Ревизия в магазине — это сплошной или выборочный пересчёт товара на полках и складе с последующей сверкой фактических остатков с данными учётной системы. Цель — увидеть реальную картину: что и в каком количестве лежит в торговой точке, совпадает ли это с тем, что числится в программе, и где образовалась недостача или излишек. По сути «ревизия» — это бытовое, разговорное название инвентаризации товаров: продавцы и собственники чаще говорят «делаем ревизию», бухгалтеры и закон используют термин «инвентаризация».
Актуализировано: июнь 2026.
Ревизия и инвентаризация — это одно и то же?
Короткий ответ: в магазине — практически да, но с нюансом.
Инвентаризация — официальный термин из бухгалтерского учёта. Это регламентированная процедура сверки фактического наличия имущества с данными учёта, порядок которой с 1 апреля 2025 года описывает стандарт ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». У неё есть обязательные основания (например, годовая отчётность, смена материально ответственного лица, выявление хищения), состав комиссии и пакет документов.
Ревизия — слово, которое в рознице используют как синоним инвентаризации товара. Когда продавец говорит «у нас сегодня ревизия», он имеет в виду именно пересчёт товара и сверку с учётом. Строго говоря, у слова «ревизия» есть и второе значение — проверка финансово-хозяйственной деятельности (документов, договоров, кассы), которую проводит ревизор или ревизионная комиссия. Но в контексте магазина под ревизией почти всегда понимают товарную инвентаризацию.
| Параметр | Ревизия (как её понимают в магазине) | Инвентаризация (термин закона) |
|---|---|---|
| Что проверяют | Фактические остатки товара | Имущество и обязательства, в т.ч. товары |
| Кто инициирует | Чаще собственник или управляющий | Руководитель, в обязательных случаях — по закону |
| Регламент | По внутренним правилам торговой точки | ФСБУ 28/2023, учётная политика |
| Документы | Опись, сверка, акт о недостаче | ИНВ-22, ИНВ-3, ИНВ-19 (или свои формы) |
| Итог | Решение, что делать с расхождением | Отражение результатов в бухучёте |
Для малого бизнеса разница чаще терминологическая: процедура одна и та же — пересчитать товар и сверить с базой. Поэтому дальше в статье «ревизия» и «инвентаризация товара» употребляются как взаимозаменяемые, а где важна именно бухгалтерская сторона — это оговаривается отдельно.
На сайте есть отдельный подробный материал про бухгалтерскую сторону вопроса — «Инвентаризация магазина». Эта статья отвечает на разговорный запрос «ревизия», а соседний материал раскрывает инвентаризацию как учётную процедуру.
Зачем магазину нужна ревизия
Ревизия решает сразу несколько задач:
- Находит недостачу. Расхождение между учётом и фактом — это потерянные деньги: пересорт, воровство, ошибки приёмки, не пробитые продажи.
- Выявляет излишки. Излишек — тоже сигнал об ошибке: товар приняли, но не оприходовали, или продали не то, что пробили на кассе.
- Контролирует материально ответственных сотрудников. Регулярная сверка дисциплинирует персонал и даёт основание для разговора о недостаче.
- Чистит учёт. После ревизии остатки в программе совпадают с полками — а значит, корректно работают заказы поставщикам, аналитика и списания.
- Закрывает требования закона. В ряде случаев (годовая отчётность, смена МОЛ, продажа бизнеса) инвентаризация обязательна.
Если остатки в учётной системе «врут», страдает всё, что от них зависит: автозаказ закупает лишнее или создаёт дефицит, отчёты по марже искажены, а при онлайн-продаже маркированного товара можно списать не ту марку и получить штраф.
Виды ревизии в магазине
Ревизию классифицируют по охвату и по плановости.
По охвату:
- Полная (сплошная) — пересчитывают весь товар торговой точки. Обычно требует закрытия магазина или проводится ночью. Даёт точную картину, но трудоёмка.
- Выборочная (частичная) — проверяют отдельную группу товаров, секцию или ходовые позиции. Магазин может работать. Подходит для регулярного контроля и для проверки конкретного подозрения.
По плановости:
- Плановая — по графику (например, раз в месяц или ежеквартально) и в обязательных случаях перед годовой отчётностью.
- Внеплановая — при смене материально ответственного лица, подозрении на хищение, после ЧП (затопление, пожар), по требованию собственника.
По способу подсчёта:
- Вручную — пересчёт «глазами» с записью в бумажную ведомость. Дёшево, но медленно и с ошибками.
- По штрихкодам — сканером или терминалом сбора данных (ТСД): сотрудник сканирует товар, количество подставляется автоматически, расхождения система считает сама. Быстрее в разы и почти без ошибок ввода.
Как провести ревизию в магазине: пошагово
Ниже — универсальный порядок, который подходит и для продуктового магазина, и для непродовольственной розницы, и для интернет-магазина со складом.
Шаг 1. Подготовка и приказ
Руководитель издаёт приказ о проведении ревизии. Если оформляете по унифицированным формам — это форма ИНВ-22, где указывают причину, сроки, состав комиссии и перечень проверяемого имущества. С 2013 года унифицированные формы не обязательны: можно использовать собственный бланк приказа, главное — сохранить обязательные реквизиты.
В комиссию обычно входят минимум три человека: представитель администрации, бухгалтер (или товаровед) и материально ответственное лицо присутствует, но в состав комиссии входить не должно — оно сторона проверки.
Шаг 2. Фиксация остатков на момент старта
До начала пересчёта проводят все продажи, приёмки и возвраты, закрывают смену на кассе и фиксируют учётные остатки на момент «стоп». Дальше движение товара либо останавливают, либо ведут отдельным учётом, чтобы не сбить подсчёт.
Шаг 3. Пересчёт товара
Комиссия пересчитывает фактическое наличие товара и заносит данные в инвентаризационную опись (форма ИНВ-3 или свой аналог). При сканировании ТСД опись формируется автоматически. Считают всё: торговый зал, склад, витрины, товар в пути и на возврат — если он числится за точкой.
Шаг 4. Сверка факта с учётом
Фактические данные сопоставляют с остатками в учётной системе. Расхождения сводят в сличительную ведомость (форма ИНВ-19). Здесь видно построчно: где недостача, где излишек, где пересорт (одного товара меньше, похожего — больше).
Шаг 5. Оформление результатов
Итоги фиксируют в акте (или ведомости учёта результатов, форма ИНВ-26). По расхождениям комиссия даёт заключение: что списать в пределах норм естественной убыли, что отнести на виновных, что — на результаты деятельности. Материально ответственное лицо даёт письменные объяснения по недостаче.
Шаг 6. Корректировка учёта
Остатки в программе приводят к фактическим: излишки приходуют, недостачу списывают. После этого учётная система снова показывает реальную картину, и можно работать дальше.
Недостача и излишки: что делать
Если выявлена недостача
Недостача — это превышение учётного количества над фактическим. Алгоритм:
- Зафиксировать размер недостачи в сличительной ведомости и акте.
- Списать естественную убыль — усушку, утруску, бой, порчу в пределах утверждённых норм. Единого фиксированного процента убыли для розницы закон не устанавливает: нормы утверждаются отдельными приказами по каждой товарной группе (например, Приказ Минпромторга России № 252, Приказ Минсельхоза России № 221) и рассчитываются индивидуально — с учётом группы товара, климатической зоны, условий и срока хранения, типа торговой точки и сезона. Сверхнормативная недостача — это уже потенциальный ущерб.
- Установить причину — пересорт, ошибка приёмки, кража, не пробитая продажа. Часть «недостачи» снимается простой проверкой документов.
- Получить объяснения материально ответственного сотрудника в письменном виде.
- Принять решение о взыскании — если виновный установлен и есть основания.
Если выявлен излишек
Излишек (факт больше учёта) приходуют — то есть оформляют как поступление товара по рыночной стоимости на дату ревизии. Излишек так же нежелателен, как недостача: он означает, что учёт ведётся с ошибками — товар принимали без оприходования или продавали с пересортом.
Материальная ответственность при недостаче
Это самая чувствительная часть: можно ли удержать недостачу с продавца и сколько.
Материальную ответственность работника регулирует глава 39 Трудового кодекса РФ. Ключевые правила:
- Работник возмещает только прямой действительный ущерб — реальную недостачу. Упущенную выгоду (недополученную прибыль) взыскать нельзя (ст. 238 ТК РФ).
- По общему правилу ответственность ограничена средним месячным заработком работника (ст. 241 ТК РФ).
- Полная материальная ответственность (возмещение всей суммы) наступает только в случаях из ст. 243 ТК РФ — в том числе при наличии письменного договора о полной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ). С продавцами и кассирами, которые непосредственно обслуживают товар и деньги, такой договор заключать можно.
- Взыскать ущерб без суда работодатель вправе по распоряжению, изданному в течение месяца со дня установления размера ущерба, при согласии работника (ст. 248 ТК РФ). Спорные ситуации решает суд.
- Из каждой выплаты зарплаты можно удерживать не более 20% (ст. 138 ТК РФ) — нельзя забрать всю зарплату разом в счёт недостачи.
Распределить недостачу «на всю смену» без договоров и доказательств вины нельзя — это частая ошибка, которую суды отменяют. Грамотный учёт и регулярные ревизии как раз дают ту доказательную базу, без которой взыскание разваливается.
Как ревизия проходит в товароучётной системе
Главная боль ручной ревизии — она долгая и неточная: пересчитать тысячи позиций на бумаге, потом вручную свести с учётом, потом вручную поправить остатки. На каждом этапе — ошибки.
В товароучётной системе ревизия проходит иначе. Сотрудник сканирует товар телефоном или ТСД, фактические остатки попадают в документ инвентаризации автоматически. Система сама сравнивает факт с учётом и показывает расхождения построчно — где недостача, где излишек, где пересорт. Остаётся подтвердить результат, и остатки корректируются в один клик.
Сервис «Управление ассортиментом» (УА) от ТУ СОФТ ведёт товарный учёт для магазина, кафе и интернет-магазина. В нём ревизия — это отдельный документ: загружаете фактические остатки сканированием, система считает разницу и обновляет остатки. Дальше эти же корректные остатки используются для заказов поставщикам, ценников, отчётов по марже и — для маркированного товара — для правильного списания марок при продаже.
Для интернет-магазина это особенно важно: остатки на сайте (InSales, Tilda) синхронизируются с реальными после ревизии, и покупатель не заказывает то, чего нет на складе.
Ревизия без ночного пересчёта
В «Управлении ассортиментом» ревизия — отдельный документ: сканируете остатки, система считает расхождения и обновляет учёт. Дальше корректные остатки идут в заказы, ценники и отчёты.
Как часто проводить ревизию
Жёсткой нормы для всех нет — частота зависит от формата:
- Продуктовый магазин, общепит — ходовые и скоропортящиеся группы имеет смысл сверять часто, вплоть до ежедневной выборочной ревизии по отдельным позициям; полную — раз в месяц или квартал.
- Непродовольственная розница — выборочно раз в месяц, полную инвентаризацию — перед годовой отчётностью.
- При смене материально ответственного лица — обязательно, до передачи дел.
- Перед годовой бухгалтерской отчётностью — обязательно по закону.
Чем точнее текущий учёт, тем реже нужны авральные сплошные ревизии: при автоматизированном товароучёте достаточно регулярных выборочных проверок.
Частые вопросы
В магазине это синонимы: и то, и другое — пересчёт товара и сверка с учётом. «Инвентаризация» — официальный термин бухгалтерии (с 2025 года — по стандарту ФСБУ 28/2023), «ревизия» — разговорное название этой же процедуры. Иногда под ревизией понимают более широкую проверку всей хозяйственной деятельности, но в рознице — почти всегда товарную инвентаризацию.
Базовый набор: приказ о проведении (форма ИНВ-22), инвентаризационная опись (ИНВ-3), сличительная ведомость (ИНВ-19) и итоговый акт/ведомость (ИНВ-26). С 2013 года унифицированные формы не обязательны — можно применять собственные бланки с нужными реквизитами.
Да, если она выборочная — проверяют отдельную группу товара, пока торговля идёт. Полную (сплошную) ревизию обычно проводят при закрытом магазине или ночью, чтобы движение товара не сбивало подсчёт.
Зависит от ассортимента и способа подсчёта. Ручной пересчёт крупного магазина может растянуться на ночь и больше. Сканирование ТСД или телефоном сокращает время в разы — фактические остатки и расхождения система считает сама.
Сначала исключить естественную убыль и ошибки учёта (пересорт, документы), затем установить причину и получить объяснения сотрудника. Взыскать с работника можно только прямой ущерб: по общему правилу — в пределах среднего заработка, полностью — при договоре о полной материальной ответственности. Удерживать можно не более 20% зарплаты за раз.
Не всегда. Полное возмещение возможно только при письменном договоре о полной материальной ответственности и доказанной вине. Без этого ответственность ограничена средним месячным заработком, а удержание — 20% от выплаты. Упущенную выгоду взыскать нельзя в любом случае.
Да. Если остатки на складе расходятся с учётом, покупатель заказывает товар, которого нет, — это отмены, возвраты и негатив. Регулярная ревизия и синхронизация остатков с витриной (InSales, Tilda) держат каталог в актуальном состоянии.
ИП без сотрудников проводит ревизию прежде всего для себя — чтобы знать реальные остатки и не терять деньги. Обязательная инвентаризация по правилам бухучёта касается прежде всего организаций, ведущих бухгалтерский учёт; конкретику лучше уточнить под свой режим налогообложения.
Ревизия в магазине — это не разовый аврал, а инструмент контроля. Чем чаще и точнее сверяете товар, тем меньше теряете на недостачах и пересортице. А когда товарный учёт автоматизирован, ревизия превращается из ночной инвентаризации с бумажными ведомостями в обычный рабочий документ на несколько минут.
