Товарная накладная ТОРГ-12: что это, образец и как заполнить в 2026 году

Товарная накладная (ТОРГ-12) — это первичный документ, которым продавец оформляет отпуск товара покупателю, а покупатель — его приёмку. Накладная фиксирует, что и в каком количестве передано, по какой цене и на какую сумму. На её основании продавец списывает товар со своего учёта, а покупатель ставит на свой. ТОРГ-12 — унифицированная форма, утверждённая Постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132.

Что такое ТОРГ-12 простыми словами

ТОРГ-12 — это бухгалтерское название товарной накладной. Цифры в нём — номер унифицированной формы из общего перечня форм по учёту торговых операций (ТОРГ-1 … ТОРГ-31), которые ввело Постановление Госкомстата № 132. Под номером ТОРГ-12 в этом перечне закреплена именно «Товарная накладная».

Документ решает одну задачу — подтвердить факт передачи товара от одной стороны другой. Пока товар лежит на складе продавца, он его собственность. В момент отгрузки право собственности и сам товар переходят покупателю, и этот переход нужно зафиксировать на бумаге или в электронном виде. Иначе у продавца не будет основания списать товар и начислить выручку, а у покупателя — основания принять товар к учёту и заявить расходы.

Товарная накладная — это не договор и не счёт. Договор описывает условия сделки в целом, счёт — приглашение оплатить, а накладная подтверждает конкретную отгрузку по конкретной поставке. На один договор может приходиться много накладных.

ТОРГ-12, ТТН и УПД — в чём разница

Три документа часто путают, хотя у каждого своя роль.

ТОРГ-12 закрывает только передачу товара. Если в сделке участвует перевозчик — оформляют ТТН. Если продавец — плательщик НДС и хочет не плодить два документа (накладную и счёт-фактуру), он выставляет УПД, который заменяет оба. Для электронного обмена в 2026 году именно УПД стал основным форматом — об этом ниже отдельный раздел.

Кто оформляет товарную накладную

Накладную составляет продавец (поставщик, грузоотправитель) — сторона, которая отгружает товар. Он заполняет бланк, формирует две части подписей со своей стороны и передаёт документ вместе с товаром.

Покупатель (грузополучатель) проверяет товар по накладной и расписывается в приёмке. С этого момента накладная становится двусторонним документом — обе стороны подтвердили факт сделки.

ТОРГ-12 оформляют в двух экземплярах: один остаётся у продавца (основание списать товар и отразить выручку), второй уходит покупателю (основание оприходовать товар и учесть расходы).

Применяют товарную накладную и организации, и индивидуальные предприниматели — на любом режиме налогообложения. ИП на УСН или патенте тоже выписывают ТОРГ-12, просто в графах по НДС ставят «Без НДС».

Обязательные реквизиты ТОРГ-12

Здесь важный нюанс, который многие упускают. С введением 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» унифицированные формы перестали быть обязательными — компания вправе использовать собственный бланк. Но любой первичный документ, включая самодельную накладную, обязан содержать реквизиты из части 2 статьи 9 402-ФЗ:

• наименование документа;
• дата составления;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни (что передаётся);
• величина натурального и/или денежного измерения (количество, цена, сумма);
• должности лиц, ответственных за оформление и совершение операции;
• подписи этих лиц с расшифровкой.

Унифицированная ТОРГ-12 уже содержит все эти реквизиты, поэтому проще использовать её, а не изобретать свой бланк. Если хоть один обязательный реквизит отсутствует, документ может быть признан недействительным как первичка — налоговая снимет расходы и вычеты по такой накладной.

Бланк ТОРГ-12: структура

Бланк делится на три части. Понимание структуры помогает не пропустить поля при заполнении.

Шапка — реквизиты сторон и документа:

• грузоотправитель и грузополучатель (наименование, адрес, ИНН, банковские реквизиты);
• поставщик и плательщик (если отличаются от отправителя и получателя);
• основание (договор, заказ-наряд);
• транспортная накладная (если оформлялась);
• номер и дата накладной;
• код по ОКПО, вид деятельности по ОКДП.

Табличная часть — построчно перечень товаров: наименование, единица измерения, код, количество, цена за единицу, сумма без НДС, ставка и сумма НДС, сумма с НДС. Внизу — итог по количеству мест, массе и общей сумме.

