Интернет-магазин может работать не только с физическими лицами, но и с организациями и индивидуальными предпринимателями. Сотрудничество с бизнесом отличается от стандартной розничной схемы. Здесь важно учитывать дополнительные нюансы документооборота, правила приема оплаты, особенности оформления кассового чека и порядок передачи маркированных товаров. Если заранее не продумать эти моменты, допущенные ошибки могут привести к нарушению законодательства и претензиям со стороны налоговых органов. В статье рассказываем об особенностях онлайн-продаж организациям и ИП, а также объясняем, как грамотно организовать работу.
Продажи физическим лицам
Модель взаимодействия с обычными физическими лицами максимально простая. Как правило, процесс выглядит следующим образом: клиент заходит на сайт, выбирает товар, оформляет заказ и указывает удобный способ получения - курьерскую доставку или самовывоз. На этапе оплаты у него также есть выбор: рассчитаться заранее банковской картой на сайте либо оплатить покупку при получении.
Для продавца процесс состоит из двух частей - общих действий, которые обязательны для всех товаров, и дополнительных шагов, связанных с продажей маркированной продукции.
При любой продаже нужно зарегистрировать кассовый чек через онлайн-кассу, а затем передать его покупателю в бумажной или электронной форме. В случае с маркированной продукцией есть несколько важных особенностей:
- в кассовом чеке обязательно указываются коды маркировки (Data Matrix), которые были отсканированы при сборке заказа;
- после оформления чека коды автоматически выводятся из оборота и товар списывается с баланса продавца;
- информация о продаже передается в систему «Честный знак».
При доставке своими курьерами чек формируется на кассе продавца. При работе через стороннюю службу - чек может пробиваться на кассе партнера, но с указанием ИНН продавца. Если доставка идет почтой и служба не готова печатать коды маркировки в чеке, продавец оформляет документ «Вывод из оборота» с причиной «Дистанционная продажа».
В целом процесс понятен и прозрачен. Главное - своевременно фискализировать оплату и вывести код маркировки из оборота.
Продажи юридическим лицам или ИП
Работа с бизнесом отличается от стандартной розничной схемы. Поэтому, если вы планируете продавать продукцию организациями и ИП, необходимо учесть ряд важных моментов и заранее продумать весь порядок взаимодействия.
Оплата и получение заказа
Бизнес может оплачивать товары несколькими способами. Основные из них следующие:
- Корпоративная карта - специальная карта, привязанная к расчетному счету компании. Оплата проводится от имени организации и сразу корректно отражается в учете.
- Личная карта сотрудника - оплата проходит как обычная покупка физического лица. В этом случае для учета затрат в компании потребуется подтверждающий документ, оформленный на организацию.
- Безналичный перевод - перечисление средств со счета юрлица или ИП. Этот способ чаще всего используется при регулярных закупках и крупных поставках.
При получении заказа действует отдельное правило: забирать товар может только уполномоченный представитель покупателя. Для этого оформляется доверенность, подтверждающая право сотрудника действовать от имени организации или предпринимателя. Без такого документа магазин рискует передать товар не тому лицу и впоследствии столкнуться с претензиями.
Оформление документов
Продажа юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю сопровождается следующими документами:
- Кассовый чек. Онлайн-касса должна уметь печатать или формировать в электронном виде реквизиты покупателя - ИНН и наименование компании. Это обязательное условие: без указания реквизитов юрлицо не сможет включить расходы в налоговый учет.
- УПД (универсальный передаточный документ). Документ сочетает функции счета-фактуры и товарной накладной. Он нужен при работе с НДС, а также обязателен при продаже маркированных товаров. УПД можно оформить на бумаге, но на практике удобнее использовать ЭДО (электронный документооборот), поскольку это существенно ускоряет обмен документами и снижает риск ошибок. Если же речь идет о работе с маркированной продукцией, то использование ЭДО становится обязательным.
- Акты и накладные. В зависимости от вида товара магазин может дополнительно формировать акты и накладные на отпуск товара.
Чтобы не запутаться в платежах и документах, важно грамотно организовать весь процесс работы. Например, использовать единую систему, в которой можно одновременно вести заказы, формировать кассовые чеки и готовить УПД.
В таком случае продавцу не нужно вручную сверять данные (все документы формируются автоматически на основании заказа), что упрощает работу и минимизирует вероятность возникновения различных ошибок.
Особенности продажи бизнесу маркированных товаров
Продажа маркированных товаров юридическим лицам и ИП требует особенно внимательного подхода. Здесь важно правильно отразить движение кодов маркировки в системе «Честный знак». Особенности оформления зависят от того, с какой целью покупатель приобретает товар: для собственных нужд или для дальнейшей перепродажи.
Покупка для собственных нужд. Если компания или предприниматель приобретает товар для внутреннего использования (например, для оснащения сотрудников или собственного производства), коды маркировки выводятся из оборота на стороне продавца. Основанием для этого является УПД с соответствующим признаком операции.
Покупка для перепродажи. Если покупатель сам является участником оборота маркированной продукции и планирует реализовывать товары дальше, коды маркировки переходят на его баланс. В этом случае они указываются в УПД, и после подписания документа через ЭДО информация поступает в систему «Честный знак».
Таким образом, работа интернет-магазина с физическими лицами, организациями и индивидуальными предпринимателями существенно различается. Однако во всех случаях на продавце лежит обязанность правильно зафиксировать оплату, сформировать кассовый чек (за исключением случаев оплаты на основании счета, когда чек не требуется), передать его покупателю и вывести товар из оборота.
Когда заказов становится много, а каналов продаж несколько (собственный сайт, маркетплейсы, офлайн-точки), ручное ведение учета превращается в источник ошибок и лишних трудозатрат. Решение - использовать автоматизированные инструменты, которые объединяют работу с заказами, чеками, УПД и остатками в одном окне.
Начните вести товарный учет в магазине с сервисом Управление ассортиментом
