Начало работы с ЕГАИС
Раздел ЕГАИС помогает вести учет алкоголя по требованиям ЕГАИС прямо в ТУ ДОКС. Приемка по ТТН, контроль остатков, списание, вскрытие тары и возврат поставщику оформляются здесь и уходят в ЕГАИС через УТМ. Продажи алкоголя из учетной системы для общепита списываются в ЕГАИС автоматически, а в разделе видно, какие из них требуют внимания. Так остатки в ЕГАИС совпадают с фактическими, а документы уходят вовремя.
Как начать: подключите ЕГАИС в разделе Настройки → Настройки обмена и выполните шаги из раздела «Порядок подключения».
Порядок подключения
Чтобы документы и продажи алкоголя попадали в ЕГАИС, ТУ ДОКС связывается с ЕГАИС и с учетной системой заведения. Настройка выполняется один раз в таком порядке:
- Подключите ЕГАИС. Перейдите в Настройки → Настройки обмена, нажмите + Новая интеграция и выберите ЕГАИС. Укажите организацию, ФСРАР ИД торговых точек и создайте ключ для приложения «Коннектор к УТМ». Пошагово — в статье Государственные сервисы, раздел «ЕГАИС».
- Подключите учетную систему для общепита — Rebase или iiko. Заказы и чеки с продажами алкоголя загружаются в ТУ ДОКС для списания в ЕГАИС, а поступления по ТТН выгружаются в учетную систему. Подключение — в разделе Настройки → Настройки обмена.
- Сопоставьте товары. Свяжите товары ЕГАИС с товарами вашей учетной системы в разделе Товары → Сопоставление ЕГАИС. Подробнее — в статье Сопоставление товаров ЕГАИС.
- Запросите остатки. В любом разделе ЕГАИС нажмите кнопку запроса остатков на панели управления, подробнее — в разделе «Панель управления» ниже.
- Примите первую поставку. Входящие накладные — в разделе ЕГАИС → Входящие ТТН. Подробнее — в статье Приемка из ТТН.
Разделы ЕГАИС
Работа с алкоголем распределена по четырем пунктам меню ЕГАИС:
- Реестр документов — документы, которые вы отправили в ЕГАИС: списание, вскрытие тары, возврат поставщику. Отсюда же создаются новые документы.
- Остатки — остатки алкоголя на регистрах ЕГАИС и справки Б.
- Входящие ТТН — накладные от поставщиков, их приемка или отклонение.
- Учет продаж алкоголя — продажи пива, коктейлей и крепкого алкоголя и их списание в ЕГАИС.
Сопоставление товаров находится в разделе Товары → Сопоставление ЕГАИС.
Панель управления
Панель управления одинакова во всех разделах ЕГАИС:
- Организация — выбор организации по ФСРАР ИД. Данные в разделе показываются по выбранной организации, выбор сохраняется.
- Обновить — загрузить новые данные.
- Запрос остатков — кнопка с двумя стрелками. В окне видно время последнего обновления остатков. Чтобы запросить актуальные остатки из ЕГАИС, нажмите Да. Запрос доступен один раз в час.
- Связь с УТМ — цветной индикатор. Зеленый — обмен с ЕГАИС работает, красный — связи с УТМ нет. Подробнее — в разделе «Связь с УТМ».
- Быстрый поиск и Настройка вида — поиск по таблице и выбор столбцов.
Связь с УТМ
Документы уходят в ЕГАИС через УТМ. Окно Связь с УТМ показывает, работает ли обмен по каждому подключению организации. Чтобы его открыть, нажмите на цветной индикатор на панели управления.
Для каждого подключения к УТМ в окне указан ФСРАР ИД и состояние связи. Зеленый цвет означает, что обмен с ЕГАИС работает, красный — что связи с УТМ давно не было. Наведите на отметку УТМ, чтобы увидеть дату последнего обмена. Чтобы получить актуальное состояние связи, нажмите кнопку обновления рядом с заголовком окна.
Пока вы работаете с алкоголем, держите запущенными УТМ и приложение «Коннектор к УТМ» на компьютере в одной сети с УТМ. Если связь отмечена красным, проверьте, что обе программы запущены, и нажмите кнопку обновления.
