Раздел Поставки представляет собой единый реестр документов, в котором ведется учет всего входящего товарооборота вашего заведения.
В данном реестре объединяются и сопоставляются два типа документов:
1. Входящие документы поставщиков:
- первичные электронные накладные, поступающие в систему от поставщиков (УПД из систем ЭДО и ТТН из системы ЕГАИС)
- ветеринарные сопроводителььные документы на подконтрольную Меркурию продукцию (мясо, молоко, сыр)
2. Документы складского учета: созданные на основании накладных поставщика документы Поступление товаров.
Реестр позволяет в одном окне контролировать статус каждой поставки, отслеживать расхождения по количеству или ценам и проверять, все ли документы были корректно оприходованы на склад.
Проверка документов и группировка
Каждая поставка требует обязательного контроля со стороны ответственного сотрудника (товароведа или шеф-повара) перед оприходованием на склад.
Контроль и действия с документами
Поступающие электронные документы необходимо обязательно сверить с фактически приехавшим товаром:
- УПД и ТТН: сверяются позиции, цены и количество. При соответствии документ необходимо Принять (подписать). При наличии критических расхождений — Отклонить.
- ВСД (ветеринарные сопроводительные документы): на подконтрольную Меркурию продукцию (мясо, молоко, сыр) необходимо Погасить при успешной приемке или Отклонить при возврате товара поставщику.
Работа в «одном окне» через группировку
Часто на одну физическую поставку от партнера приходит сразу несколько разных документов (например: УПД в ЭДО, ТТН в ЕГАИС и ВСД в Меркурии).
Для удобного отслеживания всех документов по одной поставке включите группировку по номеру входящего документа. Этот режим позволяет в одной строке экрана выполнить полный цикл приемки:
- Проверить фактическое наличие и качество приехавшего товара.
- Подписать УПД (зафиксировать переход права собственности).
- Погасить ВСД на подконтрольную продукцию.
- Подписать ТТН (если приехал алкоголь).
- Оформить Поступление товара на склад подключенной учетной системы прямо на основании проверенного электронного документа.
Как начать: перейдите в меню Поставки и начните работу с реестром.
Обратите внимание! для получения электронных документов, вам потребуется электронная цифровая подпись.
Основные элементы управления
Для работы с реестром документов используйте следующие инструменты на панели управления:
- Выберите ЭЦП: выберите из выпадающего списка действующий сертификат УКЭП для авторизации и подписания документов.
- Обновить: нажмите на ↻ для принудительной загрузки новых документов из внешних систем.
- Быстрый поиск: введите любое значение (номер, имя продавца и др.) для фильтрации документов по всем колонкам реестра.
- Фильтрация: нажмите на значок воронки для отбора документов по статусу, направлению, типу документа или источнику.
Группировка данных
Вы можете изменить структуру отображения списка документов под свои задачи через кнопку Группировки.
Для этого выберите один или несколько параметров для объединения строк:
- Статус
- Номер документа
- Дата
- Оператор
- Покупатель
- Продавец
Настройка вида реестра
Вы можете адаптировать реестр под свои требования через значок шестеренки. Для этого выполните следующие шаги:
- Отметьте те параметры, которые вам необходимы для работы (Статус, Дата, Сумма, Продавец и др.).
- Нажмите на иконку сохранения рядом с номером набора. Система поддерживает 3 варианта персональных настроек, между которыми можно быстро переключаться.
Статусы документов
Статус документа определяется системой автоматически на каждом этапе обработки:
- Черновик: новый документ, работа по которому еще не началась.
- В работе: документ находится в процессе сопоставления или обработки.
- Подписан: документ успешно подписан электронной подписью (УКЭП).
- Проведен: документ успешно принят, остатки в товароучетной системе увеличены.
- Отклонён: оформлен официальный отказ от приемки документа.
