Работа с маркированной продукцией отличается от обычной онлайн-торговли: требуется корректное оформление кассовых чеков, своевременное выбытие кодов из оборота и регулярную синхронизацию для помарочного контроля товарных остатков.
Поэтому, если компания планирует продавать товары, подлежащие обязательной маркировке, через свой интернет-магазин, необходимо заранее позаботиться о грамотной организации всех ключевых процессов. В ином случае допущенные ошибки могут привести не только к блокировке движения товара, но и к претензиям со стороны контролирующих органов.
В статье рассказываем, как интернет-магазину подготовиться к торговле маркированной продукцией, о чем следует позаботиться и что продумать заранее.
Общие правила при продаже маркированного товара
Код маркировки (Data Matrix) закрепляется за каждым товаром, подлежащим обязательной маркировке, и сопровождает его на всем пути - от производителя или импортера до покупки конечным потребителем. На каждом этапе у участников оборота есть свои обязанности. Для розничного продавца, включая интернет-магазины, выполнение требований сводится к следующему:
- приемка товара от поставщика по УПД с зачислением кодов маркировки на баланс магазина;
- получение оплаты от покупателя наличными или электронными средствами;
- оформление кассового чека продажи через онлайн-кассу с указанием кодов маркировки реализуемого товара (в момент продажи код выбывает из оборота);
- передача чека покупателю в бумажной или электронной форме.
Иногда покупатель добавляет в заказ сразу несколько вариантов одного и того же товара, чтобы выбрать на месте. Например, клиент заказал блузку, но не определился с цветом и размером. В корзине оказалось 4 позиции: M и L в кремовом и бежевом цвете. Курьер привозит все четыре вещи (и, как следствие, четыре разных кода маркировки). После примерки на месте покупатель выбирает только одну блузку. В такой ситуации важно, чтобы в чеке был отражен ровно тот код, который соответствует проданному товару, а остальные коды не выводились из оборота.
Схема может выглядеть следующим образом: курьер сообщает в офис, какая именно вещь была приобретена. Офис формирует чек полного расчета с корректным кодом маркировки и отправляет его клиенту на электронную почту. Если же чек был пробит сразу при оформлении заказа на сайте (что допускается, например, когда доставка осуществляется в тот же день), продавец должен оформить вывод из оборота именно того товара, который по итогу был передан покупателю.
Эти шаги обязательны при любой модели торговли. Однако порядок оформления документов и вывода кодов маркировки из оборота будет отличаться в зависимости от того, как именно организован процесс: продажа в розничной точке, дистанционная оплата на сайте, доставка силами магазина или через стороннюю службу.
Продажа с оплатой при получении
Если магазин не принимает платежи онлайн, облачная касса не обязательна. Вопрос оформления и передачи чека зависит от того, как именно устроена доставка.
- Доставка собственными курьерами. В этом случае используется касса, зарегистрированная на продавца, которая должна поддерживать работу с маркированной продукцией. Схема аналогична покупке в офлайн-магазине: курьер пробивает чек при передаче заказа и одновременно выводит код маркировки из оборота.
- Доставка через стороннюю курьерскую службу. Если у продавца заключен договор с курьерской компанией, то чек может быть сформирован на ее кассе. В документе в любом случае указывается ИНН продавца и код маркировки. Информация о продаже автоматически поступает в систему «Честный знак», а товар списывается с баланса.
- Доставка почтой. Здесь возможны сложности: не все службы готовы указывать коды маркировки в кассовом чеке. В такой ситуации продавец должен заранее оформить документ «Вывод из оборота» с причиной «Дистанционная продажа». Покупатель получит кассовый чек от почтового оператора с ИНН продавца, но без кода маркировки. Сам код при этом будет списан с остатков на основании заранее оформленного документа.
Таким образом, при оплате заказа в момент получения порядок действий зависит от выбранного способа доставки. Если курьер или служба доставки может пробить чек с кодом маркировки - код выводится из оборота автоматически. Если же такая возможность отсутствует (например, при отправке почтой), продавцу нужно заранее оформить вывод из оборота. Однако в любом случае именно продавец отвечает за корректное списание товара и отражение операции в системе «Честный знак».
