Подписывать электронные документы в ФГИС «Меркурий» могут только сотрудники, внесенные в систему от имени организации. Их учетные записи создаются администратором компании при регистрации или добавлении новых пользователей. Для каждого сотрудника назначаются индивидуальный логин, пароль и роль с определёнными правами доступа.
Чтобы подписывать документы юридически значимым способом, пользователю потребуется электронная подпись (ЭЦП), совместимая с государственными системами.
Назначение прав сотрудникам
После регистрации компании в ФГИС «Меркурий» администратор должен закрепить за пользователями роли и права, определяющие их функции. Только сотрудники, которым предоставлен доступ к операциям с электронными ветеринарными сопроводительными документами (ВСД), смогут их подписывать. Важно понимать, что система не допускает коллективных учетных записей — каждая подпись должна быть связана с конкретным человеком.
Права сотрудника в системе включают:
- просмотр информации и оформление заявок;
- оформление и подписание эВСД;
- обработку возвратных документов;
- подтверждение или отклонение партий продукции.
Только наличие права на подписание документов позволяет пользователю завершить оформление.
Требования к электронной подписи
Работа в «Меркурии» невозможна без ЭЦП, поскольку именно она обеспечивает юридическую значимость всех действий. Подойдет квалифицированная подпись, выданная аккредитованным удостоверяющим центром. При ее выборе нужно учитывать такие нюансы:
- ЭЦП должна быть оформлена на конкретного сотрудника, а не на организацию;
- сертификат должен содержать актуальные данные владельца (ФИО, ИНН, СНИЛС и др.);
- срок действия подписи ограничен, поэтому нужно следить за своевременным продлением;
- ключ должен поддерживать работу с государственными ИС (в том числе ФГИС «ВетИС»).
При регистрации через модуль «Цербер» сведения о владельце ЭЦП автоматически сверяются с данными из реестров ЕГРЮЛ и ЕГРИП. Это исключает возможность подписания документов лицами, не имеющими юридического права действовать от имени организации.
Порядок добавления сотрудников для подписания документов
Чтобы сотрудник мог подписывать документы, администратор должен включить его в список пользователей компании. Для этого необходимо:
- Зайти в личный кабинет «Меркурия» и выбрать организацию.
- Открыть раздел управления пользователями.
- Добавить нового сотрудника, указав:
- ФИО, гражданство, паспортные данные;
- СНИЛС и персональный адрес электронной почты (коллективные адреса не допускаются);
- роль и права доступа (например, оператор или администратор).
- Сохранить изменения и дождаться подтверждения регистрации.
После добавления учетной записи пользователю придет письмо с реквизитами доступа. Он должен войти в систему, сменить временный пароль и привязать к профилю свой номер телефона, а также загрузить ЭЦП.
Важно отметить, что с 1 декабря 2024 года в «Меркурий» осуществляется только через ЕСИА. Это означает, что данные профиля сотрудника в системе должны быть синхронизированы с порталом Госуслуг. Это не самый удобный формат работы. Товароучетные решения предлагают альтернативу — авторизацию стандартным способом по логину и паролю.
Если программа работает через Ветис.АПИ, это значит, что ни вам, ни вашим сотрудникам не придется использовать личный кабинет Госуслуг для входа в «Меркурий»
Как подписывать электронные документы
Процесс подписания ВСД или других документов в «Меркурии» выполняется через встроенный функционал:
- Сотрудник выбирает нужный документ (например, ВСД на партию продукции).
- Проверяет корректность внесенных данных: реквизиты партии, сведения о транспорте, адреса отправителя и получателя.
- В блоке подписания нажимает кнопку «Подписать».
- Система предлагает выбрать сертификат ЭЦП, установленный на компьютере.
- После выбора и подтверждения документ считается подписанным и приобретает юридическую силу.
Важно: подписание возможно только при действующем сертификате ЭЦП. Если срок его действия истек или подпись отозвана удостоверяющим центром, система заблокирует операцию.
Возможные ошибки и их устранение
На практике при подписании документов могут возникнуть технические или организационные сложности. Наиболее распространенные ситуации:
- несовпадение данных: ФИО или паспорт сотрудника не совпадает с информацией в сертификате;
- дубликат пользователя: сотрудник уже зарегистрирован с таким же e-mail или паспортными данными;
- просроченный сертификат ЭЦП: необходимо получить новый ключ в аккредитованном центре;
- ошибка отправки письма с реквизитами — указывайте только рабочие, уникальные адреса электронной почты.
В случае системных ошибок или блокировки учетной записи рекомендуется обращаться в службу поддержки Россельхознадзора либо в удостоверяющий центр, выдавший подпись.
Организация работы компании с ЭЦП
Чтобы снизить риски ошибок и обеспечить бесперебойную работу, рекомендуется заранее наладить внутренние процедуры. В частности:
- назначить одного или нескольких администраторов, которые будут отвечать за добавление и контроль сотрудников;
- вести учет действующих ЭЦП: даты выдачи, срок действия, привязка к конкретным сотрудникам;
- обучить персонал работе с «Меркурием», включая порядок подписания и аннулирования документов;
- при увольнении сотрудника своевременно блокировать его доступ и отозвать подпись.
Такая организация исключает ситуации, когда документы подписывает человек без полномочий или с недействительной подписью.
Таким образом, подписывать электронные документы в ФГИС «Меркурий» могут только сотрудники, внесенные в систему и обеспеченные действующей ЭЦП. Администратору компании важно правильно оформить права доступа, а самим пользователям — соблюдать правила подписания и следить за актуальностью своих ключей.
