Если вы работаете в розничной торговле и имеете дело с маркированной продукцией, то вам важно не просто соблюдать требования, но и контролировать свои товарные остатки.
Ниже рассмотрим, как проверить остатки маркированной продукции и расскажем, что делать, если остались неучтенные товары, произведенные до введения обязательной маркировки.
Зачем контролировать остатки в честном знаке
Многие предприниматели до сих пор недооценивают важность учета остатков маркированной продукции, особенно когда речь идет о товарах, выпущенных до введения обязательной маркировки. Однако без точных данных легко оказаться в ситуации, когда продукцию нельзя продать, а значит — вложенные средства превращаются в убытки.
Почему же важно контролировать остатки в Честном знаке? Сейчас расскажем.
Чтобы не потерять товар и деньги
Остатки немаркированных товаров, произведенных до старта обязательной маркировки, разрешено продавать только в определенный срок. После окончания этого периода такие товары:
- либо подлежат обязательной маркировке с получением кодов через ГИС МТ;
- либо полностью выводятся из оборота (утилизируются или возвращаются поставщику).
Если предприниматель не проконтролировал остатки вовремя, он рискует не только нарушить закон, но и потерять прибыль с уже оплаченного товара.
Чтобы избежать штрафов и проверок
Если в магазине или на складе будут обнаружены товары без маркировки, которые нужно вносить в систему, предпринимателя могут привлечь к административной ответственности. При этом проверяющие органы ориентируются на данные из Честного знака, а не только на внутренние документы магазина. Несоответствие — это риск штрафов, блокировок операций и даже изъятия продукции.
Для точного учета и планирования
Для участников с подключенной ОСУ доступен виртуальный склад — с агрегированным отображением количества товаров по каждому ГТИН. Это позволяет быстрее ориентироваться в остатках и выявлять нестыковки. Остальные участники видят лишь списки кодов маркировки с указанием их статусов — в обороте, выбытие, передача и т.д.
Контроль остатков помогает:
- исключить ошибки при вводе или выбытии маркированных товаров;
- избежать штрафов за нарушения правил оборота;
- своевременно выявлять коды, которые не переданы или не выведены корректно;
- синхронизировать информацию между внутренней системой учёта и данными в Честном знаке.
Таким образом, даже при ограниченном функционале важно регулярно сверять данные — это основа прозрачной работы с маркированной продукцией и минимизация рисков.
Для работы с аналитикой и отчетностью
Система «Честный знак» предоставляет удобные отчеты по остаткам: данные по всем магазинам доступны на одной вкладке. Это особенно полезно для сетевого ритейла, где нужно видеть картину в целом, выявлять отклонения и быстро корректировать стратегию.
Как посмотреть остатки в Честном знаке
Посмотреть остатки могут только зарегистрированные участники системы. После регистрации вы получаете доступ к личному кабинету, в котором отображаются все данные о бизнесе, включая движение и наличие маркированных товаров.
Для проверки остатков необходимо выполнить такие шаги:
Шаг 1. Авторизация. Для начала работы необходимо войти в личный кабинет участника оборота на сайте «Честного знака» с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).
Шаг 2. Переход к отчёту. После авторизации:
- выберите нужную товарную группу;
- в левом меню перейдите в раздел «Отчёты»;
- выберите опцию «Отчет по виртуальному складу».
Шаг 3. Настройка параметров. Перед формированием отчета заполните параметры в панели слева. Укажите:
- Начало и окончание периода: выберите нужный диапазон дат.
- Вид отчета: рекомендуется выбрать «С детализацией», чтобы видеть влияние конкретных документов на остатки.
- GTIN | Наименование товара: при необходимости укажите конкретный товар (начните ввод кода или названия, появится подсказка).
- Признак владельца карточки — настройте фильтр: отображать собственные, полученные или все коды товара.
- При необходимости можно воспользоваться кнопками «Все», «Отменить» и «Инверсия» для массовой настройки значений.
После ввода параметров нажмите кнопку «Применить».
Шаг 4. Анализ отчета. В сформированном отчете будет отображена сводная информация по каждому GTIN:
- количество КИ на начало и конец периода;
- (если применимо) вес или объём товаров — только для товарных групп с объемно-сортовым учетом (ОСУ);
- приход и расход КИ за выбранный период;
- при детализации — перечень операций, повлиявших на баланс, с указанием типа документа (УПД, чек, акт выбытия и др.).
