Работа с документами
Товарный учет
Товарный учет — это отражение документами всех операций с товаром. Наладив товарный учет в приложении, владелец бизнеса сможет: анализировать продажи, контролировать остатки, планировать закупки, формировать ассортимент.
В журнале представлены все документы, оформленные на кассе и в приложении.
Документы зарегистрированные на кассе и в состоянии Проведен доступны только для просмотра. Черновик документа можно редактировать.
Для удобства работы доступны: выбор периода, фильтры по типу и статусу документа, настройка персонального вида реестра, выгрузка в excel.
Двойной щелчок по документу или иконка "глазик" откроет его для просмотра. Любой документ можно распечатать, нажав на иконку "принтер" в верхнем меню.
Документ можно создать по кнопке +Документ или путем копирования с другого документа, воспользовавшись иконкой "копия".
Типы документов
Управление ассортиментом позволяет создавать обширный перечень документов и закрывать потребности пользователей по ведению учета:
- Поступление товара
- Списание товара
- Инвентаризация
- Реализация
- Переоценка
- Комплектация товара
- Разукомплектация товара
- Перемещение товара
- Возврат поставщику
Документы, созданные в приложении, отмечены звездочкой в названии типа.
Помимо документов, созданных в приложении, в реестре Товарный учет отображаются также документы, созданные на терминале:
- Приемка товара
- Возврат поставщику
- Продажа
- Возврат товара
- Выкуп у клиента
- Возврат выкупа
- Инвентаризация
- Списание
- Переоценка
- Вскрытие тары
Сохранение документа
В процессе работы мы рекомендуем регулярно сохранять документы, чтобы избежать потери данных в случае отключения интернета. Для этого нажмите кнопку Сохранить не переводя бегунок Проведен в активное положение. Черновик сохранится в реестре документов. Двойным щелчком можно открыть черновик и продолжить работу.
Черновик не отражает в учете движение товаров, не меняет остатки и визуально отличается в реестре документов отсутствием галки в столбце Проведен.
Отражение в учете
Если вы завершили работу с документом, убедитесь, что он заполнен корректно, после чего активируйте бегунок Проведен в левом верхнем углу шапки документа и нажмите Сохранить.
После проведения документа изменения отразятся в учете и сохранятся в облаке ЭВОТОР.
В терминале обновления появятся при ближайшем обмене с облаком, как правило в течение 15 минут при устойчивом сигнале wi-fi. Если необходимо ускорить обновление данных в терминале, сделайте принудительную загрузку из облака: Еще 🠖 Обмен 🠖 Загрузить.
Документ, созданные на терминале, также появляются в приложении Управление ассортиментом в течение 15 минут при устойчивом сигнале wi-fi. Если наблюдается задержка в обработке документов с терминала, такие документы отмечены в реестре как находящиеся в обработке. Необходимо дождаться завершения обработки документов, после чего изменения отразятся в учете и остатки обновятся автоматически. Обработан ли документ можно отследить по индикатору в столбце Проведен:
- Галка означает, что документ обработан и отражен в учете.
- Три точки означают, что документ находится в обработке.
- Тире означает, что документ создан до оформления подписки, такие документы не обрабатываются приложением. Подробнее о том, что делать при разрыве подписки, читайте в инструкции.
- Пустое поле означает, что документ является черновиком.
В реестре предусмотрен фильтр, позволяющий отобрать все необработанные документы (при их наличии).
Изменение проведенного документа
Время от времени случаются ошибки при работе с документами. Чтобы пользователю приложения проще было исправлять допущенные ошибки, Управление ассортиментом позволяет внести изменения в уже проведенный документ.
Документы, которые можно изменить после проведения:
- Поступление товаров.
- Поступление товаров УПД.
- Поступление товаров ТТН.
- Возврат поставщику.
- Реализация.
- Списание.
- Заказ поставщику.
Чтобы изменить проведенный документ, необходимо открыть его и нажать кнопку Распровести. В этом случае документ снова станет черновиком и не будет отражаться в учете. В документ можно будет внести необходимые изменения и снова его провести.
Обратите внимание! Нельзя распровести документ:
- Если у одного или нескольких товаров из документа позже даты его проведения есть инвентаризация или ручная корректировка остатка.
- Если в документе есть удаленные товары.
Дату документа можно менять как в прошлое (не раньше даты/времени последней инвентаризации/ручной корректировки), так и в будущее (не позднее текущего времени).
При повторном проведении приемок (Поступление товаров, Поступление товаров УПД, Поступление товаров ТТН) цены из документа не записываются в карточку товара. Если необходимо записать изменения в карточку, воспользуйтесь функцией Действия с ценами -> Записать цены в карточку товара.
Проверить, изменялся проведенный документ или нет, можно в истории изменения документа, расположенной слева от кнопки печати. При необходимости, можно скопировать историю изменения документа.
В истории изменения указано:
- дата, время изменения статуса документа;
- статус документа;
- оператор, совершивший действие (если он указан в документе);
- дата, указанная в документе на момент изменения его статуса.
Настройте удобный вид табличной части документа.
В открывшейся форме документа, кликните на иконку "шестеренка" в верхнем левом углу таблицы, выберите галочками колонки, которые нужно показать в таблице и сохраните избранный вид табличной части документа.
Можно сохранить 3 варианта настроек для каждого типа документа. Настройка №1 будет использоваться по умолчанию.