ТУ ДОКС обзор возможностей
ТУ ДОКС — приложение для работы со всеми госсистемами и поставщиками в общепите и торговле. Приемка от поставщиков, маркировка в Честном знаке, алкоголь в ЕГАИС и ветеринарные документы Меркурия — без входа в отдельные личные кабинеты. Приложение подходит столовым, кафе, пекарням, закусочным и магазинам.
Возможности приложения
С помощью ТУ ДОКС вы сможете:
- Принимать поставки от поставщиков и оформлять поступление товаров
- Работать с маркированной продукцией Честного знака: сверять коды, списывать и выводить марки из оборота
- Вести учет алкоголя в ЕГАИС и списывать продажи автоматически
- Гасить ветеринарные документы Меркурия при приемке мяса, рыбы и молочной продукции
- Обмениваться товарами и документами с вашей товароучетной системой для общепита
- Вести справочник контрагентов и контролировать взаиморасчеты
Обратите внимание. Для работы с документами нужна электронная подпись (УКЭП). Она нужна, чтобы получать документы от поставщиков и обмениваться данными с государственными системами.
Поставки: приемка в одном реестре
Раздел Поставки собирает все входящие документы заведения в один реестр: накладные от поставщиков через ЭДО, накладные на алкоголь через ЕГАИС и ветеринарные справки через Меркурий. По одной поставке документы часто приходят в разные системы — в реестре они отображаются вместе и группируются по поставке, поэтому вы обрабатываете весь комплект сразу, а не ищете его по кабинетам.
Чтобы в потоке документов быстро находить нужное, настройте вид реестра под себя: отберите документы фильтром по статусу, поставщику или типу, включите быстрый поиск и сохраните удобный набор колонок. Статус документа меняется автоматически по мере работы с ним: новый документ ждет обработки, подписанный или проведенный уже принят на склад, погашенный ВСД закрыт, отклоненный виден отдельно.
Подробнее — в инструкции Реестр Поставки.
Приемка на основании УПД
Накладная поставщика (УПД) приходит в приложение из ЭДО. Подпишите ее и оформите поступление товаров. При первой приемке выберите товарную позицию из своего каталога или создайте новую — дальше программа подставит ее автоматически, и повторная приемка пройдет без ручного подбора. Проведенное поступление автоматически появится в вашей учетной системе, остатки обновятся.
На вкладке Сопоставление товаров вы можете проверить все связи. Если позиция подобрана неверно, разорвите связь и задайте ее заново.
Подробнее — в инструкциях Приемка на основании УПД и Сопоставление товаров.
Приемка на основании ТТН (ЕГАИС)
Алкоголь приходит по накладным ЕГАИС (ТТН). Примите накладную со сверкой марок — полностью или частично — и оформите поступление в учет. При первой приемке такой продукции сопоставьте позицию накладной со своим товаром; дальше сопоставление применяется автоматически. Оно важно и для продаж: по нему при каждой реализации алкоголя проходит списание в ЕГАИС.
На вкладке Сопоставление товаров ЕГАИС вы можете проверить связи, исправить ошибочные и создать новые.
Подробнее — в инструкциях Приемка из ТТН и Сопоставление товаров ЕГАИС.
Гашение ветеринарных документов (ВСД)
На мясо, рыбу и молочную продукцию поставщик оформляет ветеринарные справки (ВСД) в системе Меркурий. Гасите их в том же реестре поставки: при приемке подтвердите соответствие товара документу или оформите возврат. Так по одной поставке вы закрываете и накладную, и ветеринарные документы, не переходя в отдельный кабинет Меркурия.
Подробнее — в инструкции Работа с реестром входящих ВСД.
Маркировка без штрафов
При приемке маркированной продукции ТУ ДОКС сверяет коды и ставит товар на баланс в Честном знаке. Если продукцию используют в приготовлении, ее удобно сразу вывести из оборота — прямо в приложении, не заходя в кабинет Честного знака. Раздел состоит из двух вкладок: Коды маркировки с марками на вашем балансе и Документы с операциями по ним.
На вкладке Коды маркировки — все марки, которые числятся за организацией, и их статусы. Чтобы обновить данные, загрузите коды из Честного знака по электронной подписи. Отбирайте марки фильтром — по товарной группе, GTIN, типу упаковки, статусу или сроку годности. Групповым подбором отберите нужные марки и оформите вывод из оборота прямо здесь.
На вкладке Документы собраны все операции с марками в Честном знаке. Здесь вы оформляете новые: списание испорченной или утерянной марки, вывод из оборота, подключение кега для разливного пива. По объемно-сортовому учету марку списывают, указав только GTIN и количество.
Подробнее — в инструкциях Маркировка товаров Честный знак, Списание и вывод марок из оборота и Подключение кега.
Ветеринарные документы без просрочек
На мясо, рыбу и молочную продукцию поставщик оформляет ветеринарные справки (ВСД) в системе ВетИС. Раздел Меркурий помогает гасить их вовремя, вести возвраты и сверять остатки — не заходя в личный кабинет.
На вкладке Входящие ВСД собраны все ветеринарные документы по вашим точкам. Отберите нужные фильтром — по статусу, отправителю или сроку годности, — настройте вид реестра и сгруппируйте документы по поставке. Одним действием можно погасить сразу все справки по одной накладной.
При приемке подтвердите документ или откажитесь от него. Погасите ВСД полностью, если товар соответствует справке. При расхождении в весе или количестве укажите фактическое количество и погасите частично — на остаток программа сформирует возвратный документ. Если товар бракованный, отклоните ВСД. Если поставка не приехала, попросите поставщика аннулировать справку.
