Списание товара — это снятие товара с учёта, когда его больше нельзя продать: он испортился, вышел срок годности, разбился, его украли или потеряли. Списание уменьшает остаток в товароучёте и фиксирует потерю документально, чтобы данные на складе совпадали с реальностью, а расходы можно было обосновать перед налоговой.
Для розничного магазина это рутинная операция: часть товара всегда теряется по объективным причинам. Важно не «закрыть глаза» на потерю, а оформить её правильно — иначе остатки «поплывут», инвентаризация покажет недостачу, а проверка не примет расходы.
Актуализировано: июнь 2026.
Что такое списание товара и зачем оно нужно
В товароучёте каждая единица товара имеет остаток — сколько штук числится на складе и в торговом зале. Пока товар стоит на полке, он учитывается как актив. Как только он становится непригодным к продаже, его нужно убрать из остатков, иначе система будет показывать товар, которого физически нет.
Списание решает три задачи одновременно:
- Приводит учёт в соответствие с фактом. После списания остаток в программе совпадает с тем, что реально лежит на складе.
- Обосновывает потерю. Акт списания — это первичный документ, на основании которого стоимость товара относится в расходы. Без него налоговая вправе не принять расход и доначислить налог.
- Снимает товар с других учётов. Маркированный товар нужно вывести из оборота в «Честном знаке», алкоголь — отразить в ЕГАИС. Если этого не сделать, в государственных системах товар продолжит «висеть» как доступный к продаже.
Списание — это не «выбросил и забыл». Это операция, у которой есть основание, документ, подпись комиссии и проводка в учёте.
Причины списания товара
Причины делятся на несколько групп. От причины зависит, какой документ оформлять и можно ли отнести потерю в расходы без налоговых рисков.
| Причина | Что это | Можно ли в расходы |
|---|---|---|
| Истёкший срок годности | Продукты, косметика, лекарства с истёкшей датой | Да, при правильном оформлении |
| Брак | Заводской дефект, нарушение целостности | Да |
| Порча, бой, лом | Разбили, помяли, испортили при хранении или транспортировке | Да; в пределах норм убыли — без вопросов |
| Естественная убыль | Усушка, выветривание, утруска, таяние — неизбежные потери | Да, в пределах утверждённых норм |
| Недостача | Товара меньше, чем по учёту (выявляется при инвентаризации) | В пределах норм убыли — да; сверх норм — за счёт виновных или прибыли |
| Кража, утрата | Хищение покупателем или сотрудником | Только при подтверждении (например, постановление об отказе в возбуждении дела) |
| Собственные нужды | Товар ушёл на дегустацию, образцы, хознужды магазина | Да, с обоснованием |
Ключевое различие — виновное списание (есть конкретный ответственный) и безвиновное (объективные причины). При естественной убыли виновных нет, потеря заложена в технологию. При недостаче сверх норм или порче по вине сотрудника — потерю возмещает виновное лицо.
Срок годности — отдельная история
Продавать товар с истёкшим сроком годности запрещено прямо законом (п. 5 ст. 5 Закона «О защите прав потребителей»). За продажу просрочки — штраф по ст. 14.4 КоАП РФ: для юрлица от 20 000 до 30 000 ₽, плюс репутационный удар при жалобе покупателя.
Поэтому просроченный товар нужно убрать с полки до наступления даты, а не после. Дальше — либо вернуть поставщику (если договор это допускает), либо списать и утилизировать. Просто выбросить мало: нужен акт, иначе расход не подтверждён.
Какими документами оформляется списание
Основной документ — акт о списании товаров по форме ТОРГ-16 (утверждена Постановлением Госкомстата РФ № 132 от 25.12.1998). С 2013 года унифицированные формы необязательны: магазин вправе разработать свою форму, но в ней должны быть все обязательные реквизиты первичного документа. На практике проще взять готовую ТОРГ-16 — её знают и налоговая, и аудиторы.
ТОРГ-16 и ТОРГ-15 — в чём разница
Две формы из одного постановления, и их часто путают:
- ТОРГ-16 «Акт о списании товаров» — окончательное списание товара, который нельзя продать. Применяется при просрочке, браке, потере качества.
- ТОРГ-15 «Акт о порче, бое, ломе ТМЦ» — фиксирует сам факт порчи и решение: уценить или списать. Если товар частично пригоден (например, помятая упаковка, но содержимое цело), его можно уценить и продать дешевле — тогда оформляют ТОРГ-15. Если товар к продаже непригоден вообще — ТОРГ-16.
