Ведение корпоративного справочника часто воспринимается как рутинная административная задача. На деле же это один из ключевых инструментов, который помогает компании экономить деньги, оптимизировать закупки и ускорять работу сотрудников. Нередко организации теряют значительные средства не из-за завышенных цен поставщиков, а из-за хаоса в своем каталоге: дублирующих товаров, несогласованных наименований и несистемной информации.
Если кассиры и закупщики сталкиваются с «разрозненным» каталогом, они тратят время на уточнение информации, а компания — деньги на пересорт и лишние закупки. Создание упорядоченного справочника позволяет не только снизить затраты, но и облегчить работу персонала.
Почему хаос в справочнике дорого обходится
Ошибки в каталоге напрямую влияют на финансы и эффективность работы. Даже небольшая путаница с наименованиями может привести к серьезным последствиям:
- пересорт: закупщики заказывают товар с неверными характеристиками или у разных поставщиков, что приводит к лишним затратам;
- нереализованные запасы: дублирующиеся позиции занимают место на складе, замораживая деньги;
- замедление работы кассиров: сотрудники тратят время на уточнение информации, поиск нужного товара и сверку с ценами.
Например, если в справочнике есть несколько позиций «Ручка шариковая синяя», каждая с разным артикулом, закупщик может приобрести товар у разных поставщиков, упустив возможность сэкономить за счет оптовой скидки. Кассир, в свою очередь, будет долго искать нужный товар в системе и сверять данные.
Оптимизация каталога: с чего начать
Приведение справочника в порядок не требует революционных изменений, но требует системного подхода.
- Анализ текущего состояния. Сначала необходимо понять масштаб проблемы: сколько позиций в справочнике, какие товары дублируются, какие записи неполные или устаревшие. Для этого используют Excel, ERP-системы или специализированное ПО для работы с каталогами.
- Очистка и стандартизация данных. После анализа удаляют дубликаты, уточняют описание товаров и устанавливают единые правила наименования. Например, сначала указывается бренд, затем модель, а потом характеристики. Так сотрудники видят полную информацию с первого взгляда.
- Настройка правил для новых записей. Чтобы избежать повторного хаоса, вводят строгие шаблоны и обязательные поля: категория, характеристика, единица измерения, артикул. Это позволяет автоматизировать ввод данных и снизить риск ошибок.
Такая последовательная работа сокращает пересорт, упрощает работу кассиров и закупщиков, а также делает закупки более прозрачными и контролируемыми.
Подписывайтесь на телеграм канал ТУ СОФТ, чтобы быть в курсе новостей маркировки, законодательства и других важных событий торговли
Автоматизация и поддержка справочника
После первичной очистки важно поддерживать порядок в справочнике. Опыт показывает, что регулярное обновление данных экономит ресурсы и предотвращает накопление ошибок.
- Автоматические проверки. Система может уведомлять о дубликатах, некорректных единицах измерения или несоответствии стандартам.
- Интеграция с закупками и складом. Связка справочника с ERP или кассовой системой позволяет видеть актуальные остатки, предотвращает лишние заказы и пересорт.
- Централизованный контроль. Когда справочник унифицирован, все подразделения работают с одной информацией: филиалы видят, что товар есть на складе другого отделения, и могут перемещать его, а не закупать заново.
Автоматизация особенно эффективна для компаний с большим количеством позиций: сокращается ручной труд, ускоряется обработка заявок, и снижается вероятность ошибок.
Преимущества упорядоченного справочника
Организация корпоративного справочника приносит ощутимые результаты:
- сокращение лишних затрат: дублирующие позиции и пересорт уходят в прошлое;
- экономия времени сотрудников: кассиры и закупщики быстрее находят нужный товар, сокращая время обработки заявок;
- прозрачность закупок: руководство видит реальные остатки и может централизовать закупки, выбирая выгодные условия у поставщиков;
- контроль качества данных: в справочнике всегда актуальная информация о характеристиках, ценах и поставщиках.
В крупных компаниях нормализованный справочник может уменьшить количество позиций на 60–70%, что автоматически снижает нагрузку на отдел закупок и складской учет.
Вывод
Порядок в корпоративном справочнике — это не просто удобство для сотрудников, а реальная возможность сэкономить деньги компании. Систематизация данных, удаление дубликатов и настройка единых правил для новых записей позволяют:
- избежать пересорта и лишних закупок;
- облегчить работу кассиров и закупщиков;
- улучшить контроль над запасами и финансовыми потоками.
Компании, которые игнорируют этот процесс, теряют ресурсы на хаотичные закупки и исправление ошибок. Те же, кто приводит справочник в порядок и поддерживает его актуальность, получают инструмент для прозрачных и эффективных закупок, экономии средств и повышения скорости работы сотрудников.
Начните вести товарный учет в магазине с сервисом Управление ассортиментом
