Перевод кадровых документов в электронный вид — это не то же самое, что обмен счетами-фактурами с контрагентами. Кадровый документооборот регулирует отдельный блок Трудового кодекса, требует согласия работника и допускает не любую электронную подпись. Ниже — что входит в КЭДО, какие документы остаются только на бумаге, какая подпись нужна работнику и работодателю и как перейти на электронный формат по шагам.
Что такое КЭДО простыми словами
КЭДО (кадровый электронный документооборот) — это создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумаге. Речь о приёме на работу, переводах, отпусках, командировках, ознакомлении с локальными актами и других кадровых процессах, где раньше требовалась живая подпись на распечатке.
Правовая основа КЭДО — статьи 22.1–22.3 Трудового кодекса РФ. Эти нормы появились в ТК РФ в 2021 году и заработали в полном объёме с конца 2021 — начала 2022 года. До этого электронный кадровый документооборот существовал только в рамках эксперимента Минтруда, и юридической силы у электронных кадровых документов в общем случае не было.
Ключевая идея КЭДО: документ, подписанный электронной подписью в установленном порядке, имеет ту же силу, что бумажный с собственноручной подписью. Работнику не нужно приезжать в офис, чтобы расписаться в приказе об отпуске; кадровик не печатает и не хранит папки — всё лежит в информационной системе. Перейти на КЭДО — право работодателя, а не обязанность: компания сама решает, вводить электронный формат или нет.
Важная оговорка по терминам. «Электронный документооборот» в широком смысле — это обмен любыми документами в цифре, включая бухгалтерские (счета-фактуры, УПД, акты) и межорганизационные с контрагентами через операторов ЭДО. КЭДО — узкая часть, только трудовые отношения «работодатель — работник». Дальше в статье под ЭДО без приставки «кадровый» понимается именно бизнес-документооборот, а под КЭДО — кадровый.
Какие кадровые документы можно вести электронно, а какие нельзя
КЭДО покрывает большинство кадровых документов, но не все. Часть документов закон прямо вывел из электронного режима — их по-прежнему оформляют на бумаге с собственноручной подписью. Это сделано из-за повышенных рисков: документы связаны с жизнью, здоровьем и трудовым стажем, и цена ошибки или спора слишком высока.
Можно вести в КЭДО
| Документ | Комментарий |
|---|---|
| Трудовой договор | Заключение и подписание в электронном виде |
| Дополнительные соглашения к трудовому договору | Изменение условий, оплаты, должности |
| Договор о материальной ответственности | Передача и подписание в электронном виде |
| Ученический договор | Заключение и подписание в электронном виде |
| Приказы (кроме увольнения) | Отпуск, перевод, командировка, поощрение |
| Заявления работника | Отпуск, перенос, увольнение по собственному желанию |
| Уведомления и ознакомление с локальными актами | Правила внутреннего распорядка, положения, графики |
| График отпусков | Утверждение и ознакомление |
Нельзя — только бумага
| Документ | Почему исключён |
|---|---|
| Трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности | Особый порядок ведения; бумажная книжка — собственноручно |
| Акт о несчастном случае на производстве | Связан с расследованием и здоровьем |
| Приказ (распоряжение) об увольнении | Прямое исключение в ТК РФ |
| Документы об инструктаже по охране труда | Подписываются лично |
Практический вывод: даже при полном переходе на КЭДО у кадровой службы остаётся «бумажный остаток» — трудовые книжки, акты о несчастных случаях, инструктажи по охране труда. Это не отменяет смысл КЭДО: основной объём текучки (отпуска, переводы, ознакомления, договоры) уходит в электронный вид, а на бумаге остаётся узкий список.
Чем КЭДО отличается от обычного ЭДО
КЭДО и «обычный» ЭДО решают разные задачи, регулируются разными нормами и используют разную инфраструктуру. Путаница возникает из-за общего слова «документооборот», но это два разных контура.
