Товаросопроводительные документы подтверждают, что поставщик передал товар, а магазин его получил. По ним товар принимают к учету, сверяют отгрузку и проверяют, хватает ли документов для вычета НДС.
Поэтому важно понимать, какой документ подтверждает передачу товара, какой нужен для вычета НДС, а какой относится к перевозке. В статье разберем, какой документ нужен в каждой ситуации и где предприниматель может ошибиться.
Какие документы сопровождают поставку товара чаще всего
При обычной поставке товара магазину чаще всего встречаются четыре документа:
- УПД — может объединять в одном документе передачу товара и счет-фактуру.
- ТОРГ-12 — подтверждает передачу товара.
- Счет-фактура — нужен для вычета НДС.
- Транспортная накладная — относится к перевозке груза.
Главное — не путать их роли. Один документ подтверждает передачу товара, другой нужен для вычета НДС, третий — для перевозки.
УПД: когда одного документа достаточно
УПД объединяет реквизиты счета-фактуры и документа о передаче товара. Его используют вместо отдельной накладной и счета-фактуры:
- УПД со статусом 1 заменяет и первичный документ, и счет-фактуру. По нему можно принять товар к учету и заявить вычет НДС, если остальные условия для вычета соблюдены.
- УПД со статусом 2 заменяет только документ о передаче товара. Для вычета НДС он не подходит. Если магазин работает с НДС, поставщик должен выставить еще и счет-фактуру.
Пример: магазин получил партию обуви и УПД со статусом 1. Отдельные ТОРГ-12 и счет-фактура уже не нужны. Если по той же поставке пришел УПД со статусом 2, товар можно принять к учету, но для вычета НДС понадобится отдельный счет-фактура.
Что проверить в УПД:
- статус 1 или 2;
- продавца и покупателя;
- наименование товара;
- количество товара;
- ставку НДС и сумму налога, если это УПД со статусом 1;
- подписи сторон.
На аванс УПД не выставляют. В этом случае нужен счет-фактура.
Более подробно про УПД и его заполнение читайте в нашей статье «Универсальный передаточный документ в 2026 году: как работать с УПД без ошибок».
Когда нужна ТОРГ-12
ТОРГ-12 оформляют, когда нужно подтвердить передачу товара покупателю. По этой накладной покупатель принимает товар к учету, а продавец подтверждает отгрузку.
Сама по себе ТОРГ-12 не заменяет счет-фактуру. Если магазин работает с НДС и хочет заявить вычет, вместе с накладной нужен счет-фактура. Исключение — ситуация, когда поставщик оформил УПД со статусом 1.
Пример: магазин бытовой химии получил от поставщика ТОРГ-12 на партию товара. Для учета поставки этого достаточно. Для вычета НДС нужен еще счет-фактура.
Что проверить в ТОРГ-12:
- поставщика и грузополучателя;
- наименование товара;
- количество и единицы измерения;
- дату отгрузки;
- подписи со стороны продавца и покупателя.
Если в накладной есть ошибки или не хватает подписей, лучше уточнить документ у поставщика до того, как товар уйдет в учет и дальше в вычет НДС.
Когда нужен счет-фактура
Счет-фактура нужен для вычета НДС. Он не подтверждает саму передачу товара так, как это делает накладная или УПД со статусом 1.
Если поставщик оформил УПД со статусом 1, отдельный счет-фактура не нужен. Если товар передают по ТОРГ-12 или по УПД со статусом 2, счет-фактуру выставляют отдельно.
Пример: поставщик отгрузил магазину товар по ТОРГ-12 и отдельно выставил счет-фактуру. Такой комплект нормален: накладная подтверждает передачу товара, а счет-фактура нужен для вычета НДС.
Что проверить в счете-фактуре:
- номер и дату документа;
- продавца и покупателя;
- наименование товара;
- стоимость товара;
- ставку НДС и сумму налога;
- подписи уполномоченных лиц.
