По закону практически все компании и ИП, работающие с физическими лицами, обязаны использовать онлайн-кассу для выдачи чеков и автоматической передачи сведений в налоговую инспекцию. Чтобы чек формировался правильно, необходимо заранее прописать корректные реквизиты и внести наименования товаров. В статье рассказываем о кассовых чеках, говорим об обязательных реквизитах, а также объясняем, что такое признак способа расчета.
Обязательные реквизиты кассового чека
Перечень реквизитов, которые должны присутствовать в кассовом чеке, определен ст. 4.7 Закона о применении ККТ. Список несколько варьируется в зависимости от того, в каком виде выдается фискальный документ - в электронном или на бумажном носителе. Все реквизиты можно поделить на 8 ключевых блоков:
1. Сведения о владельце кассы
- Наименование и ИНН организации либо ФИО и ИНН индивидуального предпринимателя - к примеру, ООО «Ромашка» или ИП Иванов Иван Иванович.
2. Сведения о кассе
- Регистрационный номер ККТ и номер фискального накопителя - вся информация должна быть быть в документах на оборудование. Также данные можно посмотреть в личном кабинете на сайте налоговой.
- Адрес расчетов - адрес, где используется касса.
- Место расчетов - название магазина или адрес интернет-сайта.
3. Техническая информация о чеке
- Наименование документа, дата и время его формирования, номер смены и порядковый номер чека за текущую смену - в бумажном чеке может отсутствовать номер чека и номер за текущую смену.
- Порядковый номер фискального документа - номер с момента активации ФН. При подсчете учитываются не только чеки, но и любые другие документы.
- Используемая система налогообложения - ОСН, УСН ДОХОД, УСН ДОХОД - РАСХОД, ЕСХН либо ПАТЕНТ. В печатный чек можно не включать.
- Адрес сайта ФНС - https://www.nalog.gov.ru/. В печатный чек можно не включать.
- Фискальный признак документа - как правило, 10 цифр в формате ФПД 1234567890
- Адрес электронной почты отправителя - адрес ОФД или владельца кассы (при самостоятельной отправке). В бумажных чеках не указывают.
4. Информация о кассире
- ФИО, должность и ИНН (при наличии) - информация о сотруднике, который принял оплату. При оплате через интернет или автомат сведения не указываются. В бумажном чеке данный раздел опционален.
5. Информация о проданных товарах (услугах)
- Наименование товара и количество - наименование и количество каждого проданного товара, работы или услуги.
- Цена товара - стоимость с учетом всех скидок и наценок.
- Признак товара - товар, подакцизный товар, работа, услуга, ставка игры, выигрыш, лотерейный билет, выигрыш лотереи, платеж или выплата, агентское вознаграждение. В бумажном чеке информация опциональна.
6. Сведения о сумме продаж и НДС
- Признак расчета - приход, возврат прихода, расход, возврат расхода.
- Стоимость товара с НДС - не касается товаров, не облагаемых НДС.
- Код товара - актуально только для маркированной продукции.
7. Информация о покупателе
- Номер телефона или электронная почта - указывается при продаже через интернет либо если покупатель самостоятельно попросил прислать электронный документ.
8. QR-код
- QR-код - код для считывания информации о чеке и проверки всех реквизитов.
Помимо этого, в чеке может быть и другая информация, в частности, о типе оплаты и форме расчета.
Типы оплаты и виды расчетов
Тип оплаты - то, как покупатель рассчитался за товар, работу или услугу. В кассовом чеке могут быть указаны следующие типы оплаты:
- наличными;
- безналичными;
- предоплатой (зачет аванса);
- постоплатой (продажа в кредит);
- встречным предоставлением (неденежные способы оплаты).
Дополнительным реквизитом кассового чека является признак способа расчета (важно не путать с упомянутым выше типом оплаты). Несмотря на схожие названия, реквизиты имеют совершенно разную суть. Признак способа расчета может иметь следующие значения:
- полный расчет;
- предоплата;
- предоплата 100%;
- аванс;
- частичный расчет и кредит;
- передача в кредит;
- оплата кредита.
