждый сертификат содержит сведения об ИНН, КПП и ФИО руководителя - выберите нужный и перейдите в личный кабинет ЕГАИС.
- В боковом меню нажмите Получить ключ доступа и сформируйте RSA-ключ для точки, которую необходимо подключить к ЕГАИС - он требуется для защищенного обмена данными с серверами госсистемы.
Отметим, что каждая торговая точка должна иметь собственный КПП. Если несколько объектов зарегистрированы на один КПП, необходимо обратиться в налоговую службу для их разделения. Только после этого можно будет корректно сформировать RSA-ключ для каждой точки.
После завершения регистрации и генерации ключей необходимо установить УТМ - бесплатное приложение, необходимое для обмена информацией с ЕГАИС. Транспортный модуль не имеет собственного графического интерфейса и интегрируется с внешними системами, поэтому особенности его установки раскрыты в разделе про настройку терминала Эвотор.
Настройка терминала Эвотор для работы с алкоголем
По умолчанию продажа алкоголя на Эвоторе отключена. Чтобы включить ее, нужно приобрести и установить комплект приложений «УТМ Плюс».
Для этого откройте Эвотор.Маркет, выберите УТМ Плюс, нажмите Купить, укажите нужное количество терминалов и оплатите подписку банковской картой или через Эвотор-счет. После оплаты комплект отобразится в разделе Мои приложения, где вы сможете установить нужные приложения.
Если у вас уже есть действующая годовая подписка на «УТМ на терминале», покупать отдельно комплект «УТМ Плюс» не нужно - он автоматически появится в личном кабинете. В этом случае достаточно просто установить три приложения: «Алкоголь», «Обновления под законодательство» и «УТМ на терминале».
Установка приложения «Алкоголь»
Приложение «Алкоголь» обеспечивает взаимодействие терминала с ЕГАИС: прием накладных от поставщиков, управление остатками, проведение вскрытия тары и автоматическую отправку отчетов о продажах.
Для его установки придерживайтесь следующего алгоритма:
- В личном кабинете откройте раздел Мои приложения.
- Найдите комплект УТМ Плюс внизу страницы и выберите в нем приложение Алкоголь.
- Нажмите Установить, отметьте нужный Эвотор галочкой и подтвердите установку.
Если при установке появится ошибка - это нормально. Она означает, что на терминале нет прошивки версии 4.1.0 или выше. Обновление прошивки загрузится автоматически в течение двух суток - после этого можно будет повторить установку.
Подписывайтесь на телеграм канал ТУ СОФТ, чтобы быть в курсе новостей маркировки, законодательства и других важных событий торговли
Установка приложения «Обновления под законодательство»
Порядок установки приложения «Обновления под законодательство» полностью совпадает с рассмотренным выше. Найдите приложение, нажмите Установить, выберите нужный терминал и подтвердите действие.
Учтите, что если ранее на Эвоторе уже была активна подписка на это приложение из комплекта «Смарт-терминал Плюс», старую подписку следует отменить, чтобы избежать двойного списания. Сделать это можно в разделе Личный кабинет → Оплата - просто найдите нужный комплект и нажмите кнопку Отменить подписку.
Подключение УТМ
Для передачи данных в ЕГАИС используется универсальный транспортный модуль (УТМ) - программа, обеспечивающая обмен сведениями между кассой и государственной системой.
Транспортный модуль можно поставить на компьютер, отдельное устройство (УТМ-хаб) или непосредственно на терминал Эвотор. Для этого просто установите приложение «УТМ на терминале» из комплекта «УТМ Плюс».
Чтобы избежать двойной оплаты, также не забудьте отменить старую подписку (если ранее оформлялась отдельно).
После выполнения всех шагов терминал готов к работе с ЕГАИС: он принимает, учитывает и продает алкоголь, а все сведения о движении продукции автоматически фиксируются в системе. При продаже и возврате на бумажном чеке будет печататься символ «[М]», что соответствует требованиям Приказа ФНС № ММВ-7-20/434.
Настройка товароучетной системы Управление ассортиментом
Для корректного учета алкогольной продукции в ЕГАИС необходимо выполнить первичную настройку товароучетной системы Управление ассортиментом и обеспечить синхронизацию данных с терминалами Эвотор.
В первую очередь убедитесь, что на терминале установлен и корректно работает УТМ. Далее установите приложение Управление ассортиментом на все терминалы, через которые осуществляется продажа алкогольной продукции.
Для учета алкоголя требуется специальный модуль для работы с ЕГАИС - если у вас его нет, расширьте действующую подписку в разделе Тарифы. Учтите, что подписка должна быть оформлена на каждый терминал - выбрать нужные можно в соответствующем разделе личного кабинета.
После этого откройте приложение Управление ассортиментом и выполните настройку ЕГАИС:
- Перейдите на вкладку ЕГАИС и выберите любой подраздел (например, Реестр документов).
- В левой части экрана нажмите на иконку Настройка ЕГАИС.
