Книга продаж в 2026 году: как заполнить без ошибок

Что такое книга продаж и кто ее ведет

Книга продаж — это регистр по НДС. В ней отражают документы по операциям, с которых продавец начисляет налог. Потом данные из книги продаж переносят в декларацию по НДС.

Книгу продаж ведут организации и ИП, которые платят НДС, а также налоговые агенты по НДС. Для розницы это означает, что если операция облагается НДС, ее нужно не только правильно оформить, но и правильно отразить в книге продаж.

Книгу продаж составляют за каждый квартал. Поэтому важно сразу понимать, какие документы должны в нее попасть и по какой операции.

Как изменилась книга продаж в 2026 году

В 2026 году форму книги продаж обновили. С 1 января ФНС рекомендовала использовать новую форму, а с 1 апреля она стала обязательной.

Главное изменение — новая графа 11а. Ее заполняют, когда товар отгружают в счет ранее полученного аванса. В этой графе указывают номер и дату счета-фактуры, который раньше выставили на предоплату.

Еще одно важное изменение — обновленные ставки НДС, которые действуют в 2026 году.

По каким документам заполняют книгу продаж

Книгу продаж заполняют по документам, по которым начисляют НДС.

При оптовой продаже в адрес организации или ИП берут счет-фактуру или УПД. Если после продажи изменилась стоимость, в книгу продаж вносят корректировочный счет-фактуру. Если в исходном счете-фактуре была ошибка, используют исправленный документ.

Если получили аванс, запись делают по авансовому счету-фактуре. Когда потом идет отгрузка в счет этого аванса, в книге продаж отражают счет-фактуру на реализацию и указывают данные авансового счета-фактуры в графе 11а.

При продаже физлицам через кассу каждый чек в книгу продаж обычно не переносят. Для таких продаж используют: Отчет о закрытии смены или сводные данные за месяц по документам ККТ.

Какие графы в книге продаж нужны чаще всего

Во вводной части книги продаж указывают название организации или Ф.И.О. ИП, ИНН, КПП и квартал, за который составлена книга.

В табличной части обычной рознице, интернет-магазину и общепиту чаще всего нужны такие графы:

• Графа 1 — порядковый номер записи.
• Графа 2 — код вида операции. По нему видно, что именно вы отражаете: продажу, аванс или другую операцию.
• Графа 3 — номер и дата счета-фактуры или другого документа, который регистрируют в книге продаж. Если документ исправленный или корректировочный, здесь указывают данные исходного счета-фактуры.
• Графа 4 — номер и дата исправления, если регистрируют исправленный счет-фактуру.
• Графа 5 — номер и дата корректировочного счета-фактуры, если после продажи изменилась стоимость.
• Графы 7 и 8 — данные покупателя: наименование, ИНН и КПП. При сводных записях по розничным продажам физлицам эти графы обычно не заполняют.
• Графа 11 — номер и дата платежного документа. Ее заполняют, когда НДС связан с оплатой, например при получении аванса.
• Графа 11а — номер и дата счета-фактуры на аванс. Ее заполняют, когда отгрузка идет в счет ранее полученной предоплаты.
• Графа 13б — итоговая стоимость продажи с НДС или сумма полученного аванса с НДС в рублях и копейках.
• Графы 14–15б — стоимость товаров, работ или услуг без НДС, распределенная по ставкам. Для авансов эти графы не заполняют.
• Графы 17–18б — сумма НДС по соответствующим ставкам.

После окончания квартала показатели по нужным графам суммируют и переносят в строку «Всего».

Порядок заполнения книги продаж

Обычная продажа. В книгу продаж переносят данные из счета-фактуры или УПД. Используют код операции 01. В графе 3 указывают номер и дату документа, в графах 7 и 8 — данные покупателя, в графе 13б — стоимость с НДС, в графах 14–15б — стоимость без НДС, в графах 17–18б — сумму налога.
Пример: магазин продал партию товара организации и выставил УПД. Эту продажу отражают в книге продаж как обычную реализацию.

Розничные продажи физлицам через кассу. В книгу продаж не заносят каждый чек отдельно. Для записи берут Отчет о закрытии смены или сводную справку по документам ККТ за месяц.
Пример: за март магазин пробил сотни розничных чеков. В книге продаж отражают не каждый чек, а итоговые данные за период.

