Товарный учет в магазине розничной торговли

Что такое товарный учет

Это контроль торговых операций и фиксация всех этапов: от поступления на склад до момента продажи. Он позволяет отслеживать движение каждой единицы продукции, формировать актуальные остатки, предотвращать дефицит или избыток, а значит - напрямую влияет на прибыльность торговой точки.

По сути, товарный учет - это «зеркало» всех процессов, происходящих в розничной торговле. Он фиксирует:

• закупку товара у поставщиков;
• приемку и хранение на складе или в торговом зале;
• продажу конечному покупателю;
• возвраты, списания, перемещения между точками;
• отчеты по обороту, остаткам и прибыльности.

Без точного учета невозможно принять обоснованное решение: что докупить, какую позицию вывести из ассортимента, а какую — продвигать. Работа «на глаз» или в тетради — путь к потерянной выручке и хаосу в учете.

Сегодня большинство магазинов используют специализированные программы, например, «1С:Управление торговлей».

Такие решения:

• автоматизируют процессы;
• дают мгновенный доступ к данным;
• позволяют интегрировать ЭДО, проводить аналитику и настраивать логистику.

Это не просто учет - это основа эффективного управления продажами и запасами.

Виды товарного учета

Существует несколько ключевых видов учета, каждый из которых решает свою задачу и вносит вклад в прибыльность торговой точки.

Оперативный учет - ежедневный контроль, без которого невозможно быстро реагировать на изменения. Он нужен, чтобы:

• отслеживать остатки товаров в реальном времени;
• анализировать спрос и принимать решения о закупках;
• управлять акциями и скидками на залежалый товар;
• своевременно пополнять ассортимент.

Благодаря оперативному учету владелец магазина всегда понимает, что происходит «здесь и сейчас» и может корректировать работу без потерь.

Бухгалтерский учет - вид учета, обязательный для всех юридических лиц и ИП на общей системе налогообложения. Такой учет:

• отражает закупки, продажи и списания;
• формирует налоговую и финансовую отчетность;
• позволяет отслеживать расходы: аренду, зарплату, налоги, логистику;
• помогает рассчитывать себестоимость и прибыль.

Важно: ошибки в бухгалтерском учете могут привести к штрафам, доначислениям налогов или даже блокировке счета.

Есть еще складской учет. Он отвечает за учет всех товарных запасов на складе и помогает:

• уточнять, какие товары есть в наличии;
• выявлять неликвиды и быстро избавляться от них;
• контролировать сроки годности и условия хранения;
• избегать дефицита или избыточных закупок;
• проводить регулярные инвентаризации.

В зависимости от особенностей бизнеса складской учет ведется партионно (по партиям поставок) или сортово (по наименованиям).

И последнее - управленческий учет. Это внутренний инструмент анализа, который не требуется по закону, но необходим для эффективного управления магазином. С его помощью можно:

• выявлять нерентабельные направления и оптимизировать издержки;
• планировать бюджеты и прогнозировать прибыль;
• анализировать эффективность маркетинга, скидок и акций;
• предотвращать кассовые разрывы и избыточные расходы;
• принимать стратегические решения на основе фактических данных.

Управленческий учет показывает, как работает бизнес в деталях, и помогает найти точки роста.

Для эффективной работы магазина одного вида учета недостаточно. Только сочетание оперативного, бухгалтерского, складского и управленческого учета дает полную картину и позволяет принимать обоснованные решения, минимизировать убытки и управлять магазином как прибыльным бизнесом.

Как вести товарный учет в розничном магазине

Грамотный товарный учет - это не просто таблицы и цифры, а инструмент, от которого напрямую зависит прибыльность магазина. Он позволяет контролировать движение товаров, вовремя пополнять запасы, исключать недостачи и принимать решения на основе фактов, а не догадок. Вести учет можно тремя основными способами — у каждого свои плюсы и ограничения.

Учет вручную (на бумаге)

Классический способ, который все реже применяют в современных магазинах. Это выглядит следующим образом: продавец вручную фиксирует данные о поступлении и продаже товаров в тетрадь или журнал, рассчитывает выручку и остатки, сопоставляет их с фактом.

Минусы такого подхода:

• высокая вероятность ошибок;
• трудоемкость — особенно при большом ассортименте;
• отсутствие аналитики в разрезе конкретных товаров;
• сложно находить причины расхождений и контролировать персонал.