Логика простая: ТОРГ-15 — «что-то случилось, решаем, что делать»; ТОРГ-16 — «решили списать окончательно».
Что должно быть в акте
Независимо от формы, акт списания содержит:
- наименование, артикул, количество и стоимость товара;
- причину списания (конкретно: «истёк срок годности 15.05.2026», а не «брак»);
- состав комиссии и подписи её членов;
- решение о дальнейшей судьбе товара (утилизация, уничтожение, возврат поставщику);
- дату и подпись руководителя.
Акт ТОРГ-16 составляется в трёх экземплярах: бухгалтерии, подразделению и материально ответственному лицу. Комиссию назначает руководитель приказом — это может быть постоянная инвентаризационная комиссия.
Как списать товар: пошаговый порядок
Операционно процедура одинакова для большинства причин. Разберём по шагам — этого детального алгоритма как раз не хватает большинству статей по теме.
Шаг 1. Выявить товар к списанию. Это происходит либо планово (инвентаризация), либо по факту — продавец заметил просрочку или брак. Товар сразу убирают из торгового зала, чтобы он случайно не попал в продажу.
Шаг 2. Изолировать и зафиксировать. Товар откладывают в отдельную зону «на списание». Фиксируют доказательство: фотографию этикетки со сроком годности, фото повреждения. Это пригодится, если расход будет проверять налоговая.
Шаг 3. Собрать комиссию. Комиссия осматривает товар и подтверждает, что он непригоден к продаже. В магазине это обычно директор, товаровед и материально ответственный сотрудник.
Шаг 4. Оформить акт. Заполняют ТОРГ-16 (или ТОРГ-15, если возможна уценка). Указывают причину, количество, стоимость. Руководитель утверждает акт.
Шаг 5. Списать в товароучёте. На основании акта проводят документ «Списание» в учётной программе — остаток уменьшается на списанное количество. Себестоимость товара уходит в расходы.
Шаг 6. Снять с госучётов. Маркированный товар выводят из оборота в «Честном знаке» с указанием причины и реквизитов акта. Алкоголь отражают в ЕГАИС.
Шаг 7. Утилизировать. Товар физически уничтожают или передают на утилизацию. Если требуется (например, для лекарств или продуктов) — по договору со специализированной организацией, с подтверждающим документом.
Оформляйте списание в пару кликов
Акт, проводка по остаткам и выгрузка в «Честный знак» — в одном окне товароучёта «Управление ассортиментом».
Списание по сроку годности: что важно
Просрочка — самая частая причина списания в продуктовой и аптечной рознице. Несколько нюансов, которые отличают её от прочих:
- Списывать нужно заранее. Товар снимают с продажи в последний день срока годности, а не на следующий. Лучше — за день-два, чтобы не рисковать.
- Нельзя просто выбросить. Просроченный товар часто подлежит обязательной утилизации (особенно пищевые продукты и лекарства). Нужен договор с утилизирующей организацией и акт об утилизации — иначе расход на утилизацию тоже не подтверждён.
- Контроль сроков — это процесс, а не разовая проверка. В магазине с тысячами позиций уследить за датами вручную невозможно. Здесь помогает товароучёт: партионный учёт со сроком годности подсвечивает позиции, у которых срок подходит к концу, — и их можно вовремя продать со скидкой или вернуть поставщику, не доводя до списания.
Чем раньше система предупредит о подходящем сроке, тем меньше товара уйдёт в потери. Списание просрочки — это, по сути, признание, что товар не успели продать.
Списание маркированного товара и алкоголя
Если товар маркированный (обувь, одежда, парфюм, молочка, табак, вода и другие группы) или подакцизный алкоголь, обычного акта мало — нужно отразить выбытие в государственной системе.
Маркированный товар — «Честный знак». Списание оформляется как вывод из оборота. Указывают причину: утрата, порча (брак), уничтожение или использование на собственные нужды. Для большинства причин система требует реквизиты первичного документа — того самого акта списания. После вывода из оборота код маркировки «гасится» и товар больше нельзя продать легально.
Алкоголь — ЕГАИС. Бой, порча, недостача алкоголя отражаются в ЕГАИС актом списания с указанием причины. Важное изменение: с 1 апреля 2026 года по пиву и слабоалкогольным напиткам (пивные напитки, сидр, пуаре, медовуха) розничным продавцам больше не нужно отдельно передавать данные о продаже в ЕГАИС — сведения о выбытии кода маркировки уходят из «Честного знака» в ЕГАИС автоматически. По крепкому алкоголю и вину сведения о продаже по-прежнему поступают в ЕГАИС напрямую — через УТМ кассы в момент пробития чека (Честный знак здесь не посредник). Списание же по порче и бою (не продаже) по-прежнему оформляется актом в ЕГАИС.
