За полтора месяца лета в сфере электронного документооборота произошло сразу несколько важных изменений. Обновили формат и xsd-схему для УПД и счетов-фактур, а также подготовили проект новых форматов для УКД и корректировочных счетов-фактур. Изменения коснулись и логистики, и работы с маркированными товарами.
Ниже — разбираем, что именно поменялось, почему это важно и как бизнесу подстроиться под новые правила, а также говорим про изменения, которые ждут нас в ближайшее время.
Форматы электронных документов
ФНС обновила форматы электронных документов, таких как универсальный передаточный документ (УПД) и счет-фактура. Эти изменения закреплены в письме от 30 июня 2025 года № ЕА-4-26/6254@.
Новые версии форматов и схемы уже доступны на сайте налогового ведомства.
Операторам электронного документооборота (ЭДО) рекомендовано внедрить обновления к 1 августа 2025 года.
Что же изменилось?
- визуализация строки 5а в электронном УПД стала другой;
- обновлён реквизит «НомерДТ» для более точного отражения данных.
Кроме того, 30 июня был опубликован проект нового формата универсального корректировочного документа (УКД) и корректировочного счета-фактуры (КСФ).
Для перехода на новые форматы предусмотрен переходный период:
- в это время можно будет использовать и старую, и новую версии;
- предварительная дата окончания переходного периода — 1 июля 2026 года.
Обновление форматов вызвано изменениями в законодательстве. Новые корректировочные документы станут максимально похожими по структуре и содержанию на актуальные форматы УПД и счетов-фактур, утвержденные приказом ФНС от 19 декабря 2023 года № ЕД-7-26/970@.
В новых форматах корректировочных документов появятся:
- реквизит «Стоимость товара, подлежащего прослеживаемости, без НДС в рублях»;
- элементы для передачи данных о маркированных товарах, включая GTIN — глобальный идентификационный номер продукции.
Размерность и состав адресных полей будут подкорректированы.
Также учтены последние обновления форматов УПД и счетов-фактур, чтобы обеспечить согласованность и удобство использования.
Новый алгоритм обмена документами
Федеральная налоговая служба и Ассоциация «РОСЭУ» работают над обновлением алгоритма обмена электронными счетами-фактурами между операторами ЭДО. Сейчас обсуждается важное новшество — упрощение процесса запуска документооборота в рамках роуминга.
Роуминг — это технология, которая позволяет разным операторам ЭДО взаимодействовать между собой, обеспечивая обмен электронными документами. Сегодня для начала обмена часто нужно отправлять и принимать специальные приглашения. Это существенно задерживает процесс взаимодействия.
Кстати, рабочая группа ФНС обсуждают возможность отказа от обязательных приглашений. Это нужно, чтобы:
- убрать необходимость отправлять приглашения перед началом обмена;
- сделать ответы на приглашения и сами приглашения опциональными, чтобы не мешать тем, кто к ним привык.
Внедрение поэтапное. Операторы продолжат использовать текущие механизмы, передавая данные в базу ФНС и одновременно отрабатывая работу без приглашений. В будущем сами участники смогут выбирать, использовать ли приглашения или работать без них.
Пока эти изменения находятся на стадии обсуждения и тестирования, и официальные сроки внедрения пока не объявлены.
Главная цель грядущих изменений — сделать обмен электронными документами проще и удобнее для бизнеса, устранить бюрократические преграды и ускорить взаимодействие между контрагентами.
Изменения в экспедиторской деятельности
Федеральный закон от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ вводит важные изменения в работу экспедиторов. Они вступят в силу поэтапно и направлены на повышение прозрачности и контроля в сфере транспортно-экспедиторских услуг.
С 1 сентября 2025 года экспедиторы должны:
- получать от клиента полную информацию о грузе и условиях перевозки до его принятия;
- хранить данные о договорах и перевозках три года после исполнения;
- не передавать персональные данные за пределы РФ, если нет международных оснований.
С 1 марта 2026 года экспедиторы обязаны вносить сведения о своей деятельности в реестр на платформе «ГосЛог». За работу без регистрации планируют ввести ответственность — законопроект уже на рассмотрении.
С 1 сентября 2026 года часть перевозочных документов перейдет в электронный формат. Это касается:
- автотранспортной накладной и заявки;
- ж/д накладной;
- авианакладной;
- документов экспедитора.
Все эти документы нужно будет направлять в государственную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД. При этом Минтранс сможет определять исключения, когда документы разрешат оформлять на бумаге.
Эти изменения упрощают контроль за перевозками, повышают прозрачность работы экспедиторов и помогают защитить права клиентов. Важно заранее подготовиться к нововведениям, чтобы избежать штрафов и сбоев в работе.