Этот метод подходит разве что для микробизнеса с ограниченным количеством позиций и низким оборотом.

Учет в Excel

Шаг вперед по сравнению с бумагой: данные фиксируются в электронной таблице. Ответственные лица могут настроить шаблоны и формулы, чтобы отслеживать наименования товаров, цены и количество, остатки и выручку, а также динамику продаж за период.

Но и здесь есть слабые места:

• данные всё равно вводятся вручную;
• сохраняется риск ошибок: от опечатки до некорректной формулы;
• нет полноценной аналитики и автоматизации процессов;
• сложно контролировать сотрудников и хранить историю операций.

Excel - это временное решение, которое подходит на старте, но не масштабируется вместе с бизнесом.

Автоматизированный товарный учет (в программах)

Это оптимальный способ учета для современных магазинов. Используются специализированные программы, которые позволяют:

• видеть актуальные остатки на складе в режиме реального времени;
• планировать закупки на основе аналитики;
• отслеживать движение каждого товара по всей цепочке;
• проводить инвентаризации и выявлять недостачи;
• находить слабые места в работе персонала;
• принимать управленческие решения на основе данных, а не интуиции.

Приведем пример. В магазине игрушек система учета показывает, какие категории товаров продаются лучше, а какие — только занимают место. Это позволяет не замораживать деньги в неходовом товаре и увеличить долю прибыльных продаж.

Одна из популярных программ - Управление ассортиментом. Сервис подключается к онлайн кассе Эвотор, Атол или aQsi.

Операции товарного учета

Чтобы избежать ошибок, недостач и претензий со стороны налоговой, важно правильно оформлять каждую операцию и документировать все действия.

Учет поступления товаров

Операция начинается с оформления накладной, где указываются:

• поставщик и реквизиты сделки;
• наименование товаров;
• закупочная цена;
• сумма НДС;
• характеристики ТМЦ.

После приемки товар приходуется. Если магазин ведет учет по отпускным ценам, на товар сразу формируется наценка. Именно здесь важно не перепутать два понятия:

• закупочная цена — то, сколько вы заплатили за товар поставщику;
• себестоимость — это закупочная цена + логистика, аренда, зарплата, налоги и другие расходы.

Неправильная наценка — частая ошибка, которая может привести к убыткам уже на этапе продажи.

Учет перемещения (складской учет)

После оприходования начинается складской этап. Здесь важно:

• фиксировать, какие товары находятся на складе;
• учитывать их количество и стоимость;
• следить за перемещением между торговыми точками или зонами хранения.

Эти данные позволяют избежать пересортов и затоваривания, а также вовремя пополнять запасы востребованных позиций.

Учет выбытия (продажа, списание, возвраты)

Выбытие товара — это не только продажа. Это и любые случаи, когда товар покидает учет: списание по порче или просрочке, кражи, возвраты поставщику.

Что сопровождает выбытие:

• продажа — оформляется кассовым или товарным чеком;
• возврат — сопровождается соответствующим актом;
• порча или списание — оформляется актом на списание ТМЦ;
• выручка — отражается в приходно-кассовом ордере, составляемом в конце смены.

На основе этих данных бухгалтер делает ежедневные проводки и формирует отчетность.

Учет остатков

Контроль остатков - ключевая операция, особенно в розничной торговле. Чтобы точно понимать, что есть в наличии, необходимо регулярно проводить инвентаризации.

Зачем нужен учет остатков:

• выявление недостач или излишков;
• борьба с пересортицей (одних товаров слишком мало, других — слишком много);
• точное планирование закупок;
• своевременное списание испорченного или устаревшего товара.

Инвентаризация может проводиться ежедневно, особенно если учет ведется вручную. Все выявленные отклонения фиксируются актами - это важно для отчетности и корректировки баланса.

Документы, сопровождающие товарные операции:

• накладные;
• приходные и расходные ордера;
• акты списания;
• инвентаризационные ведомости;
• кассовые и товарные чеки.

Каждая операция в товарном учете — это звено одной цепи. Пропуск хотя бы одного шага или документа может привести к финансовым потерям, ошибкам в отчетности или проблемам с налоговой. Вести учет нужно системно — это фундамент устойчивой и прибыльной торговли.