Для счета-фактуры особенно важно проверить ставку НДС и сумму налога. Именно здесь ошибки чаще всего мешают вычету.
Подписывайтесь на телеграм канал ТУ СОФТ, чтобы быть в курсе новостей маркировки, законодательства и других важных событий торговли
Когда оформляют транспортную накладную
Транспортную накладную оформляют, когда есть договор перевозки автомобильным транспортом. Она нужна не для самой передачи товара, а для перевозки груза.
УПД, ТОРГ-12 и счет-фактура транспортную накладную не заменяют. Эти документы относятся к поставке товара, а транспортная накладная — к его доставке.
Пример: поставщик отправил товар на склад магазина через стороннего перевозчика. В этом случае для товара могут быть УПД или ТОРГ-12, а для перевозки нужна отдельная транспортная накладная.
Что проверить в транспортной накладной:
- грузоотправителя;
- грузополучателя;
- перевозчика;
- сведения о грузе;
- подписи участников перевозки.
Если транспортной накладной нет, у магазина могут возникнуть проблемы с подтверждением самой перевозки и расходов на доставку.
Какие еще документы могут встречаться при передаче и перевозке товара
При поставке товара могут встречаться и другие формы документов:
- М-15;
- ТТН;
- единый транспортный документ.
Накладную М-15 используют при передаче материалов вне обычной продажи, например при внутреннем перемещении.
ТТН применяют как сопроводительный документ при отгрузке алкогольной и спиртосодержащей продукции. Она не заменяет транспортную накладную.
Единый транспортный документ используют при прямых смешанных перевозках. Для обычной поставки товара магазину он не нужен.
Собирать одновременно все документы не нужно. Достаточно понять, какой документ подтверждает товар, какой нужен для НДС и нужен ли отдельный документ на перевозку.
Где магазины ошибаются чаще всего
Чаще всего ошибка не в названии документа, а в том, что ему приписывают не ту функцию.
Вот ситуации, в которых чаще всего возникает путаница:
- считают, что ТОРГ-12 дает право на вычет без счета-фактуры;
- принимают УПД со статусом 2 так, как будто он заменяет счет-фактуру;
- думают, что УПД или ТОРГ-12 заменяют транспортную накладную;
- замечают отсутствие нужного документа уже после приемки товара.
Пример: магазин получил ТОРГ-12 на поставку товара и решил, что этого достаточно для вычета НДС. Это ошибка. По накладной товар можно принять к учету, но для вычета нужен счет-фактура или УПД со статусом 1.
Как упростить работу с товаросопроводительными документами
Больше всего проблем возникает на приемке. Предпринимателю нужно не просто принять товар, а сразу сверить саму поставку и все документы по ней.
На практике документы приходят из разных систем. УПД — по ЭДО. ТТН по пиву — через ЕГАИС. ВСД по молочной продукции — через Меркурий. Марки по маркируемому товару нужно проверить в «Честном знаке». Часть документов может приехать вместе с грузом.
Проверять приходится все сразу: наименование товара, количество, сроки годности, марки, а также наличие и корректность документов. Например, по пиву нужно принять товар, проверить ТТН и подписать УПД. По молочной продукции — принять товар, подписать УПД и убедиться, что по этой же поставке есть ветеринарные документы и они погашены.
Пока товар не проверен и документы по нему не подтверждены, продавать его нельзя. Ошибки при приемке неизбежно ведут к сбоям в продажах, расхождениям по остаткам и налоговым рискам
Снизить этот риск помогает работа в одной системе. Сервис Управление ассортиментом позволяет управлять всеми этапами поставки в одном окне: сверить поступившие товары и первичку, проконтролировать налоги и принять товар на склад, без переключения между вкладками. За счет этого магазин быстрее видит расхождения и не пропускает ситуацию, когда товар уже приехал, а нужный документ не подписан или не подтвержден.
Материал подготовлен на основе:
- Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
- Постановления Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.
- Постановления Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200.
Начните вести товарный учет в магазине с сервисом Управление ассортиментом