Суммарные данные по остаткам отображаются как над таблицей (начальные), так и под ней (конечные). Эти цифры позволяют понять общую динамику движения маркированной продукции.
Важно помнить: система «Честный знак» показывает только текущее положение кодов маркировки — какие из них находятся «в обороте», «выбыли», «переданы» и т.п. Она не заменяет внутреннюю учетную систему.
Для покупателей система Честный знак также предоставляет доступ к информации о товарах. С помощью мобильного приложения можно:
- отсканировать код маркировки;
- получить сведения о подлинности продукции и ее статусе.
Однако информация о конкретных остатках в магазине доступна только участникам оборота через личный кабинет.
Почему расходятся данные
Наиболее распространённые причины расхождений:
- Нарушения при продаже маркированных товаров. Часто продавцы забывают отсканировать код, используют старые шаблоны чеков или проводят продажу без фиксации выбытия в системе. В результате товар уходит с полки, но продолжает числиться на остатке.
- Кражи или потери товаров. Если маркированный товар украден или утерян, а акт списания не оформлен, он не будет удален из оборота. Это формирует расхождение между фактическим и системным учетом.
- Ошибки онлайн-касс. Неправильная прошивка, сбои в работе оборудования или устаревшие версии ПО мешают передаче данных в систему. Иногда кассы не распознают коды или некорректно обрабатывают их при сканировании.
- Проблемы с интернет-соединением. Если связь нестабильна, данные о продаже могут не отправиться в систему своевременно или вовсе не попасть в нее. Это приводит к появлению «зависших» кодов маркировки.
- Отсутствие или просрочка договора с ОФД. Без действующего договора информация о выбытии товара просто не передаётся. В таких случаях коды остаются в системе как активные, даже если товар уже продан.
- Неправильная работа сканеров. Некоторые сканеры не поддерживают новые форматы кодов или читают их с ошибками. Это особенно актуально при работе с мелкими этикетками или поврежденными кодами.
- Минусовые остатки. Возникают, если было продано больше товара, чем числилось в приемке. Допустимы только для отдельных категорий (например, вода или молочная продукция), но сигнализируют о системной ошибке.
- Зависшие остатки (пересорт). Это самая частая проблема: товар продан, но информация о его выбытии не дошла до системы. Такие коды продолжают «висеть» в «Честном знаке», создавая иллюзию наличия.
Чтобы минимизировать риск расхождений, необходимо регулярно проверять работу кассовой техники, актуальность договоров с ОФД, исправность сканеров и стабильность интернета. Постоянный контроль за корректной продажей маркированных товаров поможет сохранить точность учёта и избежать проблем с регулятором.
Как устранить расхождения
Устранение расхождений между фактическими остатками и данными в Честном знаке начинается с проведения инвентаризации. Так можно выявить излишки, недостачи и зависшие коды. Далее необходимо принять корректирующие меры в зависимости от ситуации.
Чтобы устранить расхождения:
- Проведите инвентаризацию. Сверьте фактические остатки с теми, что отображаются в системе. Особое внимание уделите маркированному товару — проверьте наличие кодов на продукции и их статус в личном кабинете.
- Выведите из оборота недостающие товары. Если маркированный товар утерян, украден или поврежден, его нужно списать через функцию «Вывод из оборота» с указанием причины (например, «утрата» или «брак»).
- Списывайте проблемные коды вручную. При наличии зависших остатков (товаров, проданных, но не выбывших из системы) можно воспользоваться инструментом списания кодов в личном кабинете. Это позволит устранить лишние позиции и синхронизировать данные.
- Проверьте корректность работы кассовой техники. Убедитесь, что кассы отправляют чеки в систему, сканеры считывают коды, а договор с ОФД активен.
- Повторите инвентаризацию после корректировок. После завершения всех действий желательно снова сверить остатки, чтобы убедиться, что данные синхронизированы и расхождения устранены.
Регулярная проверка остатков и оперативное исправление ошибок помогают поддерживать актуальные данные в «Честном знаке» и избегать штрафов.
Начните вести учет маркированных товаров с сервисом Управление ассортиментом
