Правительство утвердило правила обмена электронными экспедиторскими документами*. С 1 сентября 2026 года они будут действовать для поручений экспедитору, экспедиторских расписок и складских расписок.
Эти документы больше не будут просто файлами, которыми клиент и экспедитор обмениваются между собой. Их нужно будет формировать в электронном виде, передавать через оператора информационной системы электронных перевозочных документов и направлять в ГИС ЭПД.
Подробнее о том, что входит в электронные перевозочные документы и как работает ГИС ЭПД, мы рассказывали в отдельной статье: электронные перевозочные документы в 2026 году.
Какие документы затрагивают новые правила
Постановление касается трех экспедиторских документов:
- поручения экспедитору — в нем клиент передает экспедитору задание на транспортно-экспедиционные услуги;
- экспедиторской расписки — она подтверждает, что экспедитор принял груз;
- складской расписки — ее оформляют при приеме груза экспедитором на складское хранение.
Для электронных железнодорожных накладных утверждены отдельные правила. Логика похожая: документы оформляют в электронном виде, передают через оператора и размещают в ГИС ЭПД.
Как будет идти обмен
Клиент или экспедитор формирует электронный документ не в виде PDF, а в виде XML-файла обмена. Сделать это можно в своей учетной или логистической системе либо прямо в системе оператора.
Дальше порядок такой:
- участник подписывает файл электронной подписью;
- файл передают оператору информационной системы электронных перевозочных документов;
- оператор проверяет формат, уникальный идентификатор документа и подпись;
- после проверки оператор направляет сведения в ГИС ЭПД;
- ГИС ЭПД проводит свою проверку и присваивает документу статус.
Оператор должен передать документ в ГИС ЭПД не позднее 10 минут после получения файлов от участника. Если оператор найдет ошибку, он сообщит об этом в течение одного рабочего дня. Если расхождения выявит уже ГИС ЭПД, участнику нужно будет сформировать исправленный файл не позднее 5 календарных дней после получения уведомления.
Менять электронный экспедиторский документ по инициативе клиента или экспедитора нельзя. Если в сведениях ошибка, оформляют новый исправленный файл по правилам обмена.
Электронные документы и сведения по ним будут храниться в ГИС ЭПД 5 лет. По требованию госорганов их можно будет предъявить через межведомственный обмен, личный кабинет уполномоченного органа в ГИС ЭПД или программное обеспечение, связанное с системой электронных перевозочных документов.
Подписывайтесь на телеграм канал ТУ СОФТ, чтобы быть в курсе новостей маркировки, законодательства и других важных событий торговли
Что подготовить к 1 сентября 2026 года
Клиентам и экспедиторам нужно заранее проверить, готовы ли они к электронному обмену.
Что сделать до перехода:
- выбрать оператора информационной системы электронных перевозочных документов;
- заключить с ним соглашение об электронном документообороте;
- определить, где будут формироваться XML-файлы: в собственной системе или у оператора;
- проверить электронные подписи, а для представителей — подготовить машиночитаемые доверенности;
- назначить ответственного за статусы документов и ошибки.
Новые правила вступают в силу 1 сентября 2026 года и будут действовать до 1 сентября 2032 года.
*Постановление Правительства РФ от 27.04.2026 N 469
Начните вести товарный учет в магазине с сервисом Управление ассортиментом
