«Извините, у нас переучет»
Инвентаризация в магазине — это пересчёт товара и сверка факта с остатками на кассе или в учётной программе. Проводят её перед годовой отчётностью, при смене продавца и когда остатки перестали сходиться. Помимо учёта, инвентаризация подтверждает фактическое наличие товарных запасов в магазине.
Рассмотрим практическую составляющую инвентаризации – как подготовиться к инвентаризации, провести пересчет товарных запасов, отразить итоги инвентаризации и на что стоит обратить особое внимание.
Инвентаризация — это сверка остатков: вы пересчитываете товар вручную и сравниваете факт с тем, что показывает касса или учётная программа. В обиходе её называют ревизией или переучётом — суть одна.
В каких случаях необходимо проводить инвентаризацию
Не обойтись без инвентаризации, если вы приняли решение внедрить учетную систему в розничной торговле. Инвентаризация является единственным достоверным источником начальных остатков на этапе установки товароучетных систем. О внеплановой инвентаризации стоит задуматься, если в учете появились отрицательные остатки, а схожий ходовой товар, наоборот, завис без движения.
Провести инвентаризацию придется, если меняется материально-ответственное лицо (с единичными поправками на специфику бизнеса) или же вы заподозрили одного из сотрудников в недобросовестном выполнении обязанностей (большое количество возвратов, отмена чеков и прочее).
В ряде случаев обязательное проведение инвентаризации предусмотрено законодательно*:
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально ответственных лиц;
- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
- в случае пожара или других чрезвычайных ситуаций;
- при реорганизации или ликвидации организации и в ряде других случаев.
Если вы ведёте бухгалтерский учёт, порядок инвентаризации с 1 апреля 2025 года задаёт ФСБУ 28/2023 (Приказ Минфина от 13.01.2023 №4н). ИП без обязанности вести бухучёт проводят инвентаризацию для себя — чтобы знать реальные остатки.
Подготовка к инвентаризации
Перед проведением инвентаризации убедитесь, что все документы движения товара отражены в учетных системах: накладные оприходования, возвраты поставщику, списания, перемещения и так далее.
В зависимости от специфики бизнеса, объемов товарных запасов и ресурсов, которыми вы располагаете, примите решение о порядке проведения пересчета – инвентаризация всего магазина или выборочных отделов, товарных групп. Реализацию товара на время пересчета необходимо приостановить. Оптимальным является пересчет всего розничного склада.
Во избежание подтасовки данных не стоит заранее афишировать предстоящую инвентаризацию.
В день проведения пересчета заполните инвентаризационную опись учетными данными, распечатайте опись для внесения итогов пересчета.
Считать удобнее, когда покупателей нет: вечером после закрытия, ночью или ранним утром. В круглосуточном магазине — в самые тихие часы. На время пересчёта группы продажи по ней лучше остановить, иначе остаток не сойдётся.
Как провести инвентаризацию магазина
Товарные запасы. На время проведения инвентаризации реализацию товара стоит остановить. Также необходимо ограничить доступ материально-ответственных лиц к подсобным помещениям, в которых хранятся товарные запасы.
Пересчет желательно проводить последовательно, в порядке расположения ценностей в конкретном помещении, не перемещаясь одновременно по всем местам хранения единичной товарной позиции. Фактическое количество товара отражайте в соответствующей колонке описи.
В описи пишите полное наименование, а не просто «колбаса»: «Колбаса Краковская полукопчёная, 350 г». Иначе похожие позиции путаются, и недостача по одной маскируется излишком по другой.
При пересчете товара в упаковках нужно убедиться, что заводская упаковка не вскрывалась, если же коробка не опечатана – проверить, что содержимое соответствует упаковке. Если это дорогостоящее оборудование с серийными номерами – стоит сверять соответствие серийного номера упаковки и оборудования. Для расфасованного товара нужно делать контрольные замеры.
Во время инвентаризации необходимо проверять не только количество, но и качество товара, сроки годности, наличие ценника и актуальность цены, указанной на нем. Если выявлены какие-либо нарушения или отклонения, сделайте соответствующие пометки в описи, чтобы не забыть исправить нарушения после завершения пересчета.