| Параметр | КЭДО (кадровый) | ЭДО (бизнес/бухгалтерский) |
|---|---|---|
| Кто стороны | Работодатель и работник | Организация и контрагент (поставщик, покупатель, ФНС) |
| Что регулирует | Трудовой кодекс, ст. 22.1–22.3 | НК РФ, законы о бухучёте, форматы ФНС |
| Типовые документы | Договоры, приказы, заявления, ознакомления | Счета-фактуры, УПД, акты, накладные, договоры с контрагентами |
| Кто посредник | Своя система или ГИС «Работа в России» | Оператор ЭДО (передаёт документы между сторонами и в ФНС) |
| Подпись работника/получателя | УНЭП или УКЭП (для работника) | УКЭП организации |
| Согласие второй стороны | Требуется письменное согласие работника | Соглашение об ЭДО между контрагентами |
Главное отличие: в КЭДО одна из сторон — физлицо-работник, у которого по умолчанию нет квалифицированной подписи и которого нельзя принудить к электронному формату. В бизнес-ЭДО обе стороны — организации с УКЭП, и обмен идёт через оператора ЭДО, аккредитованного ФНС. Поэтому система КЭДО — это не оператор ЭДО, а отдельная HR-платформа (или государственная ГИС «Работа в России»).
Компания может одновременно вести бизнес-ЭДО с контрагентами и КЭДО с сотрудниками — это два независимых процесса, которые не обязаны жить в одной системе.
Какая электронная подпись нужна в КЭДО
В КЭДО вид подписи зависит от того, кто подписывает (работодатель или работник) и какой документ. Это самый частый источник ошибок при внедрении: для одного документа подходит простая подпись, для другого — только усиленная. Требования установлены статьями 22.1–22.3 ТК РФ и ФЗ № 377-ФЗ от 22.11.2021.
Подпись работодателя
Для части документов работодатель обязан использовать только УКЭП. Это:
- трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
- договоры о материальной ответственности;
- ученические договоры и договоры на получение образования (обучение);
- приказы (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания;
- уведомления об изменении определённых сторонами условий трудового договора.
Для всех остальных кадровых документов работодателю достаточно УКЭП или УНЭП — при условии, что УНЭП выдана с использованием инфраструктуры электронного правительства (например, через «Госключ»). УКЭП организации обычно уже есть — её получают руководителю юрлица или ИП в УЦ ФНС для сдачи отчётности и работы с госорганами.
Подпись работника
| Группа документов | Допустимые подписи работника |
|---|---|
| Ключевые документы (трудовой договор, договор о матответственности, ученический договор, согласие на перевод, заявление об увольнении и его отзыв, ознакомление с приказом о дисциплинарном взыскании) | УКЭП или УНЭП (в т. ч. через «Госключ»). ПЭП не допускается |
| Прочие документы (ознакомление с ЛНА, приказы об отпусках, рутинные заявления) | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
ПЭП работника допустима только для «прочих» документов и только если работодатель использует собственную информационную систему и заключено соглашение о правилах определения лица по подписи и о конфиденциальности ключа. Для ключевых документов КЭДО простой электронной подписи всегда недостаточно.
«Госключ» и «Госуслуги». Выпуск УНЭП для гражданина в приложении «Госключ» бесплатен — она формируется через подтверждённую учётную запись на «Госуслугах», без похода в удостоверяющий центр. При этом расходы на получение и использование электронной подписи работником в рамках КЭДО несёт работодатель (если у работника подписи ещё нет). Работник вправе использовать и свою ранее самостоятельно полученную УКЭП. Для массового штата бесплатный «Госключ» снимает главный барьер перехода.
Как перейти на КЭДО: этапы
Переход на КЭДО — это не «включить кнопку», а последовательность кадровых и организационных шагов. Пропуск любого из них (особенно согласия работников и локального акта) делает электронные документы оспоримыми.
- Решение работодателя о введении КЭДО. Компания определяет, какие виды документов и какие подразделения переводит в электронный вид. Можно начать с части документов (например, только отпуска и ознакомления), а не со всего сразу.
- Выбор информационной системы. Два пути: государственная ГИС «Работа в России» (бесплатно) либо собственная/коммерческая система КЭДО. От выбора зависят возможности подписи, интеграция с 1С и удобство для сотрудников.
- Локальный нормативный акт о переходе на КЭДО. Работодатель издаёт ЛНА, где фиксирует: какие документы ведутся электронно, какая система используется, какие виды подписи применяются, порядок доступа работника к документам, сроки подписания.
- Уведомление работников и получение согласия. Каждого сотрудника письменно уведомляют о переходе и запрашивают согласие на взаимодействие в электронном виде. Без согласия перевести конкретного работника на КЭДО нельзя (об исключении для новых сотрудников — ниже).
- Запуск и эксплуатация. Регистрация работников в системе, привязка подписей (выпуск/подтверждение УНЭП, например через «Госключ»), обучение кадровиков, перевод процессов. Бумажный остаток (трудовые книжки, акты о НС, инструктажи) ведётся параллельно.