- Отметьте магазины, в которых ведется продажа алкогольной продукции, и нажмите Обновить привязки.
- Если осуществляется реализация немаркированного алкоголя, настройте автоматическое списание продаж.
На этом настройка окончена, но перед началом полноценной работы рекомендуем ознакомиться со всеми инструкциями, в первую очередь с правилами приемки из ТТН - они помогут корректно оформить все документы и избежать распространенных ошибок.
Приемка первой ТТН от поставщика
Когда поставщик формирует партию алкоголя, он создает товарно-транспортную накладную (ТТН) с перечнем позиций, которые отправлены получателю. Если смарт-терминал подключен к ЕГАИС, накладная автоматически поступает в систему после обмена данными с УТМ.
Документ передается на тот терминал, к которому подключен токен с RSA-сертификатом - именно он используется для подписи и идентификации участника в ЕГАИС. Если УТМ работает по локальной сети, ТТН может быть доступна сразу на нескольких терминалах. В остальных случаях каждая касса получает документы только по своему RSA-ключу. Список накладных обновляется автоматически примерно раз в час, но при необходимости можно сделать это вручную. Новые документы выделяются желтым цветом, чтобы их было проще найти.
По умолчанию приемку ТТН можно выполнить только на самом смарт-терминале. Однако при наличии установленного товароучетного приложения накладные будут доступны не только на терминале, но в специальном интерфейсе в личном кабинете Эвотора.
Перед приемкой нужно сверить накладную с фактической поставкой. Для этого откройте раздел Алкоголь → Документы ЕГАИС → Приемка, где отображаются все новые документы. После проверки можно принять накладную полностью, частично или оформить отказ. Хотя приемка и не является фискальной операцией, для нее требуется открытая смена, поскольку при подписании ТТН обновляются остатки алкоголя.
Полная приемка
Если фактическая поставка полностью соответствует накладной, документ принимается целиком. В случае несоответствия, например, поступил другой товар или часть бутылок повреждена, оформляется полный отказ с указанием причины.
При приемке позиции накладной связываются с номенклатурой. Если совпадений нет, создается новая карточка товара, которую необходимо проверить:
- Для крепкого алкоголя автоматически выбирается корректный вид.
- Для маркированного пива необходимо вручную изменить тип с Немаркированный алкоголь на Маркированное пиво.
Учтите, что если один товар поступает с разными алкокодами (например, от разных поставщиков), то необходимо создать отдельные карточки для каждой позиции.
При приемке товара также нужно указать емкость тары. Если количество товара указано в литрах и объем уже учтен, то в соответствующее поле следует вписать единицу.
После сопоставления всех позиций система сформирует документ приемки, который увеличит остатки согласно ТТН. Одновременно терминал предложит направить акт на проверку в ЕГАИС - ответ с подтверждением или отказом должен поступить в течение суток.
Частичная приемка
Частичная приемка осуществляется в случае, когда необходимо принять не всю партию. Для этого напротив каждый позиции в накладной следует выбрать статус «Верно» (если все соответствует) или «Неверно» (если требуется корректировка). После этого откроется окно, в котором для позиций со статусом «Неверно» следует вручную указать количество фактически принимаемых бутылок. В случае с крепким алкоголем дополнительно сканируются марки бутылок, которые ставятся на баланс.
После завершения процедуры формируется акт расхождения с указанием причины частичной приемки - этот документ отправляется поставщику, чтобы он мог списать недостающий товар у себя и в ЕГАИС.
Как и в случае с полной приемкой, проверка акта в ЕГАИС осуществляется в течение суток.
Статусы накладной
Статусы накладной отражают текущее состояние документа. В частности, возможны следующие статусы:
- Новая - накладная получена, но еще не обработана.
- Распроведена - изменения в накладной отменены, с ней можно работать как с новой.
- Отказано в распроведении - отправитель отказался отменять акт.
- Ожидание данных от УТМ - документ отправлен, ответ от ЕГАИС не получен. При задержке более трех дней требуется повторный запрос.
- Ошибка - при обработке документа произошел сбой, подробности доступны в описании накладной.
- Принята - накладная принята полностью или частично, товар поставлен на баланс.
- Отклонена - накладная отклонена.
- Отозвана - отправитель отозвал документ, вероятно, будет отправлена новая ТТН.
Если накладная не принята, это может означать ошибку в документе или сбой в ЕГАИС. В этом случае необходимо проверить накладную и при необходимости отправить ее повторно или обратиться в поддержку. После зачисления алкоголя на баланс магазина он обязательно отобразится в товарных остатках: Алкоголь → Товарные остатки.
Таким образом, использование терминала Эвотор в связке с товароучетной системой Управление ассортиментом позволяет автоматизировать работу с ЕГАИС, минимизировать количество ручных операций и, как следствие, снизить риск ошибок.
Начните вести товарный учет в магазине с сервисом Управление ассортиментом