Денежные средства. Наряду с пересчетом товарных запасов в момент проведения инвентаризации рекомендовано сличить наличность в кассовом аппарате с данными в кассовом отчете. Для проверки потребуется снять отчет без гашения и пересчитать наличность в кассе. На примере терминала ЭВОТОР: «Отчеты» → «Кассовые отчеты» → «Печать», после чего кассовый терминал распечатает отчет без гашения смены, отражающий остаток денежных средств в ККМ.
Итоги инвентаризации
По результатам инвентаризации выявляются расхождения. Они бывают четырёх видов: излишки (товара больше, чем в учёте), недостача (меньше), порча (просрочка, бой, брак) и пересортица (общее количество сходится, но перепутаны позиции). Излишки приходуют, недостачу и порчу списывают, пересортицу сначала перепроверяют — чаще всего это она.
Недостачу по вине материально-ответственного лица можно удержать из зарплаты, но не больше 20% за месяц и только после того, как сотрудник подписал результаты пересчёта.
Маркированный товар по итогам инвентаризации не забудьте провести в «Честном знаке» — иначе остатки в системе маркировки разойдутся с фактом.
Итоговые результаты пересчета необходимо отразить в учетную систему, которую вы используете.
Инвентаризация маркированного товара в Честном знаке
Если в магазине есть маркированный товар, инвентаризации недостаточно сверить остатки только на кассе — нужно сверить их и с личным кабинетом «Честного знака». Система маркировки хранит коды по каждой единице товара, и эти данные должны совпадать с фактическим наличием на полках и складе.
Расхождение между остатками в «Честном знаке» и фактом — это риск штрафов: система считает, что товар у вас есть, а его уже нет, или наоборот. Поэтому по итогам пересчёта приводят остатки в соответствие: коды недостающего товара выводят из оборота, а излишки и найденные коды возвращают в оборот, чтобы их можно было легально продать.
Товароучётный сервис помогает сверить остатки кодов маркировки с фактом и подготовить расхождения к обработке, чтобы данные на кассе, в учёте и в «Честном знаке» сходились. Как устроена маркировка и учёт кодов — в материалах как учитывать маркированный товар и вывод маркированного товара из оборота.
Инвентаризация на кассе Эвотор: пошагово
Можно провести инвентаризацию без классической инвентаризационной описи, фиксируя итоги пересчета при помощи терминала ЭВОТОР. Такой вариант удобен для небольших торговых точек или магазинов с узким ассортиментным рядом. Для более крупных торговых залов с подсобными помещениями или магазинов с внушительной номенклатурой этот вариант также приемлем, но потребуется терминал, работающий от аккумулятора. С ним вы сможете свободно перемещаться по торговому залу в течение нескольких часов.
На терминале сформируйте документ Инвентаризация: Товары → вкладка Документы → Инвентаризация → "+". В созданный документ можно вносить товарные позиции при помощи сканера или через строку ручного поиска, указывая фактическое количество товара по итогам пересчета.
Внимание! Провести частичную инвентаризацию запасов на терминале ЭВОТОР невозможно. Товарные позиции, отсутствующие в документе «Инвентаризация», будут обнулены после отражения документа в учете. Будьте внимательны, перед сохранением документа убедитесь, что вы отразили в ведомости весь ассортимент магазина.
Чтобы провести частичную инвентаризацию — пересчитать отдельные группы без обнуления остального ассортимента — используйте товароучётное приложение Управление ассортиментом. В отличие от штатного документа на терминале Эвотор, оно не обнуляет позиции, которых нет в описи. Подробнее — в разделе ниже.
Пошаговая инструкция с экранами терминала — в разделе поддержки.
Как отразить инвентаризацию через приложение Управление ассортиментом
Для пользователей терминала ЭВОТОР доступен еще один вариант отражения итогов инвентаризации – через товароучетное приложение Управление ассортиментом. Подробнее о возможностях — на странице товарного учёта для Эвотор.
Приложение позволяет провести инвентаризацию как всего магазина, так и выборочных товарных групп. При этом, номенклатура, отсутствующая в описи, не обнуляется. Документ затрагивает только те позиции, которые в нем указаны.
Заполнить инвентаризационную ведомость можно одним из способов: автоматически по выбранной товарной группе или нескольким группам одновременно, с помощью сканера, ручным подбором через строку поиска. После заполнения ведомости учетными данными вы можете распечатать инвентаризационную опись и фиксировать итоги пересчета на бумаге, перенеся результаты в приложение по завершении инвентаризации или же вносить их непосредственно в созданный документ, не забывая его периодически сохранять без проведения в учете.
