Если срок годности продукта истек, его нужно списать. Для этого недостаточно просто убрать продукцию из продажи или с кухни. Необходимо отделить ее от годных остатков, оформить документы и подтвердить утилизацию или уничтожение.
В статье рассказываем, когда продукты нужно списывать, как оформить списание в рознице и общепите и что учитывать в 2026 году.
Когда продукты нужно списывать
Продукты списывают в день, когда истек срок годности. Даже если продукция выглядит нормально, продавать ее строго запрещено. Списанию подлежат все продукты с истекшим сроком годности, независимо от места хранения: на полке, на складе, в холодильнике и в зоне выкладки.
В общепите списывают не только закупленные продукты, но и собственную готовую продукцию, если закончился срок ее реализации. Поэтому под списание попадают и сырье с истекшим сроком годности, и блюда, которые уже нельзя отпускать гостю. Например, готовые первые и вторые блюда на мармите, горячей плите и в емкостях с подогревом для шведского стола можно держать не более трех часов с момента изготовления. После этого их нужно списать.
Что делать после выявления просрочки
Если вы нашли просроченную продукцию, сразу уберите ее из продажи или из работы и отделите от годных остатков. Для такой продукции нужно организовать временное хранение отдельно от остального товара. Закон требует вести строгий учет изъятой из обращения продукции и обеспечить ее сохранность до утилизации или уничтожения.
После этого зафиксируйте в документах:
- наименование продукции;
- количество;
- дату выявления;
- причину списания;
- место временного хранения.
Следующий шаг — определить способ выбытия. Утилизация — это дальнейшее использование продукции или отходов после переработки. Уничтожение — окончательное исключение из оборота без дальнейшего использования. Если для партии нужна экспертиза, способ выбытия определяют по ее результатам. Если продукцию можно законно и безопасно направить на переработку, ее утилизируют. Если использовать ее дальше нельзя или она опасна, ее уничтожают.
Какие документы оформить на списание
Для списания просроченных продуктов одной отметки в учете недостаточно. Нужны документы, по которым видно, какую продукцию вы изъяли из оборота, по какой причине списали и как подтвердили ее дальнейшее выбытие. Для акта списания можно взять форму ТОРГ-16 или утвердить свою форму. Закон это допускает. Но в документе должны быть обязательные реквизиты: название, дата составления, кто составил документ, что именно произошло, сколько продукции списывают, кто отвечает за оформление и чья подпись подтверждает документ.
Если просрочку вы выявили самостоятельно, оформляйте:
- документ, где зафиксированы наименование продукции, количество, дата выявления и причина списания;
- акт на списание товаров;
- акт утилизации или уничтожения, если продукцию выбыли своими силами;
- договор, акт приема-передачи и акт оказанных услуг, если продукцию передали сторонней организации на утилизацию или уничтожение.
В документах лучше сразу указать наименование продукта, количество, дату списания, причину выбытия, место временного хранения и способ дальнейшего выбытия.
Если продукцию изъяли по предписанию надзорного органа, после утилизации или уничтожения нужно передать в этот орган документ или заверенную копию документа, который подтверждает факт выбытия.
Особенности списания алкоголя и маркированной продукции
Если просроченный товар подлежит маркировке, при списании его нужно вывести из оборота в системе Честный знак. Для этого оформляют документ о выводе из оборота и указывают причину списания — например, истечение срока годности. В Управлении ассортиментом это можно сделать на основании документа списания: сервис открывает документ Вывод из оборота и подставляет товар для дальнейшей отправки в Честный знак.
Если истек срок годности у алкоголя, порядок его списания зависит от категории. Для крепкого алкоголя списание отражают в ЕГАИС. Для маркированного пива и слабоалкогольных напитков просрочку нужно вывести из оборота в системе маркировки. В Управлении ассортиментом эти действия тоже можно оформить через документ списания.
Подписывайтесь на телеграм канал ТУ СОФТ, чтобы быть в курсе новостей маркировки, законодательства и других важных событий торговли
Когда нужна экспертиза, а когда можно обойтись без нее
Если у продукции просто истек срок годности, экспертиза обычно не нужна. То же правило действует, когда у товара нет обязательного срока годности, есть явные признаки порчи по виду, запаху или консистенции, либо показатели не соответствуют обязательным требованиям. В таких случаях продукцию можно уничтожить без экспертизы.
Экспертиза нужна, когда без нее нельзя решить, что делать с продукцией дальше. Такой вопрос возникает, если вы хотите не уничтожить продукцию, а направить ее на утилизацию. Отдельное правило действует для использования некачественных пищевых продуктов как корма для сельскохозяйственных животных. В этом случае нужна ветеринарно-санитарная экспертиза.
Что учесть в бухгалтерии и налогах
В бухучете просроченные продукты списывают на основании акта. Такая продукция больше не считается активом, поэтому ее нужно снять с учета. Стоимость списанной продукции отражают как потери от порчи ценностей. Дальше сумму относят либо на виновное лицо, либо на прочие расходы, если виновного нет.
На ОСНО стоимость списанной просрочки и расходы на ее уничтожение или утилизацию можно учесть в расходах по налогу на прибыль. Для этого нужны документы на списание и документы, которые подтверждают дальнейшее выбытие продукции.
На УСН с объектом «Доходы минус расходы» такие расходы с 2026 года можно учитывать, если они документально подтверждены и экономически обоснованы. На УСН с объектом «Доходы» налоговую базу они не уменьшают.
С НДС подход другой. Восстанавливать налог только потому, что вы списали просроченный товар, не нужно. Перечень случаев, когда НДС надо восстановить, закрытый и списание товара с истекшим сроком годности в него не входит.
Как снизить списания и упростить контроль сроков годности
Чем позже вы находите просрочку, тем больше потери и тем больше ручной работы со списанием. Если сроки годности контролируют в таблицах или вручную по полкам, просроченный остаток часто находят уже после истечения срока. Потом приходится отдельно разбирать, что списывать, где это лежит и какие документы собирать.
В Управлении ассортиментом можно заранее задать срок хранения в карточке товара. В системе есть отчет по срокам хранения. Он показывает потенциально просроченный остаток по номенклатуре. Так проще увидеть риск до того, как товар зависнет на полке или на складе. Там же можно контролировать остатки и минимальный запас по товарам.
Если бухгалтерия работает в 1С, можно настроить обмен данными между Управлением ассортиментом и 1С. Сервис поддерживает автоматическую загрузку и выгрузку данных о товарах и документах, что упрощает сверку остатков и снижает объем ручных переносов.
Главное о списании просроченных продуктов
- Продукты списывают в день, когда истек срок годности. Продавать такую продукцию нельзя.
- После выявления просрочку нужно сразу убрать из продажи или из работы, отделить от годных остатков и передать на временное хранение.
- Для списания нужны документы: акт на списание и подтверждение того, что продукцию утилизировали или уничтожили.
- На ОСНО стоимость просрочки и расходы на ее выбытие можно учитывать в расходах. На УСН «Доходы минус расходы» с 2026 года такие расходы тоже можно учитывать при наличии документов и обоснования. На УСН «Доходы» — нельзя.
- НДС из-за списания просроченного товара восстанавливать не нужно. Чтобы просрочка не накапливалась, сроки хранения лучше контролировать заранее. В Управлении ассортиментом для этого есть отдельный отчет по срокам хранения.
Начните вести товарный учет в магазине с сервисом Управление ассортиментом