Получен аванс. Если деньги пришли раньше отгрузки, в книге продаж регистрируют авансовый счет-фактуру. Обычно используют код операции 02. В графе 11 указывают реквизиты платежного документа. В графе 13б отражают сумму аванса с НДС. Графы 14–15б для аванса не заполняют.
Пример: кафе получило предоплату за банкет в апреле, а сам банкет пройдет в мае. В апреле в книге продаж нужно показать аванс.

Отгрузка в счет ранее полученного аванса. После отгрузки в книге продаж регистрируют счет-фактуру на реализацию. Дополнительно заполняют графу 11а — в ней указывают номер и дату счета-фактуры, который раньше выставили на аванс.
Пример: интернет-магазин получил предоплату за заказ в июне, а отгрузил товар в июле в адрес организации. В июле в книге продаж отражают реализацию (регистрируют УПД) и связывают ее с авансовым счетом-фактурой через графу 11а.

После продажи изменилась стоимость. Если цену после отгрузки увеличили или уменьшили, в книгу продаж вносят корректировочный счет-фактуру. Для этого используют графу 5.
Пример: после поставки продавец и покупатель согласовали доплату за часть товара. В книге продаж отражают уже корректировочный счет-фактуру.

В счете-фактуре была ошибка. Если продавец исправил исходный счет-фактуру, в книге продаж используют исправленный документ. Номер и дату исправления указывают в графе 4.
Пример: в счете-фактуре ошиблись в сумме или дате и потом выставили исправленный документ. В книге продаж отражают именно исправление.

Ошибки при заполнении книги продаж

При заполнении книги продаж предприниматели чаще всего допускают следующие ошибки:

• Путают обычную продажу и аванс. Деньги получили до отгрузки — значит, нужно зарегистрировать авансовый счет-фактуру. Если аванс не показать, книга продаж будет неполной.
• Забывают про графу 11а при отгрузке в счет аванса. После отгрузки мало просто зарегистрировать счет-фактуру на реализацию. Нужно еще указать в графе 11а номер и дату счета-фактуры, который раньше выставили на предоплату.
• Используют исходный счет-фактуру там, где нужен корректировочный. Если после продажи изменилась стоимость, в книгу продаж переносят данные уже из корректировочного счета-фактуры.
• Используют исходный счет-фактуру там, где нужен исправленный. Если в документе была ошибка и ее исправили, в книге продаж отражают исправленный счет-фактуру и заполняют графу 4.
• Берут не те суммы в графы по стоимости и НДС. В графу 13б попадает итоговая стоимость с НДС, в графы 14–15б — стоимость без НДС, в графы 17–18б — сумма налога. Из-за путаницы в этих графах потом не сходится книга продаж и декларация.

Например, интернет-магазин получил предоплату в июне, отгрузил товар в июле, но в книге продаж показал только июльскую реализацию. В таком случае в книге не будет записи по авансу и связи с ним через графу 11а.

Как упростить работу с книгой продаж

Больше всего ошибок появляется тогда, когда продажи, авансы и документы собирают вручную из разных мест. В одном файле лежат накладные на отгрузку, в другом — кассовые отчеты, отдельно списком — полученные авансы, отдельно — документы для бухгалтерии. В такой схеме легко пропустить запись по авансу, взять не тот документ или не заметить ошибку в сумме.

Снизить этот риск помогает работа в одной системе. В Управлении ассортиментом можно принимать товар на основании УПД, контролировать чеки, оформлять оптовые отгрузки и другие товарные документы, а через модуль обмена передавать все операции в 1С. Это сокращает ручной перенос данных и упрощает сверку документов до заполнения книги продаж.

Еще один полезный момент — контроль сумм до декларации. В сервисе можно заранее проверять продажи, суммы НДС, оборот и сумму к уплате. Это помогает увидеть ошибки и расхождения и принять меры, до того, как данные попадут в книгу продаж и декларацию.

Материал подготовлен на основе:

• Налогового кодекса РФ;
• Постановления Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137;
• Письма ФНС России от 26.12.2025 № СД-4-3/11730@.