Продажа с оплатой на сайте
Если покупатель оплачивает заказ картой или иным электронным способом прямо на сайте, требуется облачная (цифровая) онлайн-касса. Это виртуальный аналог физического кассового аппарата, который работает через интернет. Хотя как такового оборудования на стороне продавца нет, для корректной работы все также необходим договор с оператором фискальных данных (ОФД) и фискальный накопитель.
Схема работы выглядит так:
- При поступлении оплаты на сайте формируется чек предоплаты или аванса.
- Код маркировки фиксируется при сборке заказа.
- В момент передачи товара покупателю создается окончательный кассовый чек, в который добавляется ранее отсканированный код.
- Этот чек в электронной форме направляется покупателю, а код выводится из оборота в «Честном знаке».
Отметим, что если торговля ведется и в офлайн-точке, и на сайте, можно использовать не отдельную облачную кассу, а уже существующую физическую кассу магазина: в таком случае чеки по онлайн-оплатам пробиваются вручную или с помощью автоматизированной интеграции. Главное - чтобы чек был оформлен не позднее даты доставки и был передан покупателю.
Отслеживание заказов: почему это важно
Для интернет-магазина важно не только корректно оформлять чеки и проводить списание маркированных товаров, но и в режиме реального времени отслеживать статус каждого заказа. В ином случае, если компания продает товары не только через собственный сайт, но и через маркетплейсы или другие каналы, риск потери информации резко возрастает.
В свою очередь разрозненный учет ведет к ошибкам: товар может числиться проданным в одном канале, но оставаться «в наличии» в другом. Поэтому оптимально, когда все заказы собираются в одном окне - в единой системе управления. Это позволяет видеть, на каком этапе находится каждый заказ, контролировать сроки доставки и иметь в быстром доступе актуальный отчет об остатках. Благодаря этому можно принимать оперативные решения. Например, отправить несколько товаров на выбор покупателю или оперативно сделать заказ товара поставщику.
Фискализация оплат и списание остатков
Продажа маркированных товаров в интернете не ограничивается передачей заказа покупателю. Чтобы операция считалась корректно оформленной, продавцу необходимо выполнить несколько обязательных шагов:
- Зафиксировать оплату через кассу - оформить кассовый чек с указанием кода маркировки и суммы оплаты, независимо от того, наличный это расчет или электронный платеж.
- Передать данные оператору фискальных данных - направить чек в систему ОФД, откуда информация автоматически поступает в налоговые органы и в «Честный знак».
- Списать товар с остатков, вывести код маркировки из оборота - корректно отразить продажу в учете и вывести уникальный код Data Matrix, чтобы товар больше не числился в обороте и не мог быть повторно продан.
Невыполнение любого из перечисленных этапов означает нарушение правил оборота маркированной продукции, что чревато наступлением целого ряда неблагоприятных последствий.
Для удобства все эти процессы можно объединить в одной системе. Когда кассовые чеки, заказы и остатки отображаются в едином окне, снижается риск ошибок и дублирования операций. Продавец сразу видит, какие платежи прошли фискализацию, какие товары доставлены и какие коды уже выведены из оборота. Такой подход особенно важен для компаний с широкой номенклатурой и несколькими каналами продаж, где оперативный и точный ручной контроль практически невозможен.
Что важно учитывать при продаже маркированных товаров через сайт
- Корректная работа с кодами маркировки. Каждый товар сопровождается собственным кодом и в чеке должен быть указан именно тот, что продан покупателю.
- Настройка онлайн-кассы. Кассовое решение должно поддерживать передачу кодов маркировки ОФД и их внесение в чек.
- Отработка частичных покупок. Если клиент заказал несколько позиций, но выкупил только одну, из оборота должен выбыть только купленный товар.
- Выбор формы оплаты. Схема работы с кодами маркировки отличается для онлайн-платежа, наложенного платежа и доставки курьером.
- Взаимодействие с курьерскими службами. Нужно проверить, как они формируют чеки и поддерживают ли работу с маркированной продукцией.
- Согласованность учета. Важно, чтобы данные о заказах, оплате и остатках синхронизировались в единой системе. Это снижает риски ошибок и экономит время сотрудников.
Начните вести товарный учет в магазине с сервисом Управление ассортиментом