Итоговая часть — подписи. Со стороны продавца: «отпуск разрешил» (руководитель), «главный (старший) бухгалтер», «отпуск груза произвёл». Со стороны покупателя: «груз принял» / «груз получил грузополучатель». Здесь же поля для печатей и дат.

Как заполнить ТОРГ-12: пошагово

1. Шапка. Внесите грузоотправителя и грузополучателя с полными реквизитами. Если поставщик и плательщик совпадают с отправителем и получателем — продублируйте или поставьте «он же».
2. Основание. Укажите договор поставки (номер и дату) или другой документ-основание. Если был отдельный транспортный документ — впишите его номер.
3. Номер и дата. Номер — по внутренней нумерации продавца, дата — день отгрузки. Дата накладной не должна быть раньше даты договора.
4. Табличная часть. По каждой позиции: наименование товара, единица измерения и её код по ОКЕИ, количество, цена за единицу без НДС, сумма без НДС. Затем ставка НДС, сумма НДС и сумма с НДС. Плательщики НДС заполняют графы по налогу; неплательщики ставят «Без НДС».
5. Итоги. Просуммируйте количество позиций, число мест, массу брутто/нетто и общую сумму. Сумму к оплате продублируйте прописью.
6. Приложения. Укажите число листов приложений (сертификаты, паспорта качества), если они есть.
7. Подписи продавца. Подпишите все три позиции со стороны отправителя с расшифровкой и должностью.
8. Передача покупателю. Покупатель проверяет товар, заполняет поля приёмки, ставит подпись и дату получения.

Типичные ошибки: расхождение количества в накладной и по факту, отсутствие расшифровки подписи, пустая графа «основание», дата отгрузки раньше даты договора. Любая из них даёт налоговой повод снять расходы.

Электронная ТОРГ-12 в 2026 году: что изменилось

Это самый важный для 2026 года раздел. Бумажная ТОРГ-12 работает как раньше. А вот электронная форма ТОРГ-12 в формализованном ЭДО с 1 января 2026 года больше не применяется.

Раньше электронный формат товарной накладной задавал приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@. С 2026 года он, как и формат акта (№ ММВ-7-10/552@), утратил силу — на основании приказа ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@. Для электронной передачи товаров через оператора ЭДО теперь используют универсальный передаточный документ (УПД) в формате 5.03 (приказ ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@).

Что это значит на практике:

• Бумажную ТОРГ-12 можно составлять как и прежде — никаких ограничений.
• Электронную ТОРГ-12 в старом формате через ЭДО отправить уже нельзя — оператор её не примет.
• Чтобы передавать накладные в электронном виде, нужно перейти на УПД в актуальном формате.

УПД удобнее старой связки: один документ заменяет и накладную, и счёт-фактуру, подписывается электронной подписью обеих сторон и сразу принимается налоговой. Электронный документ, подписанный квалифицированной подписью и проведённый через оператора, — это юридический оригинал, дублировать его на бумаге не нужно.

Как перейти на электронные накладные с ТУ ДОКС

Чтобы обмениваться накладными и УПД в электронном виде, нужен сервис ЭДО, подключённый к оператору. ТУ ДОКС работает с Контуром (Диадоком) и СБИС напрямую, остальных контрагентов закрывает через роуминг — поэтому отправить электронный документ можно практически любому партнёру из одного окна. Документы приходят и уходят в актуальном формате, подписываются электронной подписью, а вся история передачи хранится у оператора как доказательная база.

ТОРГ-13: накладная на внутреннее перемещение

ТОРГ-12 оформляет передачу товара сторонней организации. Когда товар перемещается внутри одной компании — между складами, цехами, магазинами или материально ответственными лицами — продажи нет, поэтому ТОРГ-12 не подходит. Для этого есть отдельная форма из того же Постановления № 132 — ТОРГ-13 «Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары».

ТОРГ-13 составляет материально ответственное лицо подразделения, которое сдаёт ценности. Первый экземпляр остаётся у сдающей стороны (основание списать товар с подотчёта), второй — у принимающей (основание оприходовать). Реализации и начисления НДС при внутреннем перемещении нет — меняется только место хранения и ответственное лицо.

Как и ТОРГ-12, форма ТОРГ-13 после введения 402-ФЗ не обязательна — компания может вести внутреннее перемещение по своему бланку, но привычнее использовать унифицированную форму.