Кассовая дисциплина в 2026 году

Документы кассовой дисциплины: ПКО, РКО и кассовая книга

Кассовые операции оформляются первичными документами по формам, утверждённым для ведения кассовых операций:

• Приходный кассовый ордер (ПКО) — оформляется при поступлении наличных в кассу: выручки, возврата подотчётных сумм, поступлений с расчётного счёта.
• Расходный кассовый ордер (РКО) — оформляется при выдаче наличных из кассы: на выплату зарплаты, выдачу под отчёт, сдачу выручки в банк. Здесь РКО — это расходный кассовый ордер, а не банковское расчётно-кассовое обслуживание.
• Кассовая книга — в неё заносят все приходные и расходные операции за день и выводят остаток наличных на конец дня.

Организации ведут эти документы в полном объёме. ИП, применяющие упрощённый порядок, вправе не оформлять ПКО и РКО и не вести кассовую книгу, но фиксировать движение наличных всё равно полезно — для контроля остатка и расчётов.

Лимит остатка кассы и как его рассчитать

Лимит остатка кассы — это максимальная сумма наличных, которую организация вправе хранить в кассе на конец рабочего дня. Всё, что сверх лимита, нужно сдавать в банк. Организация устанавливает лимит самостоятельно приказом руководителя по одной из двух формул из приложения к Указанию Банка России № 3210-У.

1. По объёму поступлений наличных:

L = V / P × Nc

• L — лимит остатка наличных, руб.;
• V — объём поступлений наличных за проданные товары, работы, услуги за расчётный период, руб.;
• P — расчётный период в рабочих днях (не более 92 рабочих дней);
• Nc — период между днями сдачи наличных в банк, рабочих дней (не более 7, а при отсутствии банка в населённом пункте — не более 14).

2. По объёму выдачи наличных:

L = R / P × Nn

• R — объём выдачи наличных за расчётный период (кроме зарплаты, стипендий и других выплат работникам), руб.;
• P — расчётный период в рабочих днях (не более 92);
• Nn — период между днями получения наличных в банке, рабочих дней (не более 7, при отсутствии банка — не более 14).

ИП и субъекты малого предпринимательства вправе лимит остатка не устанавливать и хранить в кассе любую сумму.

Лимит расчётов наличными между организациями и ИП

Расчёты наличными между юридическими лицами, между юрлицом и ИП, а также между ИП ограничены суммой 100 000 рублей по одному договору. Лимит установлен Указанием Банка России от 09.12.2019 № 5348-У.

Важные нюансы:

• лимит считается по одному договору в целом, а не по каждому платежу — разбить сумму на несколько наличных платежей нельзя;
• на расчёты наличными с обычными физлицами (не ИП) лимит не распространяется.

Если сумма по договору больше, превышение оплачивают безналичным переводом.

Штрафы за нарушение кассовой дисциплины

Ответственность за нарушение порядка работы с наличными установлена статьёй 15.1 КоАП РФ. Штраф налагают за расчёты наличными сверх установленного лимита, неоприходование (неполное оприходование) выручки, несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств и накопление в кассе наличных сверх установленного лимита остатка:

• на должностных лиц и ИП — от 4 000 до 5 000 рублей;
• на юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.

Проверяет соблюдение кассовой дисциплины налоговая служба — с 2021 года эти полномочия у ФНС, банки кассовую дисциплину не контролируют.

Отдельная ответственность предусмотрена за неприменение онлайн-кассы — это другой состав и другие суммы. Подробно — в статье Какие штрафы предусмотрены за неприменение онлайн-касс.

Кассовые операции в приложении Управление ассортиментом

Если вы принимаете оплату в магазине, оформлять кассовые операции удобно прямо в кассовом приложении. В приложении Управление ассортиментом основные операции с наличными оформляются так:

1. при внесении наличных в кассу (например, утром на размен) оформите документ Внесение;
2. при изъятии наличных обязательно указывайте причину — например, «Инкассация» или «Выплата заработной платы»;
3. поступление наличной выручки оформляется автоматически на основании Z-отчёта при закрытии смены.

Все документы движения наличных видны на вкладке Кассовые документы. Для сверки Z-отчёта с зарегистрированными чеками и планирования поступлений по эквайрингу используйте Отчёт по выручке. А чтобы точно контролировать задолженность, указывайте поставщика в Изъятиях и Приёмках, оформленных на кассе.

Приложение позволяет не только учитывать наличные платежи, но и загружать банковские выписки — проведённые оплаты автоматически отразятся в карточке контрагента. Актуальные взаиморасчёты можно смотреть в карточке контрагента и в сводном отчёте Расчёты с контрагентами.

Подсказка кассиру по операциям за смену — в памятке для кассира.