Управление правами доступа: как товароучетная система упрощает контроль за сотрудниками

Не секрет, что правильный учет помогает избежать пересорта, убытков и максимально наладить процесс автоматизации торговли. С расширением бизнеса самостоятельно следить за всеми тонкостями процесса становится практически невозможно и ряд функций приходится делегировать наёмным сотрудникам. Это стало еще проще с появлением в товароучетном приложении Управление ассортиментом возможности управлять правами доступа.

Давайте рассмотрим на примерах, какие именно права доступа можно настроить в приложении Управление ассортиментом при классическом распределении ролей в организации. Однако, помните, что окончательное решение о том, какие функции открывать сотрудникам, напрямую зависит от возложенных на них обязанностей.

Кейс 1 - Скрываем закупочные цены

Собственник решил возложить часть функций на сотрудника. Дал ему доступ в Управление ассортиментом, но не хочет чтобы тот видел цены закупки.

Закупочную цену товаров можно увидеть:

• в реестре товаров,
• в документах на вкладке Товарный учет,
• в отчетах.

Читайте обо всех функциях управления ролями, доступных к настройке в инструкции.

Чтобы сотрудник не увидел закупочные цены в приложении, выполните указанные ниже рекомендации.

Скрываем закупочную цену в товарном справочнике

Если предоставляете доступ сотруднику к реестру товаров, но хотите скрыть от него закупочные цены, выполните следующие действия:

1. Скройте отображение полей Цена закупки и Наценка в реестре и сохраните персональную настройку №1 (по умолчанию будет загружаться реестр без этих данных).
2. Отключите для роли доступ к следующим функциям раздела “Справочник товаров”:

• Просматривать карточки товаров (чтобы цену не увидели в карточке).
• Редактировать товары (чтобы цену не увидели в карточке).
• Восстанавливать товары из корзины (чтобы цену не увидели в реестре восстановления товаров).
• Экспортировать товары (чтобы цену не увидели в выгрузке).
• Просматривать остатки и себестоимость (чтобы цену не увидели в отчете).
• Настраивать отображение столбцов в реестре (чтобы не могли изменить отображение столбцов в реестре).

Скрываем закупочную цену в документах товарного учета

Если предоставляете доступ сотруднику к товароучетным документам, но хотите скрыть от него закупочные цены, выполните следующие действия:

1. Скройте отображение поля Цена закупки в реестре и сохраните персональную настройку №1 (по умолчанию будет загружаться реестр без этих данных).
2. Скройте отображение полей Цена закупки и Наценка и сохраните персональную настройку №1 во всех товароучетных документах (по умолчанию будет загружаться документ без этих данных).
3. Отключите для роли доступ к следующей функции раздела “Товарный учет”:

• Настраивать отображение столбцов в реестре и в документах (чтобы не могли изменить отображение столбцов в реестре)

Скрываем отображение закупочной цены в отчетах

Отключите доступы ко всем отчетам, в которых есть цена закупки:

• Движение товаров
• Остатки товара
• Реестр продаж
• Анализ товаров (ABC/XYZ)
• Отчет по НДС

Кейс 2 - Разделяем доступ к разным магазинам в сети

У собственника 3 магазина. В каждом магазине есть директор, который отвечает за эффективность работы магазина. У директора магазина есть все права на свой магазин, другие магазины он не видит.

Для этого:

• роли директора откройте доступ ко всем функциям приложения,
• сотруднику с ролью директора добавьте только один магазин, которым он управляет.

Кейс 3 - Разделить доступ к функциям для разных сотрудников

Крупный магазин с большим ассортиментом и миллионным оборотами. В штате есть: кассир, менеджер торгового зала, менеджер по закупкам, товаровед, и бухгалтер.

Согласно вмененным обязанностям:

• Кассир осуществляет продажи и возвраты товаров на торговой точке, ведет кассовый учет.
• Менеджер торгового зала контролирует работу кассиров на торговой точке, вывешивает ценники и следит за отсутствием просрочки в торговом зале.
• Менеджер по закупкам обеспечивает наличие товаров, формирует заказы поставщикам, контролирует расчеты с поставщиками, оформляет приемки.
• Товаровед ведет учет, контролирует работу менеджеров по закупкам, списывает товары, анализирует остатки, принимает решение по ассортименту и поставщикам, назначает минимально допустимые остатки товаров.
• Бухгалтер ведет финансовый учет, расчеты с контрагентами, контролирует доходы и расходы магазина, формирует налоговые документы.

Учитывая, что все описанные функции кассир выполняет только на терминале, доступ в приложение ему не требуется. Права доступа для остальных должностей могут быть назначены так:

Начните управлять доступами в товароучётную систему:

1. Подключите товароучётную систему Управление ассортиментом
2. В маркете Эвотор в настройках тарифа** добавьте в подписку количество сотрудников, которым потребуется доступ к приложению.
3. В личном кабинете создайте роль и пригласите сотрудника/ов.
4. Настройте права доступа к приложению «Управление Ассортиментом».
5. Перейдите в «Управление Ассортиментом» и подтвердите сотруднику доступ.

Подробнее в инструкции.

* Премиальные тарифы включают авторизованный вход для двух пользователей, остальные - для одного.