ЕГАИС - это единая государственная автоматизированная информационная система, через которую государство контролирует производство, оборот и реализацию спиртосодержащей продукции. Для компаний, которые закупают, хранят или продают алкоголь, работа с ЕГАИС - обязательное условие ведения бизнеса.
Каждое действие с товаром, будь то закупка у поставщика, перемещение между складами или продажа в рознице, должно быть отражено в системе. Несоответствие данных может привести к штрафам, отзыву лицензии и запрету на реализацию продукции.
В статье рассказываем, с какими операциями сталкиваются организации, работающие с алкоголем и объясняем, как они отражаются в ЕГАИС.
| Операция | Когда выполняется | Где фиксируется | Документ / основание | Срок |
|---|---|---|---|---|
| Приёмка | Поступление товара от поставщика | ЕГАИС (крепкий); ЕГАИС + «Честный знак» (пиво, слабоалкогольное) | ТТН (ЕГАИС); УПД («Честный знак» для пива) | До начала продаж — пока приёмка не подтверждена, товар числится за поставщиком |
| Списание | Порча, утеря, пересортица, реализация пива | ЕГАИС (поштучно — крепкий/вино; партиями — пиво) | Акт списания с причиной | Своевременно; для продажи пива — не позднее следующего дня после продажи |
| Перемещение | Движение между подразделениями / складами | ЕГАИС (между подразделениями); внутри одной точки — без отправки | Накладная на перемещение (ТТН) | При движении товара |
| Возврат поставщику | Брак, пересорт, истёкший срок годности | ЕГАИС (крепкий); ЕГАИС + «Честный знак» (пиво) | Возвратная накладная с перечнем акцизных марок | После подтверждения поставщиком товар списывается с остатков |
| Продажа крепкого (розница) | Розничная продажа бутылки | ЕГАИС (автоматически через УТМ) | Скан акцизной марки на кассе → чек | В момент продажи (онлайн-сверка) |
| Продажа пива в таре (розница) | Продажа бутылки / банки | ЕГАИС (акт списания) + «Честный знак» (через ОФД) | Акт списания с причиной «Реализация» | Не позднее следующего дня после продажи |
| Продажа кеги (розлив) | Вскрытие кеги и подключение к крану | ЕГАИС (акт списания) + «Честный знак» (сведения о подключении) | Акт списания с причиной «Вскрытие тары» на полный объём кеги | Не позднее следующего рабочего дня |
| Порционная продажа (общепит) | Продажа крепкого рюмками/бокалами | ЕГАИС (через УТМ, по объёму в мл) | Скан марки + указание объёма + чек | В момент продажи; задним числом нельзя |
| Списание коктейля / в приготовление | Алкоголь как ингредиент блюда/коктейля | ЕГАИС (по объёму использованного алкоголя) | Акт списания с причиной «в приготовление» (по техкартам) | Не позднее следующего дня после использования |
| Сдача алкогольной декларации | Общепит + розница без онлайн-кассы | Декларация (форма № 7 — крепкий) | Ежеквартально: фактические объёмы закупок/продаж/остатков | До 20 числа месяца, следующего за кварталом |
Приемка
Приемка - ключевой процесс, с которого начинается работа с алкоголем. Пока переход товара не подтвержден в ЕГАИС, он юридически числится за поставщиком и продавать его строго запрещено. Чтобы зафиксировать поступление продукции на склад, продавец должен проверить поставку и подписать документы.
Их перечень зависит от вида поступившего алкоголя:
- для крепкого алкоголя необходимо подписать товарно-транспортную накладную (ТТН);
- для пива и слабоалкогольных напитков (как в бутылках, так и в кегах) предусмотрена двойная отчетность: ТТН для ЕГАИС и универсальный передаточный документ (УПД) для «Честного знака».
Только после завершения приемки алкоголь зачислится на баланс организации и можно будет приступать к его реализации.
Списание
Списание алкогольной продукции - это процесс фиксации выбытия товара из оборота в государственных системах учета. Списание может происходит по разным основаниям, в частности, при порче, утере и пересортице. Однако цель процедуры всегда одна и та же - обеспечить соответствие между фактическими остатками продукции и данными, зарегистрированными в информационных базах.
Списание крепкого алкоголя и вина в ЕГАИС ведется поштучно. Для этого оформляется акт списания с указанием причины и количества утраченной продукции.
Для пива и слабоалкогольных напитков учет в ЕГАИС ведется партиями, без поэкземплярной фиксации каждой бутылки. Это значит, что при списании отражается общий объем продукции, а не отдельные коды.
В отличии от учета в ЕГАИС, в «Честном знаке» еще с 1 марта 2025 обязателен поэкземплярный учет пива и слабоалкогольных напитков в кегах, в том числе при списании. Для пива в потребительской таре такая обязанность вводится с 1 сентября 2025 года:
- До 1 сентября 2025 года - передача сведений о движении пива и слабоалкогольных напитков в систему «Честный знак» опциональна и выполняется участником оборота при наличии технической возможности. При этом учет в ЕГАИС продолжается в привычном партионном формате.
- С 1 сентября 2025 года - учет пива станет поштучным, по индивидуальным Data Matrix. Все операции, включая списание, нужно будет оформлять через электронный документооборот с обязательной передачей данных в «Честный знак».
Вне зависимости от категории алкоголя, списание нужно проводить своевременно, чтобы остатки, числящиеся в учете организации, полностью совпадали с данными, зафиксированными в государственных информационных системах.
Подписывайтесь на телеграм канал ТУ СОФТ, чтобы быть в курсе новостей маркировки, законодательства и других важных событий торговли
Перемещение
При движении алкогольной продукции между складами или подразделениями необходимо зафиксировать факт перемещения. Если перемещение происходит между подразделениями, сведения обязательно передаются в ЕГАИС. Когда продукция перемещается между складами одной торговой точки, достаточно провести документ без отправки данных во внешние системы.
Для крепкого алкоголя все операции фиксируются исключительно в ЕГАИС. Пиво и слабоалкогольная продукция отражаются и ЕГАИС, и в системе «Честный знак». Однако как и со списанием, до декабря 2025 года, пока длится переходный период, направлять УПД не обязательно и делать это можно по своему усмотрению при наличии технической возможности. Примечательно, что для пива в кегах поэкземплярная фиксация в «Честном знаке» при перемещении обязательна с 1 марта 2025 года.
Возврат поставщику
Возврат оформляется, если принятый алкоголь нужно отправить обратно поставщику, например, из-за брака, пересорта или истечения срока годности.
В случае с крепким алкоголем возврат отражается только в ЕГАИС. Для этого формируется электронная накладная на возврат с поштучным перечислением акцизных марок, которая отправляется поставщику. После ее подтверждения товар списывается с остатков организации.
Для пива и слабоалкогольной продукции сведения подаются и в ЕГАИС, и в систему «Честный знак». Пока что подача данных в «Честный знак» осуществляется по партиям (за исключением пива в кегах) и только при наличии соответствующей возможности, но с 1 сентября 2025 года действует поштучный учет.
Продажа бутылки крепкого алкоголя в рознице
При розничной продаже крепкого алкоголя каждую бутылку необходимо учитывать отдельно. Кассир должен считать штрихкод и акцизную марку с упаковки с помощью специального сканера, после чего данные цифрового идентификатора через универсальный транспортный модуль (УТМ) передаются в ЕГАИС для сверки с информацией в системе. Если ЕГАИС подтвердит идентификатор, касса автоматически завершит продажу и сформирует чек. В случае отказа в регистрации марки продажа заблокируется, и продавец должен будет выяснить происхождение бутылки, которая не прошла проверку.
Продажа бутылки пива в рознице
Продажа слабоалкогольных напитков в бутылках или банках подлежит обязательной фиксации в двух системах - ЕГАИС и «Честный знак».
С «Честным знаком» все просто: кассир сканирует марку на бутылке при продаже, после чего данные через оператора фискальных данных (ОФД) поступают в систему. На этом отчетность по маркировке завершается.
С ЕГАИС все сложнее. В отличие от крепкого алкоголя, данные в систему не передаются автоматически. Чтобы отчитаться, необходимо сформировать акт списания с указанием причины «Реализация» и отправить его в ЕГАИС. Сделать это нужно не позднее следующего дня после продажи.
Продажа кеги пива
Перед началом продажи пива на розлив необходимо вскрыть кегу и подключить ее к крану - именно этот момент признается фактом реализации. После этого продавец должен отчитаться, то есть передать сведения в ЕГАИС и «Честный знак».
В ЕГАИС оформляется акт списания с причиной «Вскрытие тары», где указывается полный объем кеги. Сделать это необходимо не позднее следующего рабочего дня. Даже если в дальнейшем из кеги не продадут ни одного литра, она все равно будет считаться списанной полностью.
В «Честном знаке» вскрытие фиксируется иначе: продавец сканирует код маркировки и направляет сведения о подключении - дату, объем, адрес торговой точки и номер крана. Равно как и с ЕГАИС, передача данных должна быть выполнена в течение суток с момента установки. Однако далее, в отличие от ЕГАИС, по мере отпуска напитка, необходимо фиксировать каждую розничную продажу. Благодаря кассовой программе это происходит автоматически - касса сама передает в «Честный знак» данные о марке и о количестве проданной продукции в литрах.
Продажа порционной продукции в общепите
В заведениях общественного питания продажа крепкого алкоголя часто осуществляется не бутылками, а порционно - рюмками, бокалами или иными объемами. Каждая такая операция подлежит учету в ЕГАИС.
При продаже напитка бармен должен отсканировать акцизную марку на бутылке, указать объем в миллилитрах и оформить кассовый чек. После передачи данных через УТМ соответствующее количество алкоголя будет списано с остатков в ЕГАИС.
Списывать продукцию задним числом или превышающим реальный объем нельзя - такие действия будут расцениваться как нарушение порядка учета алкогольной продукции.
Продажа алкогольного коктейля
Если алкоголь используется в качестве ингредиента блюда или коктейля, его отпуск также нужно отражать в ЕГАИС. Продажа крепкого алкоголя в заведениях общепита регистрируется не по каждой бутылке, а по готовому продукту - например, по коктейлю или десерту. В учетной системе хранятся технологические карты, где указано, сколько миллилитров конкретного напитка входит в состав каждого блюда. По итогам дня на основании этих данных формируется отчет об объеме израсходованного алкоголя. Далее оформляется документ о списании с указанием причины «в приготовление», который необходимо направить в ЕГАИС не позднее следующего дня после использования.
Важно отметить, что учет ведется не по готовому продукту, а именно по объему использованного алкоголя. Если в течение дня готовилось несколько напитков или блюд с одним и тем же алкоголем, все списания можно объединить - отправить одним актом с суммарным расходом по каждой бутылке.
Сдача алкогольной декларации
Заведения общественного питания, занимающиеся реализацией алкоголя, а также розничные продавцы, работающие без онлайн-кассы, обязаны ежеквартально сдавать алкогольную декларацию. Срок - до 20 числа месяца, следующего за отчетным кварталом.
Крепкий алкоголь, независимо от способа реализации (по бутылкам или бокалам) декларируется по форме № 7.
Что касается декларации по слабоалкогольной продукции, то начиная с 2025 года ни розничным продавцам, ни заведениям общепита сдавать ее не нужно - вместо этого вводится обязательная маркировка через «Честный знак».
При заполнении декларации в ней необходимо отразить фактические объемы закупок, продаж и остатков. Нулевой отчет подается только в случае, если в квартале не было вообще никаких операций.
За несвоевременную сдачу декларации, равно как и за искажение сведений, предусмотрена административная ответственность по ст. 15.13 КоАП РФ. За повторное нарушение в течение года организации могут аннулировать лицензию.
Поставщик отправляет на крепкий алкоголь товарно-транспортную накладную (ТТН), а на пиво и слабоалкогольную продукцию — ТТН для ЕГАИС и УПД для «Честного знака». Получатель проверяет фактическую поставку и подтверждает документ в учётной системе. Пока приёмка не подтверждена, товар юридически числится за поставщиком и продавать его нельзя; после подтверждения он зачисляется на баланс организации.
Списание оформляется актом с указанием причины (порча, утеря, пересортица, реализация). Крепкий алкоголь и вино списываются поштучно, пиво и слабоалкогольная продукция — партиями, по общему объёму. При продаже пива в таре акт списания с причиной «Реализация» отправляют в ЕГАИС не позднее следующего дня после продажи.
Остатки алкоголя в ЕГАИС хранятся на трёх регистрах: регистр №1 — складские остатки (общий склад), регистр №2 — остатки в торговом зале, регистр №3 — помарочный учёт (индивидуальные акцизные марки). Для крепкого алкоголя перевод на регистр №2 не применяется: продажа идёт строго помарочно — при сканировании марки на кассе её код списывается с помарочного регистра №3, а объём — со складского регистра №1; регистр №2 (торговый зал) в помарочной схеме крепкого не задействован. Для пива регистр №2 неактуален — учёт партионный, а прослеживаемость ведётся в «Честном знаке».
Возврат оформляют возвратной накладной. Для крепкого алкоголя в ней поштучно перечисляют акцизные марки, накладную отправляют поставщику; после его подтверждения товар списывается с остатков организации. По пиву и слабоалкогольной продукции сведения подают и в ЕГАИС, и в «Честный знак».
При движении продукции между подразделениями факт перемещения обязательно передаётся в ЕГАИС накладной. Если товар перемещается между складами внутри одной торговой точки, документ проводят без отправки данных во внешние системы. Для крепкого алкоголя операция фиксируется только в ЕГАИС, для пива — также в «Честном знаке».
Крепкий алкоголь: кассир сканирует акцизную марку, данные через УТМ уходят в ЕГАИС на онлайн-сверку, при подтверждении касса завершает продажу. Пиво в таре: марку сканируют для «Честного знака» (через ОФД), а в ЕГАИС подают акт списания с причиной «Реализация» не позднее следующего дня. Кега: при вскрытии оформляют акт списания «Вскрытие тары» на полный объём.