Главный риск здесь — рассинхрон: товар списали в учёте, но забыли вывести из оборота в госсистеме. Тогда в «Честном знаке» он числится как доступный к продаже, а это повод для вопросов при проверке. Поэтому товароучёт, который оформляет списание и сразу отправляет данные в Честный знак и ЕГАИС, снимает целый класс ошибок.
Как сократить списания в магазине
Списание — это всегда потеря денег. Полностью убрать её нельзя, но довести до минимума реально. Что работает на практике:
- Партионный учёт со сроками годности. Система учитывает, какая партия пришла раньше и когда у неё истекает срок. Продавать по принципу FEFO (раньше истекает — раньше продаётся) — и просрочки станет в разы меньше.
- Своевременные уценки. Товар с подходящим сроком лучше продать со скидкой, чем списать в ноль. Уценка возвращает хотя бы часть денег.
- Контроль приёмки. Часть потерь — это брак и бой, пришедшие от поставщика. Если фиксировать их при приёмке (ТОРГ-2, акт о расхождении), товар вернётся поставщику, а не превратится в ваше списание.
- Аналитика причин. Когда списания учитываются по причинам, видно закономерность: один товар постоянно бьётся при выкладке, другой регулярно не успевают продать. Это сигнал поменять выкладку, объём закупки или поставщика.
- Регулярная инвентаризация. Чем чаще сверяют факт с учётом, тем раньше всплывает недостача и порча — и тем меньше «накопленных» потерь.
Все эти инструменты — это, по сути, функции товароучёта. Магазин без автоматизации видит списания постфактум, когда деньги уже потеряны; магазин с товароучётом получает предупреждения заранее.
Как это устроено в УА
В Управлении ассортиментом списание — это отдельная операция, привязанная к остаткам. Вы выбираете товар, указываете причину и количество — система формирует документ, уменьшает остаток и относит себестоимость в расходы. Партионный учёт со сроками годности подсвечивает товар, у которого срок подходит к концу, чтобы его можно было продать или уценить до списания. Маркированные товары при списании выводятся из оборота в «Честном знаке», а данные по алкоголю уходят в ЕГАИС — без отдельного входа в каждый кабинет.
УА работает на кассах Эвотор и aQsi, а для интернет-магазина — с InSales, Tilda и другими площадками. Списания, остатки и сроки годности видны в одном личном кабинете.
Товарный учёт со списаниями и контролем сроков
«Управление ассортиментом» ведёт списания, остатки и сроки годности в одном кабинете — на кассах Эвотор и aQsi и для интернет-магазина.
Частые вопросы о списании товара
Уценка снижает цену товара, но он остаётся в продаже и в остатках. Списание убирает товар из остатков совсем — продать его уже нельзя. Если товар частично пригоден, сначала рассматривают уценку, и только если продать невозможно — списывают.
ТОРГ-16 — для окончательного списания непригодного товара. ТОРГ-15 — когда фиксируют порчу или бой и решают, уценить товар или списать. С 2013 года обе формы необязательны: можно использовать свою, но с обязательными реквизитами первичного документа.
Нет. Без акта списания потеря не подтверждена документально: налоговая вправе не принять расход, а в учёте останется «висеть» несуществующий остаток. Акт — обязательное основание для списания.
Сначала оформляют акт списания, затем выводят товар из оборота в «Честном знаке» с указанием причины (утрата, порча, уничтожение) и реквизитов акта. После вывода код маркировки гасится, и товар нельзя продать.
Снять с продажи до истечения срока, оформить акт списания и утилизировать (для пищевых продуктов и лекарств — через специализированную организацию, с подтверждающим документом). Продавать просрочку запрещено законом, штраф по ст. 14.4 КоАП РФ.
Стоимость правильно списанного товара относится в расходы и уменьшает налогооблагаемую базу — но только при корректном оформлении (акт, причина, подтверждение). Потери в пределах норм естественной убыли учитываются как материальные расходы; сверх норм — за счёт виновных лиц или чистой прибыли.
Вести партионный учёт со сроками годности, вовремя уценять товар с подходящим сроком, фиксировать брак при приёмке для возврата поставщику и регулярно проводить инвентаризацию. Эти задачи закрывает товароучёт — он предупреждает о потерях заранее, а не показывает их постфактум.