На вкладке Исходящие ВСД собираются возвраты поставщику и перемещения между точками. Возвратные документы программа формирует автоматически при отказе на приемке.
На вкладке Остатки — продукция, которая числится за вами в личном кабинете ВетИС. Данные синхронизируются с государственным журналом, а из остатков можно создать карточку товара в вашей учетной системе.
Подробнее — в инструкциях Реестр входящих ВСД, Реестр исходящих ВСД и Реестр остатков ВетИС.
Алкоголь и ЕГАИС
По закону оборот алкоголя учитывается в ЕГАИС: каждая поставка, продажа, списание и возврат должны быть отражены в системе. Раздел ЕГАИС ведет этот учет в приложении — продажи с кассы списываются автоматически, поставки принимаются по накладным, а остатки в любой момент можно сверить с товарным учетом.
На вкладке Учет продаж алкоголя собраны все продажи, о которых нужно отчитаться в ЕГАИС, — по типам: пиво, коктейли и крепкий алкоголь. Отчет по каждому устроен по-своему:
- Пиво — продажи с кассы собираются в реестр. В конце дня отберите продажи за день и спишите или включите автосписание, чтобы отчет уходил без ручных действий.
- Коктейли — оформляются по технологическим картам. Реестр собирает за день все проданные ингредиенты; проверьте и оформите списание в ЕГАИС.
- Крепкий алкоголь порциями — тоже по техкартам, но чек уходит в ЕГАИС автоматически при каждой продаже.
Если отчет не прошел, исправьте документ по замечаниям ЕГАИС и отправьте повторно.
Остатки — актуальные остатки алкоголя в ЕГАИС. При изменениях перезапросите данные в системе. Прямо в реестре при необходимости можно создать документ — списание, вскрытие тары или возврат поставщику.
Реестр документов — все документы ЕГАИС: списания, возвраты поставщику, вскрытие тары. Отберите нужные фильтром по статусу, типу или дате и отследите, какие приняты, а какие вернулись с ошибкой. Если документ вернулся с ошибкой, оформите его заново с верными данными и отправьте в ЕГАИС.
Входящие ТТН — накладные на алкоголь от поставщика. Примите накладную полностью, частично или отклоните. Если нужной ТТН нет в реестре, отправьте перезапрос — приложение запросит ее в ЕГАИС.
Подробнее — в инструкциях Приемка из ТТН, Перезапрос ТТН, Списание пивных продаж, Работа с крепким алкоголем для общепита и Работа с остатками.
Товары и сопоставление
Товары в ТУ ДОКС синхронизированы с вашей учетной системой: позиции загружаются автоматически, а обмен идет в реальном времени.
На вкладке Товары ТУ создайте новую карточку товара или отредактируйте существующую. Фильтры помогут быстро отобрать нужные позиции.
На вкладке Сопоставление товаров хранятся связи с номенклатурой поставщиков — они нужны, чтобы товары автоматически подставлялись в документы приемки по УПД.
На вкладке Сопоставление ЕГАИС собраны связи с алкогольной продукцией — они нужны для приемки по ТТН и для списаний алкоголя.
Подробнее — в инструкциях Товары, Карточка товара, Сопоставление товаров и Сопоставление товаров ЕГАИС.
Контрагенты и взаиморасчеты
Раздел Контрагенты ведет справочник поставщиков и покупателей и показывает состояние взаиморасчетов по каждому из них.
На вкладке Контрагенты создайте карточку по ИНН — реквизиты подтянутся из официальных реестров ЕГРЮЛ и ЕГРИП. Расчеты обновляются автоматически: данные из оформленного Поступления товаров сразу попадают в карточку контрагента.
Загружайте банковскую выписку на вкладке Банковские операции или оформляйте документ Платеж на вкладке Платежи — так расчеты остаются актуальными.
В карточке контрагента всегда актуальные взаиморасчеты — сколько вы должны поставщику и сколько должны вам.
Подробнее — в инструкциях Работа с контрагентами, Создание контрагента, Взаиморасчеты с контрагентами, Загрузка выписки из банка и Платеж.
С чего начать
Настройте ТУ ДОКС один раз — и дальше работайте со всеми госсистемами и поставщиками в едином интерфейсе, без отдельных кабинетов.
Порядок настройки:
- Установите приложение — для касс Эвотор через личный кабинет Эвотор (Мои приложения → сервис ТУ ДОКС → Установки/Удаления), для остальных по кнопке Войти на странице tusoft.ru/tudocs.
- Укажите организации и склады — структура складов должна совпадать с вашей учетной системой.
- Подключите товароучетную систему общепита — Rebase или iiko, для обмена товарами и документами.
- Настройте обмен с госсистемами — в разделе Настройки → Настройки обмена последовательно подключите оператора ЭДО, Честный знак, ЕГАИС и Меркурий.
Подключения можно настроить самостоятельно по инструкциям базы знаний или заказать настройку у специалистов ТУ СОФТ.
Подробнее — в инструкциях Установка приложения, Организации и склады, Операторы ЭДО, Государственные сервисы и Система автоматизации для HoReCa.
Обратите внимание. Для обмена с государственными системами и оператором ЭДО нужна электронная подпись (УКЭП).
Обратная связь
При планировании доработок мы учитываем пожелания пользователей. Если у вас есть предложения или вопросы по работе приложения, направьте обращение на support@tusoft.ru.
Подписывайтесь на телеграм канал ТУ СОФТ, чтобы быть в курсе новостей маркировки, законодательства и других важных событий торговли.
