УПД по ЭДО

Порядок работы с УПД:

1. Проверьте марки в Честном знаке.
2. Сверьте фактический товар с УПД.
3. При расхождениях составьте акт для поставщика.
4. Подпишите УПД.
5. При необходимости спишите марки.

После подписания УПД оформите поступление товара в вашу учетную систему — подробнее в статье Приемка на основании УПД.

Шаги 1–3 нужны, если в поставке есть маркированный товар или вы пересчитываете товар при приемке. Результаты сверки сохраняются автоматически: к документу можно вернуться позже.

Как устроена форма УПД

В форме УПД проходит вся работа с документом — от проверки марок до подписания.

Откройте УПД в реестре Поставки. В форме документа:

• Справа от номера документа — значок результата проверки марок.
• Кнопки Подписать и Отклонить — в правом верхнем углу. После подписания вместо них отображается статус документа.
• Меню Действия — рядом с кнопками: Сформировать акт разногласий, Принять товар, Списать марки.
• В поле Связанные документы — документы, созданные на основании УПД: поступление и документы вывода из оборота.
• Табличная часть — на двух вкладках: Поставка и Помарочная сверка. Кнопка Проверить марки — справа над таблицей.

Вид учета позиции показывает значок рядом с наименованием:

• значок QR-кода — поэкземплярный учет: у каждой единицы товара свой код маркировки;
• значок штрихкода — объемно-сортовой учет (ОСУ): маркировка по GTIN и количеству, без отдельных кодов;
• без значка — немаркированный товар.

Столбцы Код, Артикул, Штрихкод и GTIN собраны в группу Товар, столбцы Кол-во факт, Отсканировано марок и Проверка марок — в группу Марки. Чтобы раскрыть группу, нажмите на стрелку в ее заголовке.

Шаг 1. Проверьте марки в Честном знаке

Проверка показывает, какие коды из УПД действительны. Действительными считаются коды в статусе «В обороте» и «Отгружен».

1. Откройте УПД. Если в документе есть товар поэкземплярного учета, появится окно Рекомендуем проверить марки.
2. Нажмите Проверить марки. Чтобы проверить позже, нажмите Пропустить — кнопка Проверить марки останется над таблицей.
3. Если подключение к Честному знаку не активно, откроется окно авторизации. Выберите электронную подпись и подтвердите вход.

После проверки появится сообщение «Марки проверены в «Честном Знаке»», а значок рядом с номером документа поменяет цвет:

• зеленый — все коды действительны;
• красный — есть недействительные коды. Нажмите на значок, чтобы скопировать их и передать поставщику;
• серый — проверка не выполнялась.

Результат по каждой позиции — в столбце Проверка марок на вкладке Поставка: Готов к приемке, Есть недействительные марки или Не проверено.

Шаг 2. Сверьте фактический товар с УПД

Фактическое количество вносится в столбец Кол-во факт на вкладке Поставка. Способ зависит от вида учета.

Товар поэкземплярного учета

Количество равно числу отсканированных кодов.

1. Перейдите на вкладку Помарочная сверка.
2. В строке товара нажмите Отсканировать марку.
3. Отсканируйте код сканером или введите его вручную и нажмите Enter. Код также можно выбрать из списка Коды из УПД.
4. Нажмите Сохранить.

Отсканированные коды отображаются цветом:

• зеленый — код есть в УПД;
• красный — кода нет в УПД, он попадет в акт как лишний.

Над списком кодов — счетчик «отсканировано / по УПД» и итог: совпадает или число кодов не из УПД. Чтобы убрать ошибочно отсканированный код, нажмите на крестик рядом с ним.

Та же панель сканирования открывается на вкладке Поставка по нажатию на ячейку в столбце Отсканировано марок.

Товар ОСУ и немаркированный товар

Пересчитайте товар и введите количество в ячейку Кол-во факт на вкладке Поставка. У маркированных позиций сверьте GTIN на упаковке со значением в столбце GTIN.

Пустая ячейка означает, что позиция не сверена. В поступление такие позиции попадают с количеством из УПД, для акта их заполнение выбирается отдельно.

Шаг 3. При расхождениях составьте акт

Акт фиксирует недостачу, излишки и недействительные коды, чтобы передать их поставщику.

1. Нажмите Действия → Сформировать акт разногласий. Пункт активен, если есть расхождения с УПД по количеству или кодам либо несверенные позиции.
2. Если по части позиций фактическое количество не заполнено, откроется окно Составить Акт расхождений. Выберите, чем заполнить эти позиции, и нажмите Продолжить:
   • Заполнить количеством из УПД — расхождений по ним не будет;
   • Заполнить нулями — позиции попадут в акт как полностью не принятые.

В окне акта нажмите Скопировать в буфер или Сохранить как файл — акт сохранится в Excel.

Выбор в окне Составить Акт расхождений применяется только к акту, фактическое количество в УПД не меняется.

В акте по каждой позиции с расхождением указаны количество по УПД и фактическое, а по товару поэкземплярного учета — коды, которых не хватает, лишние коды и коды, не прошедшие проверку в Честном знаке.

Отправьте акт поставщику. Если расхождение подтвердилось, попросите поставщика отозвать УПД: он исправит данные в своей системе ЭДО и пришлет новый документ. Проверьте новый УПД и подпишите его.

Шаг 4. Подпишите УПД

Подписывая УПД, вы принимаете документ полностью: все коды и количество из УПД переходят на баланс вашей организации в Честном знаке.

1. Нажмите Подписать. Документ подписывается электронной подписью, выбранной в реестре Поставки.
2. Если марки не проверены, среди них есть недействительные или фактическое количество не совпадает с УПД, откроется окно Подписать документ? с предупреждением. Нажмите Подписать, чтобы продолжить, или Отмена, чтобы вернуться к сверке.

После подписания результаты сверки доступны для просмотра: отсканированные коды, фактическое количество и результат проверки марок.

Если товар не приехал или вы возвращаете поставку целиком, нажмите Отклонить и укажите причину.

После подписания оформите поступление товара в учетную систему — подробнее в статье Приемка на основании УПД.

Шаг 5. При необходимости спишите марки

Шаг нужен заведениям общепита, которые используют маркированный товар для приготовления блюд. Марки списываются документом Вывод из оборота с причиной «Использование для собственных нужд».

1. На вкладке Поставка отметьте галочками маркированные позиции для списания.
2. Нажмите Действия → Списать марки. Если подключение к Честному знаку не активно, выберите электронную подпись в окне авторизации.
3. По каждой отмеченной позиции создается свой документ Вывод из оборота. Документы открываются по очереди: проверьте каждый и отправьте в Честный знак — подробнее в статье Списание и вывод марок из оборота.

В документ Вывод из оборота попадают все коды позиции из УПД, а для товара ОСУ — количество из УПД. Созданные документы отображаются в поле Связанные документы формы УПД.

Если УПД подписан с ошибкой

Подписанный УПД отменяется только аннулированием: после него документ теряет юридическую силу и поставщик может оформить новый.

1. Сообщите поставщику об ошибке.
2. Поставщик аннулирует документ в своей системе ЭДО и указывает причину.
3. Запрос на аннулирование придет в личный кабинет оператора ЭДО — подтвердите его там.

УПД из сервиса ЭДО Эвотор

Работа с УПД из сервиса ЭДО Эвотор доступна, если в ТУ ДОКС подключена учетная система Rebase. Сервис ЭДО в личном кабинете Эвотора получает документы от четырех операторов: Платформа ОФД, СБИС, Контур Диадок и Такском. Для работы нужен личный кабинет Эвотора.

• Просмотр. Входящие УПД отображаются в реестре Поставки — их можно открыть и посмотреть.
• Подписание. УПД подписывается или отклоняется в сервисе ЭДО в личном кабинете Эвотора.