Расхождение остатков между складом и сайтом — частая причина отмены оплаченных онлайн-заказов. В «Управлении ассортиментом» товары, цены, остатки и заказы обмениваются между складом и сайтами на Tilda и InSales автоматически: покупатель видит актуальное наличие, склад не получает заказы на то, чего уже нет. В статье рассказываем, что именно синхронизируется, что для этого нужно и как проверить, что обмен работает.
Помните базовый список задач менеджера интернет-магазина из статьи «Кто есть кто в магазине, торгующем в розницу и на сайте»? В этой статье рассказываем, как сервис «Управление ассортиментом» автоматизирует процессы, наглядно показывает статус продаж онлайн и исключает ошибки в работе с покупателями.
Где образуется расхождение
В магазине, который торгует офлайн и через сайт одновременно, остаток одного и того же товара меняется на складе несколько раз в день. Менеджер интернет-магазина физически не успевает переносить эти изменения на сайт.
Итог: оплаченные заказы на товар, которого нет, и недопроданные позиции, которые на сайте показаны как закончившиеся.
| Что произошло на складе | Когда без интеграции это попадёт на сайт |
|---|---|
| Кассир продал товар в зале | После ручной выгрузки — часы или сутки |
| Курьер вернул не выкупленный заказ | После ручной правки карточки |
| Списали порчу или недостачу | После ручного обновления остатка |
| Пришла поставка | После того, как товаровед сообщит менеджеру |
| Поменяли цену в учёте | Цена на сайте остаётся старой |
Что обменивается между «Управлением ассортиментом» и сайтом
Любое изменение остатка (продажа, списание, поступление, переоценка) проходит на сайт автоматически. Любой заказ с сайта попадает в раздел «Работа с заказами» в учётной системе и резервируется на нужный склад.
| Объект | Tilda | InSales | Откуда → куда |
|---|---|---|---|
| Карточки товаров | ✓ | ✓ | Управление ассортиментом → сайт |
| Цены | ✓ | ✓ | Управление ассортиментом → сайт |
| Остатки | ✓ | ✓ | Управление ассортиментом → сайт |
| Заказы | ✓ | ✓ | Сайт → Управление ассортиментом |
Что нужно для подключения
- Активный аккаунт в «Управлении ассортиментом»
- Сайт на Tilda или InSales с доступом к API — см. Как подключить Tilda и Как подключить InSales
- Облачная касса для фискализации онлайн-заказов: Эвотор, Атол Онлайн, Клаудкассир или Диджитал касса — см. Как подключить облачную кассу
- Сопоставленный каталог: у каждого товара в учёте и на сайте — единый артикул или идентификатор
Как устроен обмен
Логика одинакова для Tilda и InSales:
- Каталог. Товары и цены из «Управления ассортиментом» выгружаются на сайт. Карточки создаются или обновляются.
- Остатки. При любом изменении остатка в учёте (продажа в зале, поступление, списание) новое количество попадает на сайт.
- Заказы и резервирование. Заказ, оформленный на сайте, попадает в учёт в раздел «Работа с заказами». В момент оформления остаток на сайте уменьшается мгновенно — товар резервируется за покупателем до закрытия или отмены заказа.
- Чек. При закрытии заказа подключённая облачная касса формирует и отправляет чек.
Что меняется после настройки
Автоматизация обмена освобождает менеджеру интернет-магазина время на работу с покупателями.
Магазин косметики на Tilda устроил распродажу: товаровед поменял цены в учёте, но обновить сайт забыли. Полдня покупатели оформляли заказы по старой розничной цене — каждая покупка уходила в минус. С автообменом такое больше не происходит: новая цена попадает на сайт в момент сохранения в учёте.
| Сценарий | Без синхронизации | С синхронизацией |
|---|---|---|
| Товар закончился в зале | Покупатель оплачивает на сайте → менеджер отменяет заказ | Карточка показывает «нет в наличии», заказ не оформляется |
| Пришла новая поставка | На сайт количество вносят вручную | Остаток обновляется автоматически после приёмки |
| Поменяли цену в учёте | Цена на сайте остаётся старой | Цена обновляется автоматически |
| Заказ с сайта | Менеджер вручную переносит данные в учёт | Заказ виден в учёте сразу |
| Два покупателя оформляют один остаток | Одному из них приходится отменять заказ | Остаток резервируется за первым, второй видит «нет в наличии» |
| Чек по заказу | Кассир пробивает вручную | Чек формируется автоматически облачной кассой |
Чек-лист настройки
- Сайт подключён в разделе «Онлайн-торговля»
- Облачная касса подключена для фискализации
- Каталог сопоставлен: артикул на сайте = артикул в учёте
- Тестовый заказ оформлен на сайте и виден в учётной системе
- Изменение остатка в учёте проявляется на сайте
Куда смотреть для ежедневного контроля
Контроль строится сверху вниз — от общих отчётов к деталям:
Инструкция по основному отчёту — Как построить отчёт «Остатки товара».
| Шаг | Где смотреть | Что показывает |
|---|---|---|
| 1 | Отчёт «Движение товара» | Все операции по товарам: продажи, поступления, списания, переоценки |
| 2 | Отчёт «Остатки товара» | Текущий остаток по всем магазинам и сайту в реальном времени |
| 3 | Раздел «Работа с заказами» | Все онлайн-заказы с фильтрами по складу и статусу |
| 4 | Карточка товара | Точная детализация по каждой операции |
Частые ошибки и что с ними делать
| Что не работает | Что проверить |
|---|---|
| Часть товаров не выгружается на сайт | Группы товаров — все ли отмечены к выгрузке |
| Артикулы не совпадают | Установить единую кодировку или сопоставить вручную |
| Заказ с сайта не приходит в учёт | Доступ к API сайта и состояние подключения в разделе «Онлайн-торговля» |
| Чек не формируется | Подключение и реквизиты облачной кассы |
| Остаток на сайте отстаёт | Расписание обмена в настройках интеграции |
Что дальше в серии
- Фискализация онлайн-заказов через облачную кассу
- Tilda + Управление ассортиментом: пошаговое подключение и настройка обмена
- InSales + Управление ассортиментом: пошаговое подключение и настройка обмена
- Облачные кассы для интернет-магазина: Эвотор, Атол Онлайн, Клаудкассир, Диджитал касса — что выбрать
Об авторе
Команда продукта ТУ СОФТ. Сервисами компании пользуются более 40 000 розничных точек и интернет-магазинов в России. В материалах используются типичные сценарии из практики клиентов.
