Поступление товара
Когда к вам приехала поставка, оформите документ Поступление товаров: после проведения он автоматически отправляется в учетную систему заведения.
Документ создается тремя способами:
- Вручную — по бумажной накладной, когда поставщик работает без ЭДО. Товары подбираются из справочника учетной системы или загружаются из Excel
- На основании УПД — позиции, цены и количество подставляются из документа, полученного от поставщика через оператора ЭДО. Подробнее — в статье Приемка на основании УПД
- На основании ТТН — для алкогольной продукции, которую поставщик отправил через ЕГАИС. Подробнее — в статье Приемка из ТТН.
В этой статье — как создать поступление вручную.
Как начать: перейдите в раздел Поставки и нажмите Создать приемку справа на панели управления.
Перед началом работы
Кнопка Создать приемку появляется в разделе Поставки, когда к приложению подключена учетная система для общепита — подробнее в статье Подключение учетной системы для HoReCa к ТУ ДОКС. Товары документа выбираются из справочника этой системы, и проведенное поступление выгружается в нее.
Создание документа вручную
По кнопке Создать приемку откроется пустой документ Поступление товаров с текущей датой. В шапке укажите:
- № документа — номер накладной поставщика. Обязательное поле
- Склад — склад, на который приходуется товар. Обязательное поле
- Поставщик — выберите поставщика из списка. Обязательное поле. Адрес и ИНН поставщика подставятся автоматически
- Оператор — при необходимости, сотрудник, ответственный за документ
- Комментарий — при необходимости.
Чтобы выбрать нового поставщика, сначала создайте его.
Если у вас Rebase, создайте поставщика прямо в документе поступления: в поле Поставщик нажмите + и заполните данные контрагента. Подробнее — в статье Контрагенты в документах ТУ ДОКС.
Если у вас iiko, создайте контрагента в справочнике iiko. После этого его можно выбрать в поле Поставщик.
Как подобрать товары
Товары добавляются из справочника учетной системы заведения по одному или сканером.
- В поле Подбор товара (используйте сканер) отсканируйте штрихкод или начните вводить название, код или артикул. При точном совпадении кода, артикула или штрихкода товар показывается первым.
- Выберите товар — он добавится в документ строкой с ценой закупки из карточки. Если выбрать тот же товар еще раз, количество в строке увеличится.
- Укажите Кол-во и при необходимости измените Цену закупки. Итого цена закупки рассчитается автоматически.
Чтобы завести новый товар, нажмите + рядом с полем подбора и создайте карточку товара.
Обратите внимание! Если у вас iiko, создать товар можно, когда в настройках подключения iiko включен флажок «Разрешить создание, изменение и удаление товаров в iiko».
Строки документа редактируются прямо в таблице:
- Значок карандаша — открывает карточку товара
- Крестик — удаляет строку
- Значок корзины — удаляет отмеченные строки
- Быстрый поиск — находит строку в документе.
Как загрузить товары из Excel
Загрузка из Excel удобна, когда в накладной много позиций. Кнопка Загрузить из Excel становится активной после выбора поставщика.
- Нажмите Загрузить из Excel.
- В окне Импорт товаров из Excel нажмите Скачать шаблон и заполните его по накладной. Подойдет и свой файл xls или xlsx: в первой строке — заголовки столбцов, данные — на первом листе, до 1000 строк.
- Загрузите файл и укажите, какой столбец таблицы в какое поле документа загрузить.
- Завершите импорт. Появится сообщение «Строки файла добавлены в документ».
Строки из файла показываются в двух группах столбцов:
- Товары поставщика — данные из файла
- Товары в учете — товар учетной системы заведения.
Если товар этого поставщика уже сопоставляли, товар в учете и коэффициент пересчета единиц заполнятся автоматически.
Строки без сопоставления выделены красным. Выберите товар в ячейке Наименование или создайте его кнопкой +. Сопоставление сохранится для этого поставщика, и при следующей загрузке товар определится автоматически.
При создании товара из строки файла в карточку подставляются данные из файла: наименование, единица измерения, группа, штрихкоды, цены и описание. Если группа из файла новая для учетной системы, при сохранении карточки появится предложение создать ее или сохранить товар без группы.
Повторная загрузка файла добавляет строки к уже загруженным.
Как провести приемку
Документ можно сохранить черновиком и вернуться к нему позже или сразу провести.
- Сохранить — документ появится в реестре Поставки в статусе Черновик
- Создать приемку — документ проведется и выгрузится в учетную систему.
Кнопка Создать приемку становится активной, когда заполнены обязательные поля и в каждой строке выбран товар учетной системы.
Проведенное поступление отображается в реестре Поставки со статусом Проведен — подробнее в статье Реестр Поставки.