Далее более подробно рассмотрим каждый вид расчета.
Полный расчет
Самый распространенный случай - покупатель полностью оплачивает всю сумму, окончательно рассчитывается с продавцом и сразу же получает свой товар.
Все остальные формы расчетов применяются в случае, когда момент передачи товара (оказания услуги) не совпадает с моментом проведения оплаты.
Аванс/предоплата/предоплата 100%
При внесении предоплаты в чеке обязательно указывается, как именно это сделано. Всего есть 3 варианта:
- Аванс - когда клиент не определился и не знает, на что именно потратит деньги. Например, человек оплатил услуги строительной компании, но еще не решил, какая модель дома ему нужна.
- Предоплата - когда клиент точно знает, что ему нужно. К примеру, покупатель оплатил 50% стоимости товара перед отправкой, а оставшуюся сумму внесет при получении.
- Предоплата 100% - когда товар или услуга известны и вся сумма внесена целиком. Например, человек оплатил заказ в интернет-магазине и ждет его доставки.
Разберем на примере:
Клиент внес предоплату на сайте и оплатил картой. В кассовом чеке будет: Признак способа расчета - Предоплата 100%, а Тип оплаты - Безналичными.
Когда клиент получит товар, нужно зарегистрировать чек: Признак способа расчета - Полный расчет, Тип оплаты - Предоплатой (зачет аванса).
Помните, что в одном чеке одновременно может присутствовать сразу несколько позиций с разными признаками способа расчета. К примеру, товар с признаком Аванс и товар с признаком Полный расчет.
Кредит/частичный расчет и кредит
При оформлении покупки в кредит (товар отпускается сразу, оплата поступает позже) в чек добавляют один из следующих реквизитов:
- Частичный расчет и кредит - когда покупатель вносит часть оплаты и сразу же забирает товар. Например, человек приобретает машину в кредит и вносит первый платеж по заключенному договору.
- Передача в кредит - когда покупатель получает товар без какой-либо оплаты, в том числе без первоначального взноса.
- Оплата кредита - когда покупатель оплачивает кредит за ранее переданный товар или оказанную услугу.
Как и в предыдущем случае, в чеке могут присутствовать позиции с разными признаками расчета.
Разберем на примере рекомендаций ФНС, о которых мы рассказывали в статье О новых правилах работы с ККТ для общепита. С 1 марта 2025 чек следует печатать после того, как клиент запросит счет, но до момента получения оплаты.
Клиент готов расплатиться за ужин, официант распечатает кассовый: Признак способа расчета - Передача в кредит, Тип оплаты - Постоплатой (продажа в кредит).
Клиент ознакомился с чеком и готов оплатить банковской картой, официант распечатает чек: Признак способа расчета - Оплата кредита, Тип оплаты - Безналичными.
Встречное представление
Данный вариант используется в случае, когда оплата проводится не деньгами, а иными средствами, в частности, товарами, услугами, криптовалютой и т.д.
Например, человек приобрел в магазине ноутбук. Через несколько дней он обнаружил брак и обратился с просьбой о замене. В момент передачи нового ноутбука взамен бракованного печатается чек с оплатой встречным предоставлением.
В заключение отметим, что за нарушение правил оформления чеков бизнес могут привлечь к административной ответственности по ст. 14.5 КоАП РФ. Если вы работаете с большими объемами и у вас много заказов, воспользуйтесь функционалом нашего специального ПО - так вы не только избежите ошибок в чеках, но и сэкономите время, избавите себя от рутинной работы.
В приложении Управление ассортиментом
- Для контроля типов оплат в кассовых сменах по всем магазинам используйте отчет Сверка выручки.
- Для сравнения показателей за разные дни, перейдите на Главную страницу и выберите нужные даты.
- В отчете Реестр продаж можно проверить каждую проданную товарную позицию в аналитике по типам оплаты. Для отбора кассовых чеков с различными видами расчетов, например, только погашение кредита, воспользуйтесь быстрыми фильтрами.