Для удобства поиска товара в ведомости можно использовать сортировки А-Я по столбцам, кликнув мышкой на наименование нужного столбца. После занесения всех остатков проверьте, что в ведомости не осталось позиций с пустым фактическим количеством. Такие позиции должны быть обнулены или удалены из ведомости.
Убедившись, что все остатки отражены верно, сохраните документ с проведением в учете (бегунок «Проведен»).
Приложение Управление ассортиментом работает не только на терминале Эвотор. Те же инвентаризация и сверка остатков доступны на кассах aQsi и в версии для интернет-магазина — логика одинаковая, отличается только устройство, на котором вы работаете.
Пошаговые инструкции по инвентаризации в приложении: на кассе Эвотор, на кассе aQsi, для интернет-магазина.
Инвентаризация без ручного пересчёта
Приложение само сверит остатки на кассе с фактом и покажет недостачи и излишки. Работает на Эвотор и aQsi. Как провести инвентаризацию: на Эвотор, на aQsi.
Частые ошибки и пересортица: почему остатки не сходятся
Помимо порчи товарных запасов и недостач по итогам инвентаризации практически всегда выявляется большое количество пересортицы. Пересортица – следствие ошибок кассиров и администраторов магазина, в результате которых зачастую можно наблюдать отрицательные остатки в терминале. Наиболее частые причины ошибок:
- товарные дубли в номенклатуре
- одинаковые штрих-коды для нескольких позиций
- персонал слабо ориентируется в ассортименте магазина
Эти причины влекут за собой ошибки при приемке, списании и продаже товара, уводя в минус одну номенклатуру и подвешивая остатки на другой номенклатуре. Пересортица не только искажает реальную статистику продаж, но и влечет финансовые последствия при выборе товара с неактуальными ценами.
Зависит от того, ведёте ли вы бухгалтерский учёт. Организации обязаны инвентаризировать имущество — с 1 апреля 2025 года порядок задаёт ФСБУ 28/2023. ИП, которые бухучёт не ведут (в рознице это большинство), закон к инвентаризации не обязывает. Но проводить её всё равно стоит: без сверки вы не знаете реальных остатков и не поймаете недостачу.
Это пересчёт товара на полках и складе и сверка факта с тем, что числится в учёте или на кассе. Расхождения — это недостача (товара меньше, чем должно быть) или излишек (больше).
В небольшом магазине — сам владелец или продавец. Если есть материально-ответственное лицо, оно участвует обязательно. Крупные точки собирают комиссию из нескольких человек, чтобы исключить подтасовку.
Минимум раз в год — перед годовой отчётностью. На практике в рознице считают чаще: раз в квартал или месяц по ходовым группам, плюс внепланово при смене продавца, подозрении на воровство или скачке отрицательных остатков. Если полная сверка прошла после 1 октября, повторять её перед годовой отчётностью не обязательно.
Приказ о проведении, инвентаризационную опись (в неё вносят факт пересчёта) и сличительную ведомость с расхождениями, по итогу — акт. В приложении Управление ассортиментом опись и сверка формируются автоматически, бумажные бланки нужны не всегда.
Излишки приходуют — ставят на учёт. Недостачу списывают; если виновато материально-ответственное лицо, сумму можно удержать в пределах закона. Частая причина мнимой недостачи — пересортица, поэтому расхождения сначала перепроверяют.
На терминале Эвотор частичную сделать нельзя — позиции вне документа обнулятся. В приложении Управление ассортиментом можно: считаете отдельные группы, остальное не трогается. Продажи по пересчитываемой группе на время лучше остановить, иначе факт «поплывёт».
Сверьте остатки кодов маркировки с личным кабинетом «Честного знака». Коды недостающего товара выводят из оборота, а излишки и найденные коды возвращают в оборот — иначе остатки в «Честном знаке» разойдутся с фактом, и это грозит штрафами.
На терминале Эвотор создают документ «Инвентаризация» и вносят фактическое количество товара — позиции, которых нет в документе, обнуляются. Если нужна частичная инвентаризация без обнуления остального ассортимента, используют приложение Управление ассортиментом.
