Когда сайт, склад, розница, касса и маркировка работают отдельно, онлайн-заказы приходится обрабатывать вручную. Из-за этого появляются отмены, пересорт, ошибки в чеках и проблемы с маркированными товарами.
В статье разберем, как организовать онлайн-продажи без ручной сверки остатков, путаницы при сборке и ошибок с маркированными товарами.
Сайт должен показывать только товар, который можно продать
Если сайт получает остатки без учета розницы и резерва, он показывает покупателю товар, которого уже может не быть в свободной продаже.
Например, на складе осталась одна куртка нужного размера. Она выгружена на сайт, но в это же время ее покупают в торговом зале. Онлайн-заказ приходит, менеджер открывает учет и видит, что собирать уже нечего. Дальше — звонок клиенту, отмена заказа, спор с покупателем и потеря доверия к магазину.
Чтобы этого избежать, на сайт нужно передавать свободный остаток: товар, который есть на нужном складе и не занят в других заказах.
В Управлении ассортиментом можно настроить обмен с Tilda или InSales и выгружать на сайт актуальные остатки из учетной системы.
Для этого важно сразу определить, откуда интернет-магазин берет товар. Если заказы собирают из торгового зала, сайт должен получать остатки этой точки. Если под онлайн-продажи выделен отдельный склад, выгрузку нужно настроить с него. Так заказ попадает туда, где товар действительно доступен для сборки.
Онлайн-заказ нужно сразу ставить в резерв
После оформления заказа товар должен стать недоступным для других продаж. Иначе он будет числиться в наличии, хотя фактически уже обещан онлайн-покупателю.
В Управлении ассортиментом заказы с Tilda и InSales попадают в общий реестр. В заказе видно покупателя, состав, склад, статус оплаты и связанные документы. Если заказ пришел по телефону или из мессенджера, его можно создать вручную и обработать по тем же правилам.
Резерв нужен, чтобы сотрудники видели: эта позиция уже занята под конкретный заказ и ее нельзя продавать другому покупателю.
Резерв особенно важен для магазинов, где один остаток продается сразу через несколько каналов: торговый зал, сайт, соцсети, маркетплейс или менеджера. Без резерва сотрудники каждый раз договариваются вручную: кто первый взял товар, тот и продал. При небольшом потоке это еще можно удержать в голове, но даже при нескольких заказах в час отмены и споры станут лишь вопросом времени.
Сборка заказа должна идти по системе
После резерва заказ нужно собрать так, чтобы сотрудник сразу видел: что отдать, откуда взять товар и можно ли уже передавать покупателю.
Если сборка идет по распечатке, скриншоту или сообщению в чате, легко пропустить изменение. Менеджер заменил позицию, покупатель поменял количество, оплату еще не подтвердили — а сборщик работает по старой версии заказа.
В электронной карточке заказа:
- покупатель и контактные данные;
- склад или точка сборки;
- товары и количество по каждой позиции;
- статус оплаты;
- способ получения: доставка или самовывоз;
- каие документы могут быть оформлены по заказу: чек, реализация, вывод из оборота по маркировке.
В Управлении ассортиментом заказы попадают в реестр. Сотрудник открывает заказ, проверяет состав, собирает позиции и видит связанные документы. Заказы из Tilda и InSales подтягиваются автоматически, а заявки из телефона или мессенджеров можно создать вручную.
Подписывайтесь на телеграм канал ТУ СОФТ, чтобы быть в курсе новостей маркировки, законодательства и других важных событий торговли
Маркированный товар нужно привязать к конкретному заказу
Для маркированного товара важно не только количество, но и конкретная марка. В системе должно быть видно, какой код ушел по каждому заказу.
Ручная схема дает сбои: сотрудник может перепутать упаковку, указать код от другого заказа и будет не понятно, какую марку надо вывести из оборота.
Если позиция маркированная, то в Управлении ассортиментом код можно отсканировать во время сборки и сохранить в заказе. Тогда при закрытии продажи не придется искать марку отдельно или переносить ее вручную в чек.
После предоплаты нужен финальный чек
Онлайн-оплата не закрывает сделку, если покупатель получает товар позже. Сначала магазин принимает деньги и формирует чек на предоплату. Когда заказ передан покупателю, нужен чек полного расчета.
На практике этот этап часто теряется. Клиент оплатил заказ на сайте, менеджер собрал товар, курьер забрал пакет, а финальный чек никто не сформировал. При одном-двух заказах ошибку еще можно найти вручную. При потоке заказов уже сложно вспомнить, что выдали, что отменили, где была замена, а по каким заказам остался незакрытый аванс.
Отдельный риск появляется, если состав заказа изменился перед выдачей. Покупатель отказался от одной позиции, заменил размер или добавил товар к самовывозу. Финальный чек должен совпадать не с первой заявкой с сайта, а с тем, что магазин фактически передал покупателю.
Поэтому чек полного расчета лучше формировать из заказа, а не набивать заново вручную. В Управлении ассортиментом в заказе уже есть состав, покупатель, оплата, статус и связанные документы. На основании этих данных можно сформировать финальный чек и отправить его в облачную кассу.
Онлайн-торговля должна выдерживать рост заказов
Ручная схема может работать, пока заказов мало. Один менеджер успевает проверить остатки, написать продавцу, отложить товар и не забыть про чек. Но как только заказов становится больше, процесс начинает сыпаться.
Сначала появляются мелкие ошибки: товар не убрали из свободного остатка, резерв не заметили, сборщик взял не тот размер. Потом эти ошибки начинают влиять на продажи: клиентам звонят с отменами, сотрудники спорят, где лежит заказ, руководитель не понимает, почему остатки в системе не сходятся с полкой.
Чтобы онлайн-торговля росла без хаоса, каждый заказ должен проходить заранее настроенный маршрут:
- заказ поступает с сайта в учетную систему;
- система ставит товар в резерв, чтобы его не продали повторно;
- сотрудник собирает заказ по актуальному составу;
- коды маркировки сохраняются в заказе, если товар маркированный;
- при передаче товара формируется финальный чек;
- система списывает проданные позиции со склада;
- на сайте обновляется наличие для следующих покупателей.
В Управлении ассортиментом эта цепочка собирается в одной системе. Заказы из Tilda и InSales попадают в реестр, товары учитываются в резерве, марки сохраняются в заказе, чек формируется на основании продажи, а остатки после обработки обновляются для следующих покупателей.
Благодаря этому магазин может не держать онлайн-продажи на переписках, таблицах и памяти сотрудников.
Управление ассортиментом для онлайн торговли, если у вас продажи только на сайте
Управление ассортиментом для онлайн торговли, если у вас есть розничный магазина с Эвотор