Порядок шагов важен: ЛНА — до уведомлений, уведомления и согласие — до фактического перевода документов конкретного человека в электронный вид.
Согласие работника и его права
КЭДО не может быть навязан работнику. Для действующих сотрудников переход возможен только с их письменного согласия, а отказ не считается нарушением и не может быть основанием для давления или увольнения.
Если работник согласия не дал, работодатель обязан продолжать вести его кадровые документы на бумаге. То есть в одной компании часть штата может быть в КЭДО, а часть — на бумаге; это законно.
Особый режим — для тех, кто впервые трудоустраивается. Для лиц, у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года не было трудового стажа (фактически — принятых на работу с 2022 года), отдельное согласие на КЭДО не требуется: их можно сразу вести в электронном виде. Но и здесь у работника сохраняется право получать документы на бумаге по заявлению.
Права работника в КЭДО, которые стоит держать в ЛНА:
- получить по запросу бумажную копию электронного кадрового документа бесплатно;
- иметь доступ к своим документам в системе;
- расходы на получение и использование подписи в рамках КЭДО несёт работодатель, а не работник.
Платформы для КЭДО и как ТУ ДОКС помогает с документооборотом
Площадку для КЭДО выбирают из двух категорий. Первая — государственная ГИС «Работа в России»: бесплатная, интегрирована с «Госуслугами» и «Госключом», но с ограниченной гибкостью под процессы конкретной компании. Вторая — коммерческие HR-платформы КЭДО с интеграцией в 1С:ЗУП, маршрутами согласования, массовым выпуском УНЭП и кадровой аналитикой.
При выборе системы смотрите на четыре вещи: поддерживаемые виды подписи (особенно УНЭП работника через «Госключ»), перечень документов, которые система умеет вести, интеграцию с вашим кадровым учётом и стоимость в расчёте на сотрудника.
ТУ ДОКС — сервис только B2B-документооборота: обмена юридически значимыми документами с контрагентами и госрегуляторами, их ведения и хранения. Кадрового контура (КЭДО) в ТУ ДОКС нет — он не предназначен для трудовых документов, согласий работника и подписей сотрудников через «Госключ». Если в вашей компании уже выстроен документооборот с контрагентами, ТУ ДОКС помогает вести его в цифровом виде, а решение о площадке КЭДО (отдельная HR-система или «Работа в России») принимается независимо от него.
Что бы вы ни выбрали, логика одна: перевести в цифру максимум рутины, оставить на бумаге только то, что прямо требует закон, и не забыть про согласие сотрудников и локальный акт.
Подробнее об устройстве электронного документооборота в целом — в обзорной статье «Электронный документооборот: что это и как работает».
ТУ ДОКС — сервис только B2B-документооборота: обмен юридически значимыми документами с контрагентами. Кадрового контура (КЭДО) в ТУ ДОКС нет. ТУ ДОКС не оператор: напрямую подключает Контур (Диадок) и СБИС, остальных операторов — через роуминг. Посмотреть, как ТУ ДОКС упрощает документооборот →
Частые вопросы о КЭДО
КЭДО — кадровый электронный документооборот: создание, подписание, использование и хранение трудовых документов (договоров, приказов, заявлений, ознакомлений) в электронном виде без бумаги. Регулируется статьями 22.1–22.3 ТК РФ.
Только на бумаге остаются трудовая книжка (бумажная), акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы об инструктаже по охране труда.
Нет. КЭДО — право работодателя, а не обязанность: компания сама решает, вводить электронный кадровый документооборот или нет.
Для действующих сотрудников — да, требуется письменное согласие; отказ не влечёт негативных последствий. Для тех, кто принят на работу с 2022 года (без стажа на 31.12.2021), отдельное согласие не требуется.
Для ключевых документов (трудовой договор, договор о матответственности, ученический договор, согласие на перевод, заявление об увольнении, ознакомление с приказом о взыскании) — УКЭП или УНЭП (в том числе бесплатная УНЭП через «Госуслуги»/«Госключ»); ПЭП не допускается. Для прочих документов (ознакомление с ЛНА, приказы об отпусках, рутинные заявления) подойдёт также простая электронная подпись (ПЭП).
ГИС «Работа в России» — государственная информационная система, которую можно использовать как бесплатную площадку для КЭДО, интегрированную с «Госуслугами».
Само заявление об увольнении по собственному желанию работник может подать электронно, но приказ (распоряжение) об увольнении в КЭДО вести нельзя — он оформляется на бумаге с собственноручной подписью